煩雑なシフト作成を効率的に進めるために、シフト作成システムやシフト作成ソフト（アプリ）を導入する企業が増えています。 この記事ではシフト作成システムでできること、シフト作成システムを選ぶ際の注意点、おすすめのシフト作成システムについて、 シフト作成システム開発会社であるオーエムネットワーク株式会社独自の視点でまとめました。ぜひ参考にしてください。

1.シフト作成システムとは？機能・できること

従業員から希望を取り、それらを自社のルールと照らし合わせながらシフトを作成する業務。毎月頭を悩ませる店長やオーナーも多いようです。
「シフト作成システム」とは、その名の通り、シフトの作成に関わる業務の自動化を叶えるシステムのことです。
シフト作成システムの具体的な機能は以下の通りです。

①	希望休や希望シフトを従業員から収集できる機能
②	収集した希望休や希望シフトを基に勤務シフト表を作成できる機能
③	確定した勤務シフト表を従業員にフィードバックできる機能
④	日々の作業を適切な従業員に割り当てる作業割当表を作成できる機能

これらは従来、紙ベースで作成したり、エクセルやマクロを使って作成していた部分ではないでしょうか。
また、上記基本機能の他に以下のオプション機能もシフト作成システムで利用可能になってきました。

①	勤怠管理システムとシフトデータをやり取りできるデータ連携機能
②	店舗間で従業員を融通し合える店舗応援機能
③	従業員が不足する時間帯に従業員を募集できる欠員募集機能
④	指示した作業が実施されたか否かを把握できる作業実績把握機能
⑤	日々の必要人員を売上予測や客数予測から計算できる必要人時算定機能

小売業、サービス業の店舗では、実にさまざまな作業がおこなわれています。それらに合わせた最適なシフト表が作成できるよう、シフト作成システム側もオプションの充実をはかっています。

2.なぜ今シフト作成システムが重要なのか

(1)シフト作成システムは経営に求められている

シフトを効率的に作成することを目的とした「シフト作成システム」は、現在数多くのシステムが販売され、また実際に使用されて効果も発揮しています。

近年、パートやアルバイトの確保が難しくなっている状況などから、シフト作成システムに対するニーズは年々高まっています。

通商産業省の「商工業実態基本調査」による小売企業における経営課題をみると 「低価格競争」の40.8％が最も高く、次いで、第2位が「大型店との競合」の35.3％、 第3位が「後継者がいない」の33.7％となりました。小売企業においては、この3つが大きな課題となっています。 また、「人材の確保、育成」の25.2％、「資金調達、債務保証」の20.2％が、これに続いています。

（出典： 通商産業省「商工業実態基本調査」より））

通商産業省の「商工業実態基本調査」を見ると、シフト作成システムに対するニーズの直接的な理由としては「人材の確保、育成」が挙げられますが、「低価格競争」や「大型店との競合」と言った課題も間接的ではありますがシフト作成システムに対する大きなニーズの源になっています。
すなわち、企業が「低価格競争」や「大型店との競合」に勝ち抜く為には、自店の労働生産性を向上させる必要があります。
そのため、店舗における労働生産性の向上に資する「シフト作成システム」が求められているのです。
この傾向が今後進展すれば、それに呼応してシフト作成システムも重要性が増していくと考えられます。

(2)シフト作成システムが経営面で果たす役割について

「シフト作成システム」が経営面で果たす役割は、以下の３つに集約できます。

• ①労働生産性の向上
• ②従業員の働き方改革
• ③シフト作成者の負荷軽減

①労働生産性の向上

「低価格競争」や「大型店との競合」と言った局面で最も求められるのが「労働生産性の向上」です。
低価格や競合力強化を実現する為には、無駄な人時投入は徹底して排除しなければなりません。
そこで求められるのが無駄な人時投入を削減するツールとしてのシフト作成システムです。
紙やエクセルでの作成では限界があり、何らかのシステム的なフォローがないと労働生産性の向上までは持っていけないのが現状ではないでしょうか。
シフト作成システムを用いて労働生産性を向上させる場合最も重要なのは「見える化」を実現する機能です。
この見える化を実現する機能で、「どこに、どれだけのムダな人時投入があるか」を把握することができます。

下記のサンプルグラフは、店舗別の必要人時、投入人時を表したもので、どの店舗に過剰な人時が投入されているかがわかるようになっています。

（出典： 大野勝「最強のシステム」プレジデント社より））

②従業員の働き方改革

次にシフト作成システムが果たすべき役割として重要なのが、従業員の働き方改革に資する機能です。
具体的には従業員が望む形での働き方をシフト作成面から保証できるようにする機能になります。
厚生労働省のホームページに、働き方改革に関する以下の記述があります。

～「働き方改革」の目指すもの～

我が国は、「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」「育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化」などの状況に直面しています。
こうした中、投資やイノベーションによる生産性向上とともに、就業機会の拡大や意欲・能力を存分に発揮できる環境を作ることが重要な課題になっています。
「働き方改革」は、この課題の解決のため、働く方の置かれた個々の事情に応じ、多様な働き方を選択できる社会を実現し、働く方一人ひとりがより良い将来の展望を持てるようにすることを目指しています。

（出典： 厚生労働省の「働き方改革」の実現に向けて））

働き方改革を推進する意味でも、シフト作成システムの果たすべき役割は非常に大きいのではないでしょうか。
従業員のライフスタイルにあった働き方を支援できるシフト作成システムが今後ますます重要になってきます。

③シフト作成者の負荷軽減

シフト作成システムに求められる機能の中で最も大きな要望が「シフト作成者の負担軽減に資する機能」です。
シフト作成の苦労を十分理解している現場のシフト作成者から、非常に大きな期待が寄せられています。

シフト作成システムに対する具体的な要望として、以下のようなものがあります。

• ・雇用契約書で書かれている条件を必ず守ることができるシフト作成
• ・急な残業や休日出勤をさせなくても済むシフト作成
• ・土日出勤や早朝深夜シフトが特定の人に偏らないシフト作成
• ・所定の有給休暇日数を消化できるシフト作成

上記を実現できれば、現場のシフト作成者にとっては非常に頼もしいシステムであると言えます。
働く従業員側から見ても喜ばれるシフトが作成でき、シフト作成者の精神的負担も大幅に改善されるはずです。

【関連記事】シフトの自動作成は店舗の効率アップに貢献

3.シフト作成システム導入時の注意点

シフト作成システムを導入する場合、以下の点を考慮する必要があります。

①	現状の課題と改善目標の明確化
②	改善目標にマッチした投資計画
③	社内推進体制の構築
④	従業員への啓蒙活動
⑤	従業員への操作教育
⑥	アフターフォロー体制の構築

①〜⑥の対応を本部側がきちんとおこなうことで、システムの導入を成功に導くことが可能になります。
また、一度構築した「社内推進体制」や「アフターフォロー体制」を維持しいていくことも非常に重要です。
「担当者が交代し、シフト作成システムの展開が上手く行かなくなる」というケースは頻繁に耳にします。
システム導入や店舗展開をするのは人であり、担当者が交代する際は十分な引継ぎが必要になります。　

4.シフト作成システムを選ぶ際の手順

(1)まずはシステム導入目的で選ぶ

シフト作成システムを導入する際に最も重要なのは、自社がシステムを導入する目的を明確にし、その目的に最もマッチしたシステムを選定することです。
よくある導入目的を以下に挙げましたので、自社に共通する項目がないかチェックしてみてください。

①	希望シフトなどの収集は人手を介さず自動的に収集したい
②	収集した希望シフトなどを次月のシフト表へ自動的に反映させたい
③	同じシフト作成者が複数店舗のシフト表を同時に作成したい
④	要員が不足する店舗には本部応援を組み込んだシフト表を作成したい
⑤	日別や時間帯別の要員過不足が極力生じないシフト表を作成したい
⑥	必要な作業が適切なスタッフに割り当たるシフト表を作成したい
⑦	スタッフの休みが平等に取れるシフト表を作成したい
⑧	変形労働時間制に対応したシフト表を作成したい
⑨	労働基準法を逸脱しないシフト表を作成したい
⑩	勤怠管理システムとのデータ連携をしたい
⑪	人事管理システムとのデータ連携をしたい
⑫	売上管理システムとのデータ連携をしたい
⑬	スタッフの欠員が生じた時に素早く募集ができる様にしたい

システムを導入する前に、自社のシフト作成システムに求める機能、導入する目的は何かを踏まえた上で、それが確実に実現できるシステムを選定する必要があります。
シフト作成システムの機能は説明を聞いただけでは十分に理解できない部分もありますので、実際に検証用のシステムを導入して機能を確認する必要があります。

(2)運用の方法でシフト作成システムを絞り込む

導入目的にマッチしたシフト作成システムの候補を選定したら、次にそれらのシステムの中から、自社のシステム運用計画（どのようにシステムを運用したいのか）に最もマッチしたシステムを選定することになります。

よくある運用計画として、以下のようなものが挙げられます。

①	外部のクラウド環境を利用してシステムを稼働させたい
②	各店舗でのシフトの作成を24時間365日可能としたい
③	関連システムとのデータ連携は夜間のバッチ処理としたい
④	データ連携時のエラーは即座に把握したい
⑤	シフト作成は店舗のチーフ以上の権限としたい
⑥	店舗のシフト作成状況を本部からリアルタイムに把握したい
⑦	申請→承認フローを紙ベースから電子ベースにしたい
⑧	スタッフらのシフト申請の締切を毎月20日としたい
⑨	2ヶ月先までのシフト申請を同時に受け付けたい
⑩	部門によっては半月ごとのシフト作成を可能としたい

これらの運用計画の中から、自社が求める運用計画を実現できるシステムを選定する必要があります。いくら良い機能が揃っているシステムでも、運用面で満足できないものでは効果が十分に発揮できません。
シフト作成システムは、多くの店舗で、実にさまざまなスキルの人達が使用するものですから、特に運用面では細心の注意が必要です。
そのため、本格的に導入を決める前に、本部や店舗で実際に使う人を巻き込んだテスト運用をおこなうことも大切です。

(3)システム投資対導入効果を評価する

自社が求めるシステム導入目的およびシステム運用計画とマッチしたシフト作成システムが選定できたら、次に「システム投資対導入効果」の評価が必要になります。

シフト作成システムの導入で期待される効果を計数で把握する場合、以下の２つの視点が必要になります。

①	システム導入でシフト作成時間がどれだけ削減できるか 通常シフト作成業務は、1)希望シフトの収集→2)次月シフト表への転記→3)次月シフト表の作成→4)スタッフへのシフト表伝達→5)シフト表の最終調整といった流れになります。 この一連の業務に要する時間が現状どれくらいで、システム導入によってどれだけ短縮できるかを見積もる必要があります。ここで短縮できた時間を金額換算することで、導入効果を算出できます。
②	システム導入で無駄な人員投入をどれだけ削減できるか もう一つは「無駄な人員投入をどれだけ削減できるか」です。現時点でどこにどれだけの無駄な人員投入をしているか知り、導入するシフト作成システムがそれを可能とする必要があります。 削減可能な人員投入時間を見積もり、この時間を金額換算することで導入効果を算出できます。

以上２つの導入効果の合計金額がシフト作成システムの導入コストに見合っているか否かを判断し、最終的なシステム導入判断を行うことになります。
自社の目的や計画が不十分なまま、導入コストだけを見てシフト作成システムを選定した為、結果的に無駄な投資に終わってしまった失敗事例を数多く見受けます。
複雑なシフト条件を加味しながら最適なシフトを作成しようとするシフト作成システムでは、導入前の十分な検討が必要不可欠です。

5.プロが比較！おすすめシフト作成システム13選

ここからは、シフト作成システムの開発会社でもある私たちオーエムネットワーク株式会社が選んだ、おすすめのシフト作成システムを紹介します。
企業規模や業種、機能面を比較しながら、ぜひ自社にあったシフト作成システムを見つけて下さい。

(1)大手小売業で導入数3年連続No.1「アールシフト」

シフト作成を通じて生産性向上・業務効率化まで叶えるシステムが「アールシフト」です。

シフト自動作成機能の精度、勤務・作業の予実管理、人事予測、人件費管理まで、現場だけでなく企業経営にもプラスにはたらく機能を徹底追及。

導入店舗数は全国で10,000店を突破し、日本を代表する小売業・サービス業の企業様にも多数採用されています。

アールシフト公式サイトへ

(2)人手不足解消に貢献「シフオプ」

直感的な操作でシフト作成・シフト管理ができるシフト作成システムです。

スタッフの最適配置、最適活用に長けており、あらゆる業種や業態に対応。

勤怠管理システムや給与管理システムとの連携も可能です。

シフオプ公式サイトへ

(3)やりとりも作成も効率化「Airシフト」

シフト表の作成やスタッフとのチャット、細かい業務の調整などの機能を備えたシフト作成システム。

シフト表画面を開きながらスタッフ-店長間でチャットができるのが特に便利です。

人員の不足を調整する場合の時間変更依頼もシステム上から簡単におこなえます。

Airシフト公式サイトへ

(4)JRシステムが提供「勤務シフト作成お助けマン」

IT業界、保険会社、金融機関などで導入されているシフト作成システム。

勤務シフト作成お助けマンには「Day」と「Time」二種類があり、Dayは早番・遅番・夜勤などのシフト作成に、Timeはパートやアルバイトのシフト作成に適しています。

「みどりの窓口」を支えるJRシステムが提供する安全性の高いサービスである点も強みです。

勤務シフト作成お助けマン公式サイトへ

(5)テレワーク機能も搭載「AKASHI」

シフト作成・シフト管理・勤怠管理・工数管理などさまざまな使い方ができるシステムです。

従業員ごとに細かい労働条件を設定でき、シフト作成や勤怠管理がよりスムーズにおこなえます。

テレワーク中の従業員をリアルタイムで確認できる機能や、残業申請や休日出勤申請などの機能も揃っています。

AKASHI公式サイトへ

(6)勤怠管理全般に対応「ジョブカン勤怠管理」

バックオフィスのさまざまなクラウドサービスを提供するジョブカンシリーズで、シフト作成やシフト管理に対応しているのが「ジョブカン勤怠管理」です。

ジョブカン上でシフトの申請、シフト作成、増員募集などがおこなえます。

シフト作成以外の機能も充実しており、たとえば打刻機能ではICカード、指紋認証、LINE、Slackなどさまざまな方法が用意されています。

ジョブカン公式サイトへ

(7)誰でもラクラク勤怠管理「Touch On Time」

シフト作成をはじめ、シフト管理や勤怠管理全般の機能が揃ったシステムです。

フレックスタイム制、変形労働時間制、3交代勤務などさまざまなスタイルに対応。

予実管理や概算人件費の計算などの機能も用意されています。

Touch On Time公式サイトへ

(8)使いやすさにこだわった「jinjer勤怠」

シフト作成から労働時間の集計、有休や残業時間の管理までリアルタイムで一括管理できるシステム。

希望シフトの収集〜承認、反映までスムーズに進めることができ、効率的なシフト作成が可能です。

申請も承認もスマホ上で完結できます。

jinjer勤怠公式サイトへ

(9)医療・介護・ヘルスケア業界のための「ほすぴタッチ」

病院とコラボレーションして開発されたシフト作成・シフト管理システム。

シフト表自動作成からスタッフ管理まで、直感的な画面操作で、誰でも簡単に使いこなせます。

医療・介護業界ならではの複雑なシフト条件、勤務ルールにもカスタマイズ無しで対応しています。

ほすぴタッチ公式サイトへ

(10)豊富な機能を簡単に使える「シフティー」

シフト作成にかかる時間を大幅に短縮できるシフト管理システムです。

スタッフがスマホから出した希望シフトはシフト作成画面に自動で反映され、すぐにシフト表が作成できます。

月間シフトだけでなく、ワークスケジュールタイプのシフト表も作成可能です。

シフティー公式サイトへ

(11)無料で始められる「oplus」

「まずは自動でシフト作成できるだけでOK」という方におすすめなのが、oplusです。

管理者および登録スタッフが100ユーザーまでなら、基本機能がすべて無料で使えます。

シフト作成以外に、従業員に通知を送るメガホン機能、コミュニケーションの場として使える掲示板機能などがあります。

oplus公式サイトへ

(12)従業員を一元管理「スマレジ・タイムカード」

シフト作成から勤怠管理、プロジェクト管理、給与計算まで一元管理できるシステム。

シフト作成機能では勤務パターンからワンタッチで作成することも従業員から希望をとって作成することも可能です。

シフトの有無、勤務予定時間などは従業員にも管理者にも見やすいよう、シフト表示が工夫されています。

スマレジ・タイムカード公式サイトへ

(13)シンプル操作が人気「Sync Up」

店舗のシフト作成、シフト管理はもちろん本部でのデータ集約や分析機能も充実した、複数店舗シフト作成システムです。

シフト作成、他店舗ヘルプ調整、労務管理、など、シンプルながら必要な機能は全て揃っています。

現場のモチベーション向上のために、スタッフへの評価や感謝を贈る「メダル機能」などもあります。
Sync Up公式サイトへ

導入実績No.1シフト管理システム「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！