シフト管理は、店舗の責任者にとって負担の大きい業務です。
スタッフの希望や勤務ルールを考慮しながらシフトを組むには時間がかかり、不公平感が生まれることも少なくありません。
急な欠勤や変更への対応に追われ、管理者の負担が増すことも大きな課題です。

こうした問題を解決する手段として、近年注目されているのがAIを活用したシフト管理システムです。
AIを導入することで、シフト作成の自動化や人員配置の最適化が可能に。
管理者の負担軽減やスタッフの満足度向上につながります。

本記事では、AIによるシフト管理の具体的なメリットや、手作業との違い、導入時の注意点について詳しく解説します。

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1. シフト管理でAIを活用するとできること

手作業でシフトを組む場合、多くの要素を考慮しなければなりません。
時間がかかるだけでなく、スタッフ間の公平性を保つのも難しくなります。

そこで注目されているのが、AIを活用したシフト管理システムです。
AIを導入することで、シフト作成の自動化や最適な人員配置、スタッフの希望を考慮した公平なシフト作成が可能になります。

以下、AIを活用することでシフト管理にどのような変化が生まれるのか、具体的に紹介します。

(1) シフト作成の自動化

AIならシフト作成が自動化され、管理者の負担が大幅に軽減されます。
シフトを手作業で組む場合、スタッフの希望や勤務ルールを考慮しながらバランスを取る必要があり、時間と労力がかかります。

AI搭載のシフト管理システムを導入すれば、条件をもとに最適なシフトを作成可能です。
管理者はシフト作成の時間を大幅に削減し、他の業務に集中できるようになります。
スタッフの希望を公平に反映しやすくなり、不満の少ないシフトを作成できる点も大きなメリットです。

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(2) 効率的な人員配置

AIを活用することで、必要な業務量に応じた最適な人員配置が可能になります。
手作業でシフトを組む場合、過不足のない配置を実現するのは困難です。
結果として人手不足や人件費の無駄が発生しがちです。
AIを活用すれば、売上データや過去の来客数などをもとに、適切なスタッフ数を算出し、無駄のないシフトを組むことができます。

特に、繁忙期や閑散期の変動が大きい業界では、AIの予測機能が役立ちます。
人員の最適化により、コスト削減と業務効率の向上を同時に実現できるでしょう。

(3) スタッフの希望を考慮したシフト作成

手作業の場合、多くの希望を一度に処理するのは難しく、一部の希望が通らなかったり、不公平感が生じたりすることがあります。
AI搭載のシフト管理システムを活用すれば、全スタッフの希望をデータとして入力し、可能な範囲で公平に反映できます。

過去のシフト履歴を分析し、不公平な割り当てが発生しないように調整することも可能です。
スタッフの満足度が向上し、職場の定着率の改善にもつながります。

(4) 急な欠勤や変更への柔軟な対応

AIを活用すると、急な欠勤やシフト変更にも素早く対応できます。
手作業の場合、代わりのスタッフを探したり、シフトを組み直したりするのに時間がかかるケースが多いもの。
AI搭載のシフト管理システムなら、スタッフのスケジュールや勤務条件をもとに、最適な代替要員を自動で提案できます。

スタッフ同士でシフトを交換できる機能を備えたシステムもあり、管理者の負担を減らしながらスムーズな運営を実現できます。
急なトラブルにも柔軟に対応し、業務の安定性を高めることが可能です。

(5) シフトの公平性を確保

AIを活用すると、シフトの公平性を高めることができます。
手作業のシフトは、管理者の主観や過去の慣習に影響され、不公平な割り当てが発生することがあります。

AI搭載のシフト管理システムでは、全スタッフの勤務状況を数値化し、できるだけ均等なシフトを自動作成できます。
夜勤や早朝勤務の負担が特定の人に偏らないように調整することも可能です。
公平なシフトを実現することで、職場のモチベーション向上につなげられます。

(6) データ分析による業務改善

AIを活用すると、シフトデータをもとに業務の効率化や改善策を導き出せます。
手作業では、シフトの問題点や改善点を把握するのに時間がかかります。
具体的な対策を取るのが難しくなりがちです。

AI搭載のシフト管理システムなら、シフトの稼働状況や業務効率を分析し、最適なシフトパターンを提案できます。
さらに、売上データや業務負荷を考慮したシフト調整も可能になり、より合理的な運営が実現できるでしょう。

2.AIだと手作業でのシフト管理からどう変わる？

シフト管理を手作業で行うと多くの課題が発生します。
作成に時間がかかるだけでなく、公平性を確保するのが難しく、管理者の負担も大きくなりがちです。AIを導入することで手作業のシフト管理がどのように変わるのかまとめました。

• ・作成スピードが早くなる
• ・公平なシフトが作られる
• ・店長・管理者の負担が少なくなる

以下、詳しく見ていきましょう。

(1) 作成スピードが早くなる

AIを活用すると、シフト作成のスピードが大幅に向上します。
手作業の場合、スタッフの希望や労働時間のバランスを考慮する必要があり、多くの時間を要します。
スタッフの希望が重なったり、突発的な変更が発生したりすると、さらに作業時間が増えてしまいます。

AI搭載のシフト管理システムは、あらかじめ設定した条件に基づいてシフトを自動作成するため、わずか数分で最適なシフトを生成可能です。
店長や管理者はシフト作成にかかる時間を削減し、他の業務に集中できます。

(2) 公平なシフトが作られる

シフトの公平性が向上する点も見逃せません。
手作業でシフトを作成すると、特定のスタッフに負担が偏ったり、管理者の主観が影響するもの。
同じスタッフばかりが忙しい時間帯に配置されたり、特定の人が希望通りにシフトを調整されると、不満が生じる原因になります。

AI搭載のシフト管理システムでは、過去のシフトデータや労働時間の記録をもとに、できるだけ均等な勤務割り当てを実現できます。
夜勤や早朝勤務などの負担が特定のスタッフに集中しないように調整することも可能です。
公平なシフトが作られることで、スタッフの不満が減り、職場全体の雰囲気も良くなります。

(3) 店長・管理者の負担が少なくなる

AIを活用すると、店長や管理者のシフト管理にかかる負担が大幅に軽減されます。
手作業でシフトを作成する場合、スタッフの希望を確認し、全体のバランスを考えながら調整する必要がありました。
急な欠勤が発生した際には代わりのスタッフを探し、全体を再調整しなければなりません。

シフト管理システムによってはこれらの作業を自動化でき、店長や管理者の負担が軽減されます。
シフト変更の際も、AIが最適な代替案を提示するため、手間をかけずにスムーズな対応が可能です。
店長や管理者はスタッフとのコミュニケーションや売上管理など、より重要な業務に専念できるようになります。

3.シフト管理にAIを活用する際の注意点

AIを活用したシフト管理システムは、導入にあたって注意すべき点もあります。
AIの利便性を最大限に活かすためには、その特性を理解し、適切に運用することが重要です。
ここでは、AIシフト管理を導入する際に注意すべきポイントを詳しく解説します。

・導入コストがかかる
・すべての状況に対応できるわけではない
・スタッフの納得感を得る工夫が必要
・システムの運用ルールを決める必要がある
・システムに慣れるまで時間がかかる

以下、それぞれについて見ていきましょう。

(1) 導入コストがかかる

AIを活用したシフト管理システムを導入するには、一定のコストが発生します。
無料や低価格のシステムもありますが、高機能なものほど高額です。
特にカスタマイズが必要な場合は導入コストが高くなることがあります。

また、クラウド型のシステムでは月額料金が発生するため、長期的に見るとコストが積み重なります。
導入前に、必要な機能を明確にし、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。
コストと業務改善効果を比較し、投資対効果をしっかりと見極めましょう。

(2) すべての状況に対応できるわけではない

AIは膨大なデータをもとにシフトを自動作成します。
ただし、すべての状況に完璧に対応できるわけではありません。

急なトラブルや、スタッフごとの細かい事情など、人間の判断が求められる場面では対応が難しいこともあります。
経験豊富なスタッフを特定の時間帯に配置したい場合や、勤務希望を特別に考慮する必要がある場合は、AIだけでなく管理者の判断も必要です。
AIに頼りすぎず、人間の手による最終チェックを行うことも大切です。

(3) スタッフの納得感を得る工夫が必要

AIで作成したシフトは公平性が向上する一方、スタッフが納得しにくいケースもあります。
従来の方法から急にAIに切り替えると、「なぜこのシフトになったのか」が理解しづらく、不満が生じることもあるでしょう。

AIがどのような基準でシフトを作成するのか、スタッフに説明し、透明性を確保することが大切です。
シフトに関する意見を定期的に集め、必要に応じて調整することで、納得感のあるシフト運用を心がけましょう。

(4) システムの運用ルールを決める必要がある

AIによるシフト管理を導入する際、システムの運用ルールを明確にすることが求められます。
どこまでAIに任せるのか、最終決定は誰が行うのかなど、ルールが曖昧なままだと、運用がうまくいかなくなる可能性があります。

AIによる自動調整と、管理者の手動調整のバランスを取ることも重要です。
事前にルールを決め、スタッフにも共有しましょう。

(5) システムに慣れるまで時間がかかる

シフト管理システムを導入しても、すぐに全員が使いこなせるわけではありません。
管理者だけでなく、スタッフ側もシステムの操作や仕組みに慣れるまで時間がかかります。

初めのうちは、従来の方法との違いに戸惑うこともあるでしょう。
マニュアルを用意したり、研修を行ったりすることが必要です。
進めながら課題を洗い出し、改善することで、よりスムーズなシフト管理が実現できます。

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