スタッフの希望がバラバラ、人手が足りない、急な変更にも対応しなければならない…。
店舗や施設の運営を支えるシフト作成は、担当者に大きなストレスを与えます。
特にアナログな方法でシフトを管理している場合、調整や共有に多くの手間がかかり、業務効率の低下やトラブルの原因になりかねません。

しかし、ちょっとした工夫や、システムの導入によってその負担は大きく軽減できます。
この記事では、シフト作成においてストレスを感じやすい状況をまとめ、効率化のヒントを紹介します。

1. シフト作成でストレスを感じる主なシチュエーション

シフト作成は、店舗や職場を円滑に運営するために欠かせない業務の一つです。
しかし、さまざまな要因によって作成者に大きな負担がかかることも少なくありません。
シフト作成においてストレスを感じやすい具体的なシチュエーションを紹介します。

・ 希望シフトがバラバラで調整が難しい
・人手不足でシフトが埋まらない
・公平なシフトを組もうとすると不満が出る
・急なシフト変更への対応が大変
・ アナログ管理でミスが発生しやすい

それぞれ詳しく見ていきましょう。

シフト管理のコツを業種別に解説！シフト作成を自動化するメリットも紹介

(1) 希望シフトがバラバラで調整が難しい

希望シフトがバラバラだと、調整に時間がかかり、作成者の負担が大きくなります。
特に繁忙期や長期休暇の時期は、希望が集中することで偏りが生じやすく、公平なシフト作成が難しくなります。
さらに、スタッフごとに勤務可能な曜日や時間帯が異なるため、希望をすべて反映するのは現実的ではありません。

対策として、あらかじめシフト希望のルールを設定し、希望提出の締切を厳守することが有効です。
シフト作成ツールを活用し、自動で調整できる仕組みを取り入れると、負担を大幅に軽減できます。

(2) 人手不足でシフトが埋まらない

必要な人員を確保できないと、シフトの穴埋めに追われ、作成者のストレスが増します。
特に、急な欠員が出た場合や繁忙期に人手が足りないと、他のスタッフに負担がかかり、不満の原因にもなります。

無理なシフトを組むと、スタッフのモチベーション低下や離職につながる可能性もあるでしょう。
対策として、事前に人員不足が予測される日を把握し、早めに対応することが重要です。
シフト作成システムを活用し、過去のデータから適正な人員配置を分析することで、計画的なシフト作成が可能になります。

(3) 公平なシフトを組もうとすると不満が出る

公平なシフトを意識しすぎると、かえってスタッフの不満を招くことがあります。
たとえば、土日や祝日の出勤回数を平等にしようとすると、希望通りに働けないスタッフが出てしまいます。
また、「シフトに融通が利く人ばかりが調整役になっている」と感じるスタッフがいると、不公平感が生まれることも。
このような問題を防ぐためには、シフト作成の基準を明確にし、スタッフ全員に周知することが大切です。

(4) 急なシフト変更への対応が大変

体調不良や急な用事でスタッフが欠勤する場合、シフトの調整が必要になります。
しかし、代わりの人を見つけるのが難しく、店長やシフト担当者に大きな負担がかかります。
特に、手作業で連絡を取って調整していると、対応に時間がかかり、業務に支障が出ることもあるでしょう。
この負担を軽減するためには、スタッフ同士でスムーズに交代できる仕組みを整えることが重要です。
シフト管理システムを導入すると、空きシフトの通知や代替候補の自動提案ができるため、迅速な対応が可能になります。

(5) アナログ管理でミスが発生しやすい

紙やExcelでシフトを管理していると、入力ミスや計算ミスが発生しやすくなります。
また、最新のシフトを全員に共有できていないと、スタッフが誤ったシフトで認識してしまい、当日の人員不足につながることもあります。
さらに、シフト変更を手作業で行うと、更新漏れや伝達ミスが起こるリスクが高まります。
これらの問題を防ぐには、リアルタイムでシフトを管理し、正確に共有できる仕組みが必要です。

2.ストレスを減らすためのシフト作成効率化のヒント

シフト作成の負担を軽減するには、日々の業務を効率化し、無駄な調整を減らすことが重要です。
希望シフトの回収がスムーズに進まなかったり、スタッフ間の調整に手間がかかったりすると、作成者の負担が増え、ストレスの原因になります。
急なシフト変更やトラブルへの対応に追われると、業務が滞り、職場全体の運営にも影響を与えるでしょう。
シフト作成のストレスを減らすために役立つ効率化のヒントを紹介します。

【関連記事】シフト作成を効率化する5つの方法とは？シフト作成システムでできることも解説！

(1) 希望シフトの回収方法を工夫する

希望シフトの回収方法が曖昧だと、提出が遅れたり、確認漏れが発生したりすることがあります。
スタッフごとに異なる手段で希望を受け付けると、管理の手間が増え、シフト作成の遅れにつながることもあるでしょう。

希望シフトの回収ルールを統一し、締切を明確にすることで、スムーズなシフト作成が可能になります。
オンラインフォームやシフト管理システムを活用すると、提出状況をリアルタイムで確認でき、集計も容易です。
スタッフへのリマインド機能があるシステムを導入すれば、提出漏れの防止にも役立ちます。

(2) シフトのルールを明確化する

シフト作成のルールが曖昧だと、不公平感が生まれやすくなります。
希望が集中する曜日や時間帯がある場合、全員の希望を反映することは難しく、手間がかかることもあるでしょう。
「土日は最低〇回勤務」「希望休は月〇回まで」など、事前にルールを設定し、全員に周知することが重要です。

このようなルールを設けることで、シフトの偏りを防ぎ、公平なシフト作成がしやすくなります。
ルールを見直す際には、スタッフの意見を取り入れることで、納得感のある運用が可能です。

(3) シフト作成ツールを活用して作業を自動化する

手作業でシフトを作成すると、時間がかかるだけでなく、ミスが発生しやすくなります。
特に、希望シフトの調整や勤務時間の計算を手動で行うと、人的ミスが生じ、スタッフからのクレームにつながることも。
シフト作成ツールを活用すれば、希望シフトの集計や適正な人員配置の計算を自動化でき、作成の負担を大幅に軽減できます。
シフト作成にかかる時間を短縮することで、他の業務に集中する余裕も生まれるでしょう。

(4) スタッフ間の調整をスムーズにする仕組みを導入する

シフトの変更や交代が発生した際、スタッフ同士の連絡がスムーズでないと、対応に手間がかかります。
個別に連絡を取る必要があると、変更の調整が難しく、店長やシフト担当者の負担も増えるでしょう。
スタッフ同士がシフトの交換を提案できるシステムを導入すると、調整の手間を軽減できます。

シフト管理システムや連絡ツールを活用すれば、交代可能なスタッフを自動で提示し、承認プロセスも簡単になります。
リアルタイムで変更が反映されるため、伝達ミスも防げるでしょう。

(5) トラブル対応マニュアルを用意する

シフト作成では、急な欠勤やシフトミスなど、トラブルが発生することがあります。
その都度対応策を考えるのではなく、あらかじめ対応マニュアルを作成しておくことで、スムーズな対処が可能に。
「欠勤者が出た場合は〇〇の手順で代替を手配する」「シフトミスが発生したら〇〇を確認する」など、具体的な対応策を決めておくと、混乱を防げます。
マニュアルをスタッフにも共有しておけば、トラブル発生時に迅速な対応が可能です。
定期的に見直しを行い、現場の状況に合った内容に更新しましょう。

3.シフト管理システムを活用するメリット

シフト作成の負担を軽減し、スムーズな運用を実現するには、シフト管理システムの活用が効果的です。シフト作成の効率化だけでなく、公平性の確保やトラブルの防止にもつながります。
具体的なメリットについて解説します。

　・シフト作成の手間を大幅に削減できる
　・公平なシフトを作成しやすくなる
　・シフト変更や調整がスムーズに
　・人員不足や過不足をリアルタイムで把握できる
　・ミスやトラブルを未然に防げる

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

【関連記事】 シフト管理システムおすすめ5選！選び方や活用方法を解説！

(1) シフト作成の手間を大幅に削減できる

シフトを手作業で作成すると、希望の集計や人員配置の調整に多くの時間がかかります。
スタッフの希望が重なったり、特定の時間帯に人が集中したりすると、作業が複雑になるもの。
シフト管理システムを活用すれば、希望シフトの集計や勤務時間のバランス調整を自動で行えるため、作成時間を大幅に短縮できます。
過去のデータをもとに適切なシフトを提案してくれる機能があるシステムを使えば、よりスムーズなシフト作成が可能です。
作業効率が向上することで、他の業務に集中する余裕も生まれます。

(2) 公平なシフトを作成しやすくなる

シフト作成では、スタッフの希望や勤務実績を考慮しながら、公平な割り振りが求められます。
手作業で公平性を保つのは難しく、一部のスタッフに負担が偏ることもあるでしょう。

シフト管理システムを使うと、勤務回数や希望休を自動で管理でき、公平なシフトを作成しやすくなります。
特定のスタッフに負担が集中していないかを可視化できる機能があれば、適正な配置を維持できます。
スタッフの納得感を高め、不満を減らすためにも、システムの活用は有効です。

(3) シフト変更や調整がスムーズに

急な欠勤や予定変更が発生した際、シフトの調整に手間がかかることがあります。
特に、手作業で変更を管理していると、対象者への連絡や代替スタッフの手配に時間を取られがち。
シフト管理システムなら、変更がリアルタイムで反映され、代替要員を自動で提案する機能も活用できます。
スタッフ同士でシフト交換を申請できる機能を使えば、管理者の負担を軽減することも可能です。
変更や調整をスムーズに行える環境を整えることで、業務の効率が向上します。

(4) 人員不足や過不足をリアルタイムで把握できる

シフトを作成する際、必要な人員が確保できているかを常に確認することが大切です。
しかし、手作業で管理していると、シフトの過不足に気づくのが遅れ、結果的に人員不足や無駄な配置が発生することも。
シフト管理システムなら、リアルタイムで人員の状況を確認でき、不足している時間帯を特定できます。
過去のデータを分析し、繁忙期や閑散期の人員配置を最適化することも可能です。
適切な人員配置を維持することで、無駄なコストを抑えつつ、業務の安定運用が実現できます。

(5) ミスやトラブルを未然に防げる

シフト作成では、入力ミスや伝達ミスが発生しやすく、それが現場の混乱につながることも。
特に、紙やExcelで管理している場合、最新の変更が反映されていないこともあるでしょう。

シフト管理システムなら、変更内容が即座に反映され、全員が最新のシフトを確認できます。
さらに、過去のミスを分析し、同じトラブルを繰り返さないような対策を講じることも可能です。
正確なシフト管理を徹底することで、業務の安定化とスタッフの信頼向上につながります。

シフト作成のストレスを最小限にする「R-Shift」