シフト管理を実践する上で、「アプリ」の役割は非常に大きなものがあります。 シフト管理上での「アプリ」は、希望休の申請機能や確定シフトの確認機能、および店舗と従業員との間のコミュニケーション機能などの提供をしています。

当コラムでは、シフト管理およびシフト管理システムの中で重要な枠割を担う「アプリ」の役割と機能について、開発側の視点から解説します。

1.シフト管理システム上でのアプリの位置付け

シフト管理を実践するために、専用に開発されたクラウド型のシフト管理システムを導入する企業が増えています。

専用のシフト管理システムでは、①WEBサーバー上で稼働するソフト、②従業員が利用するスマホ上で稼働するソフトの2種類で構成されているものが多くあります。

例えば、WEBサーバー上で稼働するソフトとして、以下の機能があります。

• 従業員マスターなどのマスターメンテナンス機能
• 月間勤務シフト表の作成機能
• 日々の作業割当表の作成機能
• シフト表や作業割当表の印刷機能
• 各従業員への情報伝達機能
• 上位システムとのデータ連携機能、等々

一方、スマホ上で稼働するソフトとしては、以下のような機能があります。

• 勤務シフトや希望休の申請機能
• 確定勤務シフトの確認機能
• 確定作業割当の確認機能、等々
• シフト表や作業割当表の印刷機能

このように、シフト管理システムでは、WEBサーバーが受け持つ機能とスマホが受け持つ機能があり、それぞれが連携しながら各種サービスを提供しています。

なお、スマホ上で稼働するソフトを通常は「アプリ」と呼んでいます。アプリとは「アプリケーションソフト」を短くした呼び方ですが、スマホ上で稼働するソフトを総称して「アプリ」と呼ぶケースが多いです。

2.シフト管理システムでアプリを利用している理由

(1)プッシュ通知による情報配信機能の利用

シフト管理システムで、スマホアプリを利用する最も大きな理由として、「プッシュ通知」による情報配信機能があります。

スマホユーザーは、迷惑メールの防止するためにPCメールの受信を拒否しているケースが多くあります。
また、メールの場合は、メールソフトを起動しない限りはメール内容を確認することができず、メールを見落とす危険性もあります。

一方、プッシュ通知では、情報が届いたときにお知らせしてくれる機能があり、確実に情報を届けることができます。 多くのパートやアルバイトが働いている小売業、サービス業では、確実に情報を届けることが極めて重要になります。
この点が、シフト管理システムでアプリを利用している最も大きな理由です。

(2)スマホユーザーの多くはアプリに慣れ親しんでいる

もう一つの理由は、スマホユーザーにとってアプリは日常的に使用しているソフトであり、アプリのインストールや更新、利用と言った一連の操作に習熟している点があります。
また、情報伝達のツールにしても、通常のEメールよりも手軽なLINEなどにより馴染みがある点も理由に挙げられます。

シフト管理システムでは、店舗で働く従業員とのやり取りが日常的に発生します。
例えば、

• 希望シフトや希望休の申請（従業員→店長／管理者）
• 確定シフトの連絡（店長／管理者→従業員）
• 欠員時の追加募集（店長／管理者→従業員）
• 緊急時の会社連絡（会社→従業員）

などです。

従業員とのやり取りの中でスマホは必須媒体になりつつあり、アプリの役割は今後とも増大していくものと思われます。

3.シフト管理システムでアプリを活用する場合の留意点

(1)シフト管理システムに最適なアプリのタイプ

アプリの種類としては、以下の３つに分類されます。

• WEBアプリ
• ネイティブアプリ
• ハイブリッドアプリ

(2)シフト管理システムでは、ハイブリッドアプリが最適

3種類のアプリの内、シフト管理システムでは、ハイブリッドアプリが最も適しています。

一方、ネイティブアプリだけで多くの複雑な機能を開発しようとすると、コストと期間が膨大にかかってしまいますし、実現そのものが難しい機能も多々あります。

また、シフト管理システムでは機能改善も頻繁に発生しますので、バージョンアップしたアプリを頻繁にリリースする必要があり、利用者にとっては煩わしいものとなってしまいます。

このような理由から、WEBアプリの良い点とネイティブアプリの良い点を併せ持ったハイブリッドアプリがシフト管理システムでは最善です。

おすすめのシフト管理アプリについてまとめたページもぜひご覧ください。

プロが選ぶ！シフト管理に役立つおすすめ無料アプリ7選

4.今後シフト管理システムに求められるアプリの機能

(1)店舗業務をより確実に実施するためのタイマー機能

小売業やサービス業の店舗では、実に多くの業務が分刻みで行われています。
従って、開始予定時間が過ぎてしまった業務や実施そのものが行われなかった業務などが発生してしまう可能性があります。

そこで、当日の作業スケジュールを基に、作業開始10分前になったら担当者のスマホにお知らせメッセージを送信する機能などは有効だと言えます。この場合も、プッシュ通知を利用することで確実に担当者に案内を出すことが可能となります。

(2)LINEのような双方向のメッセージやり取り機能

店舗と従業員、または従業員同士のメッセージのやり取りでは、一方通行というより双方向でのやり取りが大半だと思います。
多くの人は、LINEアプリなどで気軽にメッセージ交換を行っていますから、シフト管理上でのやり取りもLINEのようなメッセージ交換ができれば、従業員にとってはシフト管理に対するイメージも向上するのではないかと考えています。

(3)カレンダーアプリとの連携機能

シフト管理で作成された業務スケジュールを、グーグルアプリなどのカレンダーアプリと連携することで、普段使用しているカレンダーアプリへ自動的に業務スケジュールを連携することができます。
これにより、両方のアプリに2重登録する必要がなくなり、スケジュール忘れや間違いも防止できると思われます。

導入実績No.1シフト管理システム「アールシフト」

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アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

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アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！