労働時間の管理は、企業の労務担当者にとって非常に重要な業務です。
しかし、労働時間の計算には細かいルールがあり、シフト制の職場では特に注意が必要です。
労働基準法で定められた正しい計算方法や、シフト勤務で気をつけるべきポイントを理解していないと、法令違反に発展する可能性もあります。

本記事では、労働時間の正しい計算方法から、シフト制の場合の注意点、さらに労働時間やシフト管理を効率化するためのコツまで、詳しく解説します。

1.労働時間の正しい計算方法とは

労働時間の計算方法には細かいルールがあります。
具体的なポイントを見ていきましょう。

(1) 労働時間は原則1分単位で計算する

労働時間は、原則として1分単位で計算することが求められます。
労働基準法では、労働者が実際に働いた時間を正確に把握し、その分を賃金として支払うよう定められています。

時間の切り捨てや繰り上げは、労働者に対して適切な賃金が支払われないリスクを生むため、正確な時間を1分単位で計測・記録することが重要です。
これは遅刻や早退についても同様です。

(2) 勤務時間から休憩時間を引いて計算する

労働時間を計算する際には、勤務開始から終了までの時間から、必ず休憩時間を差し引く必要があります。
例えば、9時から18時までの勤務で、12時から13時の1時間を休憩した場合、実際の労働時間は「8時間（9時間-1時間）」となります。

休憩時間が法定通りに与えられていないと、労働基準法違反となる可能性があるため、適切に休憩を付与し、その分を労働時間から差し引くことが求められます。
休憩時間がきちんと確保されているかどうか確認し、記録しておくことも重要です。

(3) 15分単位などで労働時間を切り捨てるのは違法

労働時間の計算において、15分単位や30分単位での切り捨て・切り上げを行うことは違法となります。
例えば、19:40まで残業した場合に、「19:30」までとして切り捨てると、労働者に不利益が生じ、働いた分の賃金が支払われなくなります。

労働者が働いた時間はすべて賃金に反映されるべきであり、その切り捨ては不当に労働者の賃金を減らす行為とみなされます。
企業側としては、労働時間を正確に記録し、1分単位で計算することが求められます。

2.シフト制の場合の労働時間の注意点

1日の就業時間が決まっている固定勤務制と異なり、シフト勤務制の場合は労働時間の管理がより複雑になります。
働くスタッフの安全や健康を守るうえでも、法で定められた労働時間を遵守しましょう。
以下、注意点を3つ紹介します。

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(1) 労働時間の上限は1日8時間／1週あたり40時間

シフト制を採用している場合でも、労働時間のルールは他の労働形態と同じです。
労働基準法では、1日の労働時間は8時間、1週間の労働時間は40時間を上限と定めています。
これは労働者を守るための基準であり、企業はこの範囲内でシフトを組む必要があります。

例えば、1日の勤務時間が8時間を超える場合や、1週間で40時間を超えるシフトが組まれている場合、労働時間の調整や休憩の確保が必要です。
特に、シフト制の職場では変則的な勤務時間になりやすいため、労働時間がこの上限を超えないように注意を払いましょう。

(2) 上記を上回る場合は36協定が必要

1日8時間、週40時間の労働時間を超えてシフトを組む場合、事前に「36協定（さぶろくきょうてい）」を締結する必要があります。
36協定とは、労働基準法第36条に基づく協定で、使用者と労働者の代表が合意し、労働基準監督署に届け出ることで、法定労働時間を超えた残業や休日労働が可能になるものです。

例えば、繁忙期にどうしても1日10時間働く必要がある場合、この36協定を締結しておかなければ、労働時間の超過は違法となります。
なお、36協定には時間外労働の上限があり、無制限に労働時間を延長できるわけではないため、その範囲内でのシフト管理が求められます。

(3) 6時間以上で45分、8時間以上で1時間の休憩が必要

労働基準法では、労働時間に応じた休憩の取得が義務付けられています。
具体的には、1日の労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩を取らなければなりません。

この休憩時間は労働者に一斉に与えられ、自由に使えるものである必要があります。
特にシフト制の職場では、勤務時間が不規則になりやすいため、適切なタイミングで休憩を確保することが難しい場合があります。
休憩時間を適切に確保し、その分を労働時間から差し引いて計算することが重要です。

3. 労働時間やシフト管理を効率化するコツ

労働時間やシフトの管理は複雑な上に法律が関わるため、ストレスのかかる業務です。
少しでも効率化できるよう、4つのコツを紹介します。
(1)シフトパターンを最適化させる
(2)シフト管理システムを導入する
(3)勤怠管理システムを導入する
(4)従業員とのコミュニケーションを円滑にする

以下で詳しく見ていきましょう。

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(1) シフトパターンを最適化させる

シフト管理を効率化するための第一歩は、シフトパターンの最適化です。
シフトパターンとは、どの従業員がいつ働くかを決める組み合わせのことです。
業務内容や店舗の営業時間、繁忙・閑散時間帯を考慮しながら、従業員の適正配置を行うことで、無駄な労働時間を削減し、効率的にシフトを組むことができます。

また、シフトパターンを複数用意しておくことで、急な欠勤や予定変更にも対応できます。
適切なシフトパターンを事前に設定すれば、職場全体の生産性を高めることができます。

(2) シフト管理システムを導入する

シフト管理システムを導入すると、シフト作成や調整の負担が大幅に軽減できます。
従業員の勤務希望や休暇の申請、過去の勤務実績などをシステム上で一元管理できるため、シフトを作成する際の手間を省き、効率的な管理が可能です。

また、シフト管理システムは、労働時間の上限や休憩時間などの法的要件を自動的にチェックし、適切なシフトを組むサポートもします。
システムを導入することで、シフト調整のミスを防ぎ、従業員の働きやすい環境を整備できます。

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(3) 勤怠管理システムを導入する

勤怠管理システムを活用すれば、従業員の出退勤の記録をリアルタイムで管理できます。
シフト制の職場では、勤務時間が複雑になりがちです。
勤怠管理システムを使うことで、1分単位の正確な労働時間を自動的に集計し、労働時間の上限や休憩時間の確認も容易に行えます。
また、システム上で労働時間を一元管理することで、賃金計算や残業申請の手続きも効率化されます。

勤怠データを基にシフトパターンの見直しや最適化を行うことも可能です。
長期的なシフト管理の改善に役立ちます。

(4) 従業員とのコミュニケーションを円滑にする

シフト管理の効率化には、従業員との円滑なコミュニケーションが欠かせません。
従業員の希望や都合、体調などを把握し、柔軟にシフトを調整することで、労働時間の偏りや不公平感を解消できます。

また、定期的な意見交換の場を設けることで、シフトに関する問題点や改善策を共有し、従業員全員で最適なシフトを構築していく意識を高められます。
コミュニケーションを活発にすることで、従業員のモチベーションや職場の一体感が向上し、効率的なシフト管理が実現しやすくなります。

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