「シフト作成が大変すぎる」「毎月のように苦労して作りたくない」
そんな悩みを抱える店長や管理者は少なくありません。
スタッフの希望休を調整しながら、公平なシフトを組み、急な欠勤にも対応するとなると、手間も時間もかかります。
手作業でシフトを組んでいる場合、細かい修正やトラブル対応に追われ、本来の業務に集中できないこともあるでしょう。
しかし、シフト作成の負担は工夫次第で軽減できます。
本記事では、シフト作成が大変な理由を整理したうえで、作業を楽にするコツや、シフト管理システムを活用するメリットについて詳しく解説します。

1. シフト作成が大変な理由

シフト作成は、店長や管理者にとって大きな負担になりがちです。
スタッフの希望調整に、多くの時間と労力がかかります。
手作業でシフトを組んでいる場合、細かい修正やトラブル対応に追われ、業務の負担が増えてしまうことも少なくありません。
ここでは、シフト作成が難しいと感じる主な理由について解説します。

 　・スタッフの希望休の調整が難しい
　・シフトの公平性を保つのが難しい
　・急な欠勤や変更に対応するのが大変
　・手作業でのシフト作成に時間がかかる

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

(1) スタッフの希望休の調整が難しい

スタッフの希望休を考慮しながらシフトを作成するのは困難です。
特に、繁忙期や土日などは希望が重なりやすく、調整に苦労することが多いでしょう。

希望をすべて叶えようとすると、人手が足りなくなり、業務に支障をきたす可能性があります。かといって希望を無視すると、不満が溜まり、スタッフのモチベーション低下につながりかねません。
バランスを取りながらシフトを組むには、一定のルールを設けることが必要です。

(2) シフトの公平性を保つのが難しい

シフトを公平に作成することは簡単ではありません。
経験の長いスタッフと新人、フルタイムと短時間勤務のスタッフでは、稼働時間や役割に違いがあるため、均等に割り振るのが難しくなります。

また、「特定のスタッフばかり希望通りに働けている」といった不満が出ると、職場の雰囲気が悪化しやすいもの。
スタッフ全員が納得できるシフトを作るためには、明確な基準を設けて運用することが重要でしょう。

(3) 急な欠勤や変更に対応するのが大変

シフトを作成した後も、急な欠勤や変更が発生することがあります。
特に、体調不良や家庭の事情による欠勤は避けられません。
代わりのスタッフを探す手間が発生します。

交代要員がすぐに見つからない場合、店長や他のスタッフがカバーすることになり、負担が増えてしまうでしょう。
スムーズに対応するためには、事前に代替要員のリストを作っておくなどの工夫が求められます。

(4) 手作業でのシフト作成に時間がかかる

シフトを手作業で作成するのは、多くの時間と労力が必要です。
スタッフごとの希望休や勤務時間の制約を考慮しながら調整するため、何度も見直しが発生するでしょう。
修正があるたびに手書きやExcelで更新するのは手間がかかり、ミスが発生する原因にもなります。

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2. シフト作成を楽にする5つのコツ

シフト作成は、多くの時間と労力を要する作業ですが、工夫次第で負担を軽減できます。
事前にルールを決めておけば、スムーズに運用しやすくなるでしょう。
シフト管理システムを活用することで、さらに効率的なシフト作成が可能になります。
ここでは、シフト作成を楽にするための5つの具体的なコツをまとめました。

　・スタッフの希望休を事前に収集しやすくする
　・勤務の偏りを防ぐルールを決める
　・シフトのパターンをあらかじめテンプレ化する
　・突発的な欠勤対応の仕組みを作る
　・シフト管理システムを活用する

それぞれ以下で詳しく説明します。

(1) スタッフの希望休を事前に収集しやすくする

シフト作成をスムーズに進めるには、スタッフの希望休を事前に収集しやすくすることが大切です。
紙や口頭での申請では集計に時間がかかるうえ、申請漏れや記入ミスが発生しやすくなります。
希望休の提出ルールを決め、オンラインフォームやシフト管理システムを活用すれば、手間を削減できるでしょう。
誰がいつ休みを希望しているかが明確になることで、調整のしやすさが格段に向上します。

(2) 勤務の偏りを防ぐルールを決める

シフトが特定のスタッフに偏らないようにするためには、あらかじめルールを決めておくことが重要です。
例えば、「連続勤務は最大○日まで」「土日は必ず○回以上出勤する」などの基準を設けることで、不公平感を減らせます。

ルールがないと、特定の人に負担が集中しやすくなり、不満が蓄積しやすいでしょう。
シフト作成の際には、ルールを基に均等な割り振りができているかを確認することが大切です。

(3) シフトのパターンをあらかじめテンプレ化する

毎回ゼロからシフトを作るのは時間がかかるため、よくあるパターンをテンプレート化しておくと効率的です。
たとえば、曜日ごとの固定シフトや、繁忙期と閑散期で使い分けるシフトパターンを作成しておくと、微調整だけで済みます。

テンプレートがあることで、作成ミスが減り、調整にかかる負担を大幅に軽減できます。
過去のシフトを分析し、最もバランスの取れた形を基本のフォーマットとして活用するとよいでしょう。

(4) 突発的な欠勤対応の仕組みを作る

急な欠勤が発生した際の対応方法を事前に決めておくと、混乱を防げます。
「誰に連絡すればいいのか」「代替要員をどう手配するのか」といったルールを明確にすることで、対応のスピードが向上します。
事前に交代可能なスタッフをリスト化し、連絡体制を整えておけば、欠勤が発生してもスムーズに対応できるでしょう。
シフト管理システムを活用すると、空きスタッフに自動で通知を送れるため、さらに手間が省けます。

(5) シフト管理システムを活用する

シフト作成の負担を大幅に軽減する方法として、シフト管理システムの導入が挙げられます。
システムを使えば、希望休の集計や公平なシフトの作成を自動化でき、手作業のミスも減らせます。

また、急なシフト変更にも対応しやすく、スタッフとのやり取りもスムーズになるでしょう。
シフト作成にかかる時間を短縮し、管理者の負担を軽減するためにも、システムの導入価値は十分にあります。

3. シフト管理システムを導入するメリット

シフト作成の負担を減らし、スムーズな運用を実現するには、シフト管理システムの導入が有効です。
手作業では時間がかかる作業も、システムを活用することで大幅に効率化でき、ミスの防止にもつながります。
また、希望シフトの調整や急な変更への対応がしやすくなり、公平なシフト作成が可能になります。
シフト管理システムを導入することで得られる主なメリットを紹介します。

　・シフト作成時間を大幅に削減できる
　・希望シフトの調整がスムーズにできる
　・自動で公平なシフトを作成できる
　・急な変更や欠勤にも対応しやすい
　・スタッフの不満やトラブルを軽減できる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

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(1) シフト作成時間を大幅に削減できる

シフト作成は、手作業で行うと多くの時間がかかります。
希望休の確認、スタッフごとの勤務時間の調整、バランスの取れた配置の検討など、細かな作業が必要になるためです。
シフト管理システムを活用すれば、希望休の自動集計や勤務条件に基づいたシフトの自動作成が可能になります。
シフト作成にかかる時間を大幅に短縮でき、管理者の負担を軽減できるでしょう。

(2) 希望シフトの調整がスムーズにできる

スタッフの希望シフトを集め、調整する作業は意外と手間がかかります。
手書きやExcelで管理している場合、申請ミスや情報の見落としが発生しやすくなります。
シフト管理システムを使えば、スタッフがスマホやPCから希望を入力でき、自動でリスト化されるため、管理者の作業が簡単になります。
希望シフトの確認や修正がスムーズになり、手間を減らせるのが大きなメリットです。

(3) 自動で公平なシフトを作成できる

シフト作成では、特定のスタッフに負担が偏らないように配慮する必要があります。
しかし、手作業では細かい調整が難しく、意図せず偏りが発生することもあるでしょう。
シフト管理システムでは、勤務回数や休日のバランスを自動で調整し、公平なシフトを作成できます。
現場で不満が出にくくなり、スタッフ全員が納得しやすいシフトを実現可能です。

(4) 急な変更や欠勤にも対応しやすい

急な欠勤やシフト変更が発生すると、対応に追われてしまいます。
特に、代わりのスタッフを探す作業は手間がかかり、スムーズに対応できないこともあるでしょう。
シフト管理システムを活用すれば、空いているスタッフに通知を送り、交代可能なメンバーをすぐに見つけられます。
欠勤対応の手間が減り、急なトラブルにも柔軟に対処できます。

(5) スタッフの不満やトラブルを軽減できる

シフトに関する不満やトラブルは、職場の雰囲気を悪化させる要因になります。
「希望が通らない」「特定の人に負担が集中している」といった問題があると、スタッフのモチベーションが低下しやすくなります。
シフト管理システムを導入すれば、希望シフトの公平な調整や適切な勤務バランス維持が可能です。
スタッフの不満を減らし、働きやすい環境が整えられるでしょう。

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