スタッフが働きやすいシフトを作成することは、職場全体の雰囲気や業務効率に大きな影響を与えます。
スタッフ目線に立ったシフト管理は、従業員のモチベーションを高め、信頼関係を構築する鍵です。

この記事では、シフト管理が上手な店長になるためのポイントや、スタッフに喜ばれるシフト作成のコツ、シフト管理システムでできることを紹介します。
シフト管理の質を高め、職場全体の働きやすさを向上させるヒントになれば幸いです。

1.シフト管理が上手な店長の特徴

シフト管理は、店長としてのスキルを試される重要な業務です。
スタッフ目線に立ち、全員が働きやすいシフトを組むことが求められます。

適切なシフト管理は、従業員のモチベーションや業務効率を向上させ、職場全体の雰囲気を良好に保つ鍵となります。
ここでは、スタッフに信頼され、職場全体のバランスを保つために必要な店長の特徴をいくつか紹介します。

(1) スタッフの状況をしっかり把握している

シフト管理が上手な店長は、スタッフ一人ひとりの状況を細かく把握しています。
そのため、急な欠勤や特定の事情での対応も迅速にでき、スムーズな運営を維持できます。

たとえば、学生スタッフの試験期間や子育て中の従業員のシフト希望を事前に考慮するなどです。
個々の事情を汲んでおくことで、働きやすい環境を作れます。

(2) スタッフの意見を積極的に取り入れている

スタッフの意見や声を定期的に取り入れると、シフト管理の透明性が高まります。
従業員がシフトに対する不公平感を抱きにくくなり、信頼関係の向上につながります。

定期的なミーティングやアンケートで、シフトに関する要望を聞く方法が一般的です。
シフトに関する意見交換をおこなうことで、スタッフの意欲を高めます。

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(3) 公平なシフトを組むことを心掛けている

シフト作成が上手な店長は、スタッフ間の公平性を意識し、特定の人に過度な負担をかけないようにしています。
平等なシフトは、全員が安心して仕事に取り組むための最低条件です。

代表的なのが、土日祝日など、週末のシフトです。
週末のシフトを均等に分けるよう工夫することで、偏りがなくなり、従業員間の協力も促進されます。

(4) 柔軟な対応力を持っている

予期せぬ事態や急な変更が発生した時こそ店長の腕の見せ所です。
柔軟に対応できる店長はシフト管理に優れていると言えます。

急な人員不足にも迅速に対応し、スムーズな店舗運営ができるかどうかが鍵です。
交代要員のリストを事前に準備しておくと、問題発生時にも素早い対応ができます。

(5) 効率的なツールを活用している

シフト管理の上手な店長は、効率的なツールを導入し、作業を効率化しています。
人的なミスを減らし、シフト作成の負担を軽減する土台となります。

例えば、スタッフが自分でシフト希望を入力できるシステムやアプリの活用が効果的です。
管理者が手作業で調整する必要が減り、時間も節約できます。

スタッフ目線のシフトを作成するメリット

スタッフ目線を取り入れたシフトは、単なるスケジュールの調整以上の価値を生み出します。
職場全体の働きやすさを向上させるだけでなく、業務効率やサービス品質にも好影響をもたらします。

スタッフ目線のシフトを作成することで得られる具体的なメリットについて詳しくまとめました。

(1) 従業員の満足度と職場環境の向上

スタッフの立場を意識したシフトは、従業員の満足度が高まり、職場の雰囲気が良好になります。
従業員が仕事に対して前向きになり、業務への意欲も向上するでしょう。

スタッフの希望を積極的に取り入れ、誰に対しても公平なシフトは、働きやすさを感じさせます。
従業員は不満のない状態で、積極的に業務に取り組むようになります。

(2) 離職率低下・人材定着

スタッフ目線でのシフト作成は、離職率低下・人材定着にも効果的です。
個々に配慮されたシフトを経験すると、職場への満足度が高まり、長期間勤めることにつながります。

特定のスタッフに負担が集中しないよう配慮するだけでも重要です。
現場の不満が少なくなり、職場への定着率が向上します。

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(3) チームワークの向上

スタッフの希望や都合を考慮したシフトは、チーム内の協力と連携を促進します。
公平なシフトでお互いが支え合う文化が生まれ、全体の協力がスムーズになるでしょう。
他の従業員が助け合う姿勢を持ちやすくなり、業務の進行も円滑になります。

(4) 急な欠勤への柔軟な対応

スタッフの意見を反映したシフトは、突発的な欠勤にも柔軟に対応できる環境を整えます。
従業員がシフトに納得していれば、急なシフト変更にも協力的になるでしょう。

スタッフが交代や応援に前向きであれば、人員不足にも迅速に対応できます。
緊急時でも業務への影響を最小限に抑えて、安定したサービス提供につながります。

(5) 業務効率とサービスの向上

スタッフが納得したシフトは、モチベーションを高め、業務効率を向上させます。
その結果、顧客対応やサービスの質も向上し、顧客満足度を高める要因となります。

従業員が疲労感を感じにくいシフトを組む、希望通りに休暇を取得させる、などは特に効果的です。
気持ちよく働ける環境で、より良いサービスを提供でき、職場全体の生産性が上がります。

スタッフに喜ばれるシフト作成のコツ5選

スタッフが喜ぶシフトを組むことは職場の生産性や士気を高めるために欠かせません。
スタッフの希望や意見を反映し、公平かつ柔軟なシフトを作成することで、従業員の満足度が向上し、職場全体の協力体制が強化されます。

ここでは、スタッフに喜ばれるシフト作成の具体的なコツを5つご紹介します。
これらを取り入れることで、働きやすい職場づくりに一歩近づけるでしょう。

(1) スタッフの希望を優先的に反映する

スタッフに喜ばれるには、なるべく彼らの希望を優先的に反映することが重要です。
これにより、働きやすさが向上し、従業員の満足度も高まります。

例えば、重要な予定や学業などの個別事情を考慮したシフト調整は、スタッフに「自分が尊重されている」と感じさせ、信頼関係を強化できます。

(2) フェアなシフト配分を心がける

公平なシフト配分は、全てのスタッフにとって欠かせません。
特定の人に負担が偏ることを防ぎ、スタッフ全員が仕事に集中できる環境を提供できます。

例えば、週末や繁忙期の勤務が偏らないよう注意することで、従業員の間に不公平感が生まれず、チーム全体の協力意識を高められます。

(3) 定期的な意見交換を実施する

定期的な意見交換の場があれば、スタッフの意見を取り入れやすくなり、満足度の高いシフトが実現できます。
意見交換は、店長とスタッフのコミュニケーションを円滑にし、協力的な職場環境を生み出します。

月に一度のミーティングでシフトに関する不満や改善案を話し合えば、より柔軟な対応が可能です。

(4) 柔軟なシフト調整を可能にする

スタッフの予期せぬ予定変更にも対応できる柔軟なシフト作成は、働きやすい職場の基盤になります。
急な欠勤や変更が発生しても、ストレスが少なくスムーズな業務運営ができるでしょう。

例えば、事前に交代可能なスタッフをリストアップしておく方法が有効です。
急な調整にも迅速に対応でき、スタッフからの評価も高くなります。

(5) スタッフのスキルや経験を考慮したシフト割り当て

スキルや経験を考慮したシフトは、業務効率が向上し、スタッフ自身の成長にもつながります。
個々の能力を最大限に活かし、職場全体のパフォーマンスを高めることが可能です。

特に、新人スタッフには先輩と一緒のシフトを組むことで、自然とフォローが得られ、効率的な育成が実現します。

シフト管理システムでできること

シフト管理システムは、店長や管理者の業務を効率化し、スタッフにとっても働きやすい環境を提供するための強力なツールです。
シフト作成の時間を短縮し、情報共有のスムーズさや変更対応の迅速化を実現できます。

また、勤怠管理システムとの連携により、正確な記録と最適なシフト作成が可能です。
ここでは、シフト管理システムで実現できる具体的なポイントをいくつかご紹介します。

(1) 自動シフト作成で業務負担を軽減

シフト管理システムは、自動でシフトを作成する機能を備えているものが存在します。
シフト作成にかかる時間が短縮され、効率的に運営を進めることが可能です。
自動的に最適なシフトを組むことができるので、手作業の調整が不要になります。

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(2) スタッフとの情報共有がスムーズに

シフト管理システムは、スタッフとの情報共有を円滑にし、迅速な連絡が可能です。
シフトの確認や変更の際にもすれ違いを防ぎ、対応がスピーディになります。

シフトの更新や変更があった際に、自動で通知が送られる機能などがこれに当たります。
全員が最新情報を共有でき、無駄な確認作業を減らせます。

(3) シフト変更や交代の効率化

シフト管理システムを使えば、スタッフが自分でシフト変更や交代の希望を申請でき、店長の負担を軽減します。
直接職場に出向いたり、毎回店長が対応する必要がないため、双方にとって効率的です。

システム上で簡単に交代希望を出し、他のスタッフや店長が承認すれば自動的に変更が反映されます。
全てシステム内で管理でき、シフト表にも自動反映されるのでムダがありません。

(4) 勤怠管理との連携で正確な記録を実現

シフト管理システムは、勤怠管理システムと連携も可能です。
従業員の労働時間を一元管理でき、記録漏れや誤りを防ぎます。
勤務開始・終了時の自動打刻機能と連動させることで、紙のタイムカードや手入力が不要になり、管理業務を効率化できます。

(5) データ分析でシフト作成の最適化

シフト管理システムには、過去のデータを分析し、次回の作成に活かす機能があります。
繁忙期やスタッフの働きやすさを考慮した最適なシフト作成が可能です。たとえば、過去の勤務データから忙しい時間帯や曜日を特定し、必要な人員を確保します。
業務の効率化とスタッフの負担軽減を同時に実現できます。

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