シフト制の職場では、急な欠勤や人員調整のためにシフト変更が発生することは避けられません。
変更の伝達ミスや代替要員の確保が難しくなると、店長や他のスタッフへの負担が増し、職場全体の士気低下につながることもあります。

トラブルを防ぎながら、スムーズにシフト変更を行うためには、適切なルール設定や仕組みづくりが必要です。
さらに、従業員との信頼関係を築くことで、協力を得やすくなり、より円滑なシフト管理が可能になります。

本記事では、シフト変更がトラブルになりやすい理由を解説したうえで、スムーズに変更を進めるための具体的なコツを紹介します。

1. シフト変更はなぜトラブルになりやすいのか？

シフト変更がスムーズに進まないと、従業員の不満や、店舗運営に支障をきたすことも少なくありません。
変更の伝達ミスや代替要員の確保が難しいケースでは、店長や他の従業員への負担が増え、職場全体の士気低下につながる可能性もあります。
なぜシフト変更がトラブルの原因になりやすいのか、主な理由を見ていきましょう。

(1) 「急に変わる」と不満につながりやすい

シフト変更が従業員の不満を招く理由は、予定が急に変わることにあります。
スケジュールの急な変更は、生活リズムが崩れたり、プライベートの計画に支障をきたします。

特に直前の変更や頻繁な依頼は、従業員にストレスを与え、仕事へのモチベーション低下につながります。
また、一部の人ばかりが変更を引き受けると「不公平だ」と感じることもあるでしょう。
その結果、職場の雰囲気が悪くなり、退職リスクを高める要因にもなり得ます。

(2) 店舗運営への悪影響も大きい

シフトで予定していた人員配置が崩れると、必要な業務が円滑に進まなくなります。
例えば、ピーク時に人手が足りなくなったり、経験の浅いスタッフが対応する状況が発生すると、接客品質の低下や業務効率の悪化が生じる恐れがあります。

その結果、顧客満足度が下がり、売上にも悪影響を及ぼすかもしれません。
安定した運営を維持するためにも、シフト変更は慎重に管理することが重要です。

(3) 伝達ミスや代替要員確保が難しい

シフト変更時に起こりがちな問題として、変更の伝達ミスや代替要員の確保が難しいことが挙げられます。
伝達ミスが起こると、当日出勤する人が不足したり、予定外の人が出勤してしまう事態が発生します。

また、代わりのスタッフが見つからないと、店長や他の従業員に負担が集中し、疲労や不満の原因となります。
こうした問題を防ぐためには、明確なルールや管理ツールの導入が有効です。

2. スムーズにシフト変更するための5つのコツ

シフト変更をスムーズに進めるには、ルール整備や仕組みづくりが欠かせません。
変更のたびに対応が異なると、従業員の不満が募り、店舗運営にも悪影響を及ぼします。
また、店長がすべての変更対応を引き受けていると、負担が大きくなるでしょう。

ここでは、負担を減らしながらスムーズにシフト調整を行うためのコツを紹介します。

【参考記事】シフト管理を効率化する3つのポイント！スタッフから喜ばれるシフト作成とは

(1) 変更ルールを明確にする

シフト変更をスムーズに行うためには、ルールを明確にしておくことが重要です。
ルールが曖昧だと、従業員ごとに対応が異なり、不公平感が生まれます。
「何日前までに申請するのか」「誰に連絡すればよいのか」などの基準を決め、全員に共有しましょう。
社内掲示板やチャットツールを活用すると、いつでも確認できるため安心です。

(2) シフト変更の期限を決める

変更の期限を決めることで、急な欠員による混乱を防ぎやすくなります。
直前の変更が頻発すると、代替要員の確保が難しくなり、従業員の負担が増加します。

例えば、「シフト変更は〇日前まで」「当日の変更は特別な事情がある場合のみ」などのルールを設定するとよいでしょう。
あらかじめ締切を設けることで、店舗運営の安定にもつながります。

(3) 従業員同士で調整できる仕組みをつくる

店長がすべての変更を管理するのではなく、従業員同士で調整できる仕組みを整えることも有効です。
変更を希望する場合は、代わりに勤務できる人を探し、その上で店長に最終確認を取る方式が望ましいでしょう。

この方法なら、店長の負担を軽減しつつ、従業員同士の協力意識も高まります。
ただし、交代の条件を明確にしておかないと、トラブルの原因になるため注意が必要です。

(4) シフト変更を簡単に管理できるツールを活用する

紙のシフト表や口頭でのやり取りでは、変更の履歴が曖昧になり、ミスが発生しやすくなります。
シフト管理システムを導入すれば、変更依頼の承認や通知が自動化され、スムーズな対応が可能です。

変更履歴が記録されるため、誰がどのタイミングでシフトを変更したのかも一目で確認できます。
手間を削減しながら、管理の精度を向上させるためにも、ツールの活用を検討しましょう。

(5) 代替要員を確保しやすい体制をつくる

シフト変更のたびに代替要員を探すのではなく、あらかじめ確保できる体制を整えておくことが大切です。
例えば、シフトに余裕を持たせたり、「急な出勤が可能な人」のリストを作成したりすると、対応しやすくなります。

複数の業務を担当できるスタッフを増やしておくと、特定の人が休んでも業務に支障が出にくくなるでしょう。
日頃から「困ったときに助け合う文化」を醸成することが、安定したシフト運営につながります。

3. 従業員との関係を良好にするシフト管理のポイント

シフト管理を円滑に進めるためには、スケジュール調整だけでなく、従業員との信頼関係を築くことも欠かせません。
シフト変更が必要になった際、協力を得られるかどうかは、日頃のコミュニケーションや配慮に大きく左右されます。

従業員との良好な関係を築きつつ、円滑なシフト管理を実現するためのポイントをまとめました。

• 普段からのコミュニケーションを大切にする
• シフト変更の理由を透明化する
• シフト調整に協力してくれた人への配慮

以下で詳しく見ていきましょう。

(1) 普段からのコミュニケーションを大切にする

シフト変更をスムーズに進めるためには、日頃から従業員との信頼関係を築いておくことが重要です。
業務連絡だけでなく、何気ない会話を交わすことで、従業員が相談しやすい雰囲気を作れます。
信頼関係があれば、急なシフト変更の依頼にも協力を得やすくなるでしょう。
従業員同士の関係も良好になり、助け合いの文化が根付くきっかけにもなります。

【関連記事】シフト作成が苦手な店長必見！スタッフの不満を減らすシフト作成方法

(2) シフト変更の理由を透明化する

シフト変更を行う際、理由を明確に伝えることで、従業員の納得感を高められます。
「体調不良で急に休む」「家庭の事情でやむを得ない」など、変更する人の事情を簡潔に説明するだけでも、周囲の理解を得やすくなります。
理由を伏せたままだと、「特定の人だけ優遇されているのでは？」と不満につながることもあります。
公平性を保つためにも、できる範囲で情報をオープンにすることが大切です。

(3) シフト調整に協力してくれた人への配慮

変更に協力してくれた従業員には、感謝の気持ちを伝えることを忘れてはいけません。
「ありがとう」と一言伝えるだけでも、モチベーションの維持につながります。
次回のシフト作成時に、希望通りのシフトを優先的に組むなどの配慮をすると、公平感が生まれるでしょう。
小さな積み重ねが、職場全体の協力体制を強化し、円滑なシフト管理につながります。

4. シフト変更のトラブルを防ぐための注意点

シフト変更は避けられないものですが、トラブルを未然に防ぐためには、適切なルールと仕組みを整えることが重要です。
特に「変更できて当然」という風潮が根付くと、責任感の低下や頻繁な変更が発生し、シフトの安定性が損なわれます。
店長の負担ばかり増えてしまうのも問題です。

ここでは、シフト変更のトラブルを防ぐために押さえておくべき注意点を紹介します。

• ・「変更できて当然」という風潮を防ぐ
• ・シフト変更を繰り返す従業員への対応
• ・店長が抱え込みすぎない仕組みを作る

以下、詳しく見ていきましょう。

(1) 「変更できて当然」という風潮を防ぐ

シフト変更が当たり前の環境では、従業員の意識が低下し、安易な変更が増える恐れがあります。
「シフトは一度決まったら基本的に守るもの」という意識を共有することで、無責任な変更依頼を防げます。
変更を希望する際のルールを設け、簡単に変更できない仕組みを作るとよいでしょう。
シフト管理の負担を減らしながら、職場全体の規律を保つことにつながります。

(2) シフト変更を繰り返す従業員への対応

頻繁にシフト変更を依頼する従業員がいると、他のスタッフに負担がかかり、不満が生まれる原因になります。
特定の人ばかりが変更を繰り返す場合は、個別に状況を確認し、改善策を講じることが大切です。
事前にスケジュール調整のサポートをしたり、変更が多い原因をヒアリングしたりすることで、対策を講じやすくなります。
公平なシフト運営を維持するためにも、特定の人に依存しない仕組みを整えましょう。

(3) 店長が抱え込みすぎない仕組みを作る

シフト変更の管理をすべて店長が担うと、負担が大きくなり、対応の遅れやミスが発生する原因になります。
従業員同士で調整できる仕組みを取り入れれば、店長の負担を軽減しながらスムーズな対応が可能です。

例えば、シフト管理システムを導入し、変更申請をデジタル化することで、店長が介入しなくても調整が進む環境を作れます。
チーム全体でシフトを管理する意識を持つことが、トラブルの少ない職場づくりにつながるでしょう。

シフト変更をスムーズに叶えるなら「R-Shift」