シフト調整は、スタッフの希望や働きやすさを考慮しながら行う必要があります。
しかし、シフト作成には様々な配慮が必要で、スタッフの不満が生じやすい場面も多くあります。

本記事では、シフト調整が必要な場面からスムーズなシフト調整のコツ、スタッフに不満を持たせないための注意点を詳しく解説します。
シフト調整に悩む店長や人事担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

1. シフトの調整が必要な場面とは

シフト調整は、スタッフの希望や店舗の状況に合わせた柔軟な対応が求められます。
しかし、スタッフから不満が出ないようシフトを調整するのは容易ではありません。
以下、シフトの調整が特に必要となる具体的な場面について解説します。

(1) 希望シフトが集まらない日時がある

希望シフトの提出時に、特定の曜日や時間帯に応募が集中し、反対に応募が少ない時間帯が出ることがあります。
このような状況では、当日出勤するスタッフに負担がかかりやすく、不満が溜まりやすくなります。
応募が少ない日時がある場合は、追加でシフトに入れる人がいないか募集する必要が出てきます。

(2) 一部のスタッフが法定労働時間を超えそうな状況

長時間労働を避けるために、シフト作成時には各スタッフの勤務時間を把握することが不可欠です。
特に、フルタイムのスタッフや複数の店舗で働くスタッフの場合、法定労働時間を超えると労働基準法に抵触する可能性があります。
長時間勤務になりそうなメンバーの労働時間を調整し、他のスタッフに分散するなど、負担を均等にする工夫が必要です。

(3) 急な欠勤に対して代理スタッフが必要

急な欠勤は、店舗運営に大きな影響を与えるため、代理での対応が求められます。
事前に代替出勤が可能なスタッフをリストアップしておくことで、欠勤時の対応をスムーズに行えます。
普段からスタッフ同士の協力体制を築いておくことで、急な欠勤への対応がしやすくなり、不満も少なくなります。

2. スムーズなシフト調整のコツ

シフト調整をスムーズに行うためには、日々の業務やスタッフの特性をしっかりと把握しておくことが大切です。
シフト作成時にあらかじめ考慮すべきポイントを押さえておくことで、無理なく効率的に調整できます。
スムーズなシフト調整に役立つ3つのコツを紹介します。

(1) 必要な人員配置を事前に把握しておく

大前提として、店舗の売上や客数の動向を分析し、曜日や時間帯ごとに必要な人員を事前に把握しておくことが重要です。
混雑する曜日や時間帯には多くのスタッフを配置し、逆に閑散とする時間帯には最低限の人員で対応するなど、効率的なシフトを組むための基準を設定しておきましょう。
事前に人員配置の基準があれば、シフト作成時に迷うことなく必要な人員を配置できます。

(2) スタッフのスキルをデータ化する

スタッフごとに持っているスキルや経験をデータ化しておくと、シフト調整がスムーズになります。
例えば、レジ担当や調理担当など、スタッフの得意分野をリストにしておくことで、各シフトに必要なスキルを持つスタッフをバランスよく配置できます。
新人にも無理させることなく業務の効率を上げ、スタッフの満足度も向上します。

(3) スタッフ個人の事情を考慮する（子育て中のパート、学生のテスト期間など）

個々の事情を考慮することも、スムーズなシフト調整のためには欠かせません。
子育て中のパートスタッフは特定の時間帯しか働けない場合があります。

また、学生スタッフにはテスト期間中や就職活動などの配慮が必要です。
スタッフの事情をあらかじめヒアリングしておくことで、無理のないシフトを組むことができます。
現場の不満を減らすだけでなくスタッフのモチベーション向上にもつながります。

3. シフト調整でスタッフに不満を持たせないための注意点

シフト調整はスタッフの働きやすさに直結するため、一人ひとりへの配慮が必要です。
スタッフの不満を減らすには、本人の希望や人間関係を考慮しながらシフトを組む必要があります。
ここでは、スタッフに不満を感じさせないための4つの注意点について解説します。

(1) スタッフの希望を最優先で考える

シフト作成時には、まずスタッフの希望を最優先に考慮する姿勢を持ちましょう。
全ての希望を100%叶えることは難しいかもしれませんが、希望を聞き入れようとする姿勢を見せるだけでも、スタッフの満足度は向上します。
希望を可能な限り反映しつつ、店舗の運営に必要な人員配置を調整することで、不満を最小限に抑えられます。

(2) スタッフ同士の人間関係も考慮する

スタッフ間の人間関係も、シフト調整の際に意識すべきポイントです。
人間関係の悪化は職場の雰囲気に影響し、仕事の効率低下にもつながります。
仲が悪い人同士のシフトを避けるなど、スタッフの関係性を考慮してシフトを組むことで、働きやすい環境を作り、スタッフの不満を減らすことができます。

(3) 希望休などは公平平等に付与する

希望休の付与については、スタッフ全員に公平性を保つことが重要です。
特定のスタッフだけが優遇されていると感じさせないよう、希望休の回数や条件を全員に周知し、ルールに基づいて運用しましょう。
公平なシフト調整は、スタッフの信頼を得るためにも欠かせません。

(4) スタッフとのコミュニケーションを重視する

シフト調整の際には、スタッフとのコミュニケーションを重視しましょう。
希望や事情をしっかりと聞き取り、調整結果についても丁寧に説明することで、スタッフの納得感が高まります。
また、定期的なミーティングや意見交換の場を設けることで、シフト調整に関する問題点や不満を早期に解消できます。

4.シフトの調整に役立つシフト管理システムの機能

シフトの調整をスムーズに行うためには、シフト管理システムの活用がおすすめです。
システムを導入することで、シフト作成や調整の手間を省き、スタッフとのコミュニケーションも円滑に進められます。
ここでは、シフト管理システムの中でも特に役立つ機能をいくつか紹介します。

(1) スタッフの希望シフト収集機能

スタッフの希望シフトをシステム上で簡単に収集できる機能です。
スマートフォンやパソコンから希望を提出できるため、スタッフの負担も軽減されます。
また、システム上で一括管理できるため、希望の確認漏れを防ぎ、効率的にシフトを調整可能です。

(2) 自動シフト作成機能

事前に設定したルールに基づいて、自動でシフトを作成する機能です。
必要な人員配置や各スタッフのスキル、希望休などの条件をシステムに設定しておくことで、最適なシフトを自動生成できます。
作成されるシフトは最新の労働法に則ったものになるため、休憩時間や休日数も自動で最適化されます。
シフトの作成時間を大幅に削減し、スタッフへの公平性も保つことができます。

(3) 勤務時間の自動集計機能

スタッフの勤務時間を自動で集計する機能です。
シフト通りに出勤した場合はもちろん、遅刻や早退、残業などもリアルタイムで反映されるため、正確な勤怠管理が可能です。
勤務時間が法定労働時間を超えてしまうスタッフがいないか確認する際にも役立ちます。

(4) シフト共有・通知機能

作成したシフトをスタッフへ共有する機能です。
システム上でシフトが公開されると、スタッフはスマートフォンやパソコンからいつでも確認できます。
また、シフトの変更や調整が発生した際には、通知機能を使ってスタッフに知らせることも可能です。
シフト変更の連絡漏れを防ぎ、スムーズな運営につながります。

(5) 代行者募集機能

急な欠勤や休みの際に、代理スタッフを募集できる機能も備わっています。
シフトの変更が必要な場合、システム上で代行者を募り、希望者を手軽に見つけることができます。
スタッフ同士で調整できるため、店長や管理者の負担を軽減し、急なシフト調整に対応しやすくなります。

(6) スタッフのスキル管理機能

スタッフのスキルや資格、業務経験をシステムに登録しておく機能です。
シフト作成時に、特定のスキルが必要なポジションに適切なスタッフを配置でき、業務の効率化に役立ちます。
スタッフの育成状況を把握することで、スキルに応じた柔軟なシフト調整が可能です。

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