シフト管理は多くの職場で欠かせない業務ですが、効率的な運用を目指す上で多くの課題に直面します。
特に、作成の手間や急な変更への対応、スタッフへの公平な配分などは神経を使う部分です。
この記事では、シフト管理を効率化するために今すぐ実践できる7つのコツを紹介します。
シフト管理システムの選び方や活用法についても詳しくまとめました。
効率化のためのポイントを押さえることで、業務の質を高めましょう。

1.シフト管理を効率化するコツ7選

シフト管理は重要な業務ですが、効率的な運用が難しいと感じることも多いでしょう。
特に、人員の調整や公平なシフト配分、急な変更対応には多くの課題がつきものです。

以下、今すぐ実践できるシフト管理の効率化のコツを7つ紹介します。

シフト作成にかかる負担を減らし、スムーズな運営を実現するためのポイントをまとめていますので参考にしてください。

(1) 労働契約時に働く時間や曜日を決めておく

労働契約時に働く時間や曜日を事前に取り決めておくことで、シフト作成時の混乱が減ります。
事前の合意があれば、スタッフの希望と業務ニーズのバランスが取りやすくなり、効率的なシフト組みが可能です。

例えば、契約時に「土曜日勤務」という条件を設定しているスタッフを繁忙日の土曜に優先的に配置することで、後からの調整が少なく済みます。

(2) シフトパターンをあらかじめ作成する

シフトパターンを作成しておくことで、シフト作成の時間を大幅に短縮できます。
急な調整が必要な際、スムーズに対応でき、ミス減少にも効果的です。

例えば、平日用や週末用など異なるパターンを事前に準備しておけば、すぐに適用でき、効率的にシフトを組めます。

【関連記事】モデルシフトとは？シフトの組み方を効率化する５つのコツを紹介！

(3) 公平なシフト配分の基準を設けておく

公平なシフト配分の基準を設けておくことで、スタッフの不満やトラブルを防ぎます。
明確な基準があれば、スタッフ間の不平等感を減らし、職場環境を良好に保てるためです。

例えば、「土日勤務は全員最低月2回担当する」などのルールを設けることで、全員が納得できるシフト体制を維持できます。

(4) 繁忙期の予測と事前準備をおこなう

繁忙期を予測し、事前に準備をしておくと、シフト作成がより円滑になります。
過去のデータや年間のイベント情報を活用することで、どの期間が特に人手を必要とするかを把握できます。

例えば、夏休み期間中の増員が必要な場合や、年末年始に毎年混み合うなど各店舗傾向があるものです。
早めにスタッフの確保やシフトパターンの調整を行うことで対応が容易になります。

(5) 部門間・店舗間の連携を強化する

部門や店舗間の連携を強化することで、シフト作成における柔軟性が向上します。
情報共有を行い、リソースを共有することで、欠員時のカバーもスムーズになるでしょう。

近隣の店舗間での人員調整が可能な環境を整えると、急な欠勤時にも迅速な対応ができ、業務が滞ることを防げます。
同じ事業所内でいくつかのセクションに分かれている場合も、部署同士連携し合うのがおすすめです。

(6) 業務連絡を行えるツールを導入する

業務連絡を行えるツールを導入することで、シフトの変更や確認が迅速になります。
スタッフ間の連絡漏れや誤解が減り、スムーズなシフト運営が実現します。

特に近年、LINEなどスマホで気軽にやりとりできるアプリがたくさん存在します。
シフト変更の依頼や承認が簡単に行え、管理者の負担も軽減されます。

(7) 急な変更に対応できる体制を整える

急な変更に備えておくことで、トラブル発生時もスムーズな対応が可能です。
柔軟な交代要員の確保によって、急な欠勤や変更が生じても迅速に調整ができます。

バックアップのスタッフを事前にリストアップしておけば、突発的な変更時も安心です。
他のスタッフを募らず迅速に対応でき、業務がスムーズに進みます。

2.シフト管理システムを導入するメリット

シフト管理システムの導入は、業務効率化に大きなメリットをもたらします。

システムを導入することで得られる具体的な利点について詳しく解説します。

効率的なシフト作成や公平な配分、コンプライアンスの徹底など、管理者にとって便利な機能、業務の質を高めるポイントを見ていきましょう。

(1) シフト作成の時間を大幅に削減できる

シフト管理システムを導入することで、シフト作成にかかる時間を大幅に削減できます。
システムはパターン化された作成プロセスや自動配置機能を提供し、担当者の負担を軽減します。

例えば、事前に設定したルールに基づいて、システムが自動でスタッフを割り当てることで、複雑な調整は不要です。
シフト管理にかかっていた作業時間を削減し、他の業務に注力できるようになります。

(2) シフト変更や通知がスムーズに行える

シフト管理システムでは、シフト変更や通知を迅速に行うことができます。
そのため、スタッフ同士の連絡漏れや誤解を減らし、情報共有がスムーズに進むようになります。
例えば、シフト変更をシステム上で登録すると、すぐに関連スタッフに通知が送られるため、確認が容易です。
変更手続きの手間を減らしつつ、シフト管理の透明性も高まります。

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(3) 公平なシフト配分をシステムでサポート

シフト管理システムは公平なシフト配分を支援する機能を備えています。
システムが自動で労働時間や勤務回数を均一に割り振るため、不公平感の軽減につながります。

人の手や感情を介さずに過去の勤務履歴を考慮してシフトを組むため、店長の心理的負担も小さくなるでしょう。
結果的に、スタッフ間の信頼関係を保ち、職場環境の向上にも貢献します。

(4) データ分析でシフト管理の改善が可能

シフト管理システムはデータを蓄積・分析することで改善につなげます。
繁忙期のパターンや欠勤の傾向を把握し、予測に基づいたシフト計画を立てられます。

過去のシフトデータを参照してピーク時の人員配置を最適化することで、業務効率が向上し、無駄な人件費も抑制できます。

(5) コンプライアンス対応の強化

シフト管理システムを導入することで、労働基準法や会社のポリシーに基づいたシフト作成が容易になります。
法令遵守を徹底することで、労働時間の超過や休憩の不適切な扱いを防ぎます。

具体的には、システムが自動的に労働時間の上限や休憩時間をチェックして警告を発するなどの機能です。
無理のあるスケジュールを未然に防ぐことでトラブルのリスクを減らし、安心してシフト運営が行えます。

3.自社に合ったシフト管理システムを選ぶポイント

シフト管理システムを導入する際、自社に最適な選択をすることは欠かせません。
市場には多種多様なシステムが存在するため、自社のニーズに最適なものを見つけることが重要です。

システム選定時に考慮すべきポイントについて詳しく解説します。
導入後の成功を左右する要素を確認していきましょう。

【関連記事】シフト管理システムの選び方・メリット・注意点を基本から解説！

(1) 操作のしやすさ

自社に合ったシフト管理システムを選ぶ際、操作のしやすさは重要なポイントです。
システムが使いやすければ、管理者だけでなくスタッフも迅速に操作を習得でき、導入後の定着がスムーズになります。

直感的なインターフェースやガイド付きの機能があれば、新しいスタッフでも迷わずシフトを確認したり変更したりすることが可能です。
操作性が高いシステムは、業務効率の向上に直結します。

(2) 柔軟なカスタマイズ機能

シフト管理システムは企業の特性に合ったカスタマイズ機能を備えていることが望ましいです。
柔軟な設定が可能であれば、自社のシフトルールや独自の要件にも対応でき、業務フローの一貫性を保てます。

特定の曜日や時間帯に特定のスタッフを優先的に配置するルールを設定できるシステムであれば、細かな調整が容易です。
企業内のルールに則りつつ、業務の効率化と精度の高い管理が期待できます。

(3) コストパフォーマンス

コストパフォーマンスはシフト管理システムを選ぶ上で見逃せない要素です。
システムの価格が予算内でありつつ、機能が充実しているものを選びましょう。

小規模事業向けの低コストプランや、機能の追加に応じた柔軟な料金体系があるシステムなども存在します。
無駄な機能にコストをかけることなく、効率的な管理を実現できます。

(4) サポート体制

システムを導入した後のサポート体制も、選定時に確認すべきポイントです。
トラブルが発生した際やシステムのアップデート時に迅速な対応が受けられれば、あらゆるリスクを軽減できます。

24時間対応のヘルプデスクやオンラインでのチャットサポートを提供しているシステムであれば、問題が発生しても安心して解決を図れるでしょう。
手厚いサポートは、安定した運用に欠かせない要素です。

(5) 他のシステムとの連携

他のシステムとの連携機能も考慮することが大切です。
既存の給与計算システムや勤怠管理システムと連携できれば、データの一元管理が可能となり、業務の手間を大幅に削減できます。

勤怠データが自動的に給与計算に反映されるシステムを導入すれば、手動でのデータ入力やミスを防げます。

4.シフト管理システムで効率化できる業務

シフト管理システムは、さまざまな業務の効率化に大きな役割を果たします。
日常のシフト作成や勤怠データの集計、スタッフへの通知など、従来は時間がかかる作業もシステムを導入することで大幅に簡素化できます。

シフト管理システムがどのような業務を効率化できるのか、項目ごとにまとめました。
管理者の負担が軽減され、業務全体のスムーズな運営を実現する上で参考になれば幸いです。

(1) シフト作成の自動化

シフト作成を自動化でき、手動で作成する際の時間や労力を削減できます。
自動化により、複雑な条件を考慮しながらもスムーズなシフト作成が可能です。

システムはスタッフの希望や労働時間の制限をもとに自動でシフトを組みます。
管理者が細かな調整をする必要がなくなり、効率的な運用を実現できます。

(2) 勤怠データの集計

勤怠データの集計もシフト管理システムで効率化できます。
システムがスタッフの出勤・退勤データを自動的に記録し、必要な情報をリアルタイムで収集するため、手作業による集計ミスが防げます。

日々の勤務時間や残業時間が自動的に反映され、月末の集計作業も大幅に簡素化。
勤怠管理や労務担当者の負担を減らします。

(3) スタッフへのシフト通知

スタッフへのシフト通知も効率化できる業務のひとつです。
スマホアプリも付属しているシフト管理システムを活用すると、スタッフに自動でシフトが通知され、連絡漏れや認識のずれ減少に効果的です。

シフトが確定した瞬間に全スタッフへメールやアプリ通知が送信される機能や、欠員募集の機能などがこれに当たります。
出勤せずとも迅速な情報共有が可能になり、個別の連絡に費やす時間を削減できます。

(4) 急なシフト変更への対応

急なシフト変更にも迅速に対応できるのがシフト管理システムの利点です。
システム上でシフト変更を行えば、関係するスタッフに自動で通知が届き、変更に関するトラブルを防ぎます。

スタッフの急な欠勤が発生した場合、システムが候補者を自動的に選定して通知する、欠員募集の通知を発信することで、管理者の調整作業を大幅に減らせます。

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