シフト管理と勤怠管理を一元化することで、店舗運営をどのように効率化できるのでしょうか？
シフト作成や勤怠管理はそれぞれ異なる業務ですが、これらを連携させることで、業務の見える化や労働時間の正確な把握が可能になり、運営全体の質が向上します。
本記事では、シフト管理と勤怠管理の役割や連携のメリットを徹底解説します。

1.シフト管理と勤怠管理の役割について

シフト管理と勤怠管理の目的は「労働生産性を向上させること」にあります。
これを実現するためには、「人と仕事に関するマネージメント」のレベルアップが必要です。
シフト管理と勤怠管理の役割の違いについて、さまざまな角度で解説しました。

(1)シフト管理と勤怠管理の守備範囲

シフト管理が受け持つ範囲と、勤怠管理が受け持つ範囲は明確に分かれます。

• シフト管理：人件費計画、人時計画、シフト計画、作業計画、作業管理
• 勤怠管理　：人件費管理、人時管理、勤怠管理

シフト管理では計画機能がメイン、勤怠管理では実績機能がメインです。
計画と実績をタイムリーに比較することで、課題の発見・改善が可能になります。

ちなみに「作業管理」は新しい分野です。
従来の勤怠管理では該当機能を有していません。
そのため、比較的新しい仕組みであるシフト管理に含めるのが妥当です。
実際、弊社オーエムネットワークの店舗向けシフト管理システム「アールシフト」では、作業計画と連動して作業実績の把握機能も提供しています。

(2)シフト管理の守備範囲は広い！

シフト管理の方が勤怠管理より守備範囲は広くなります。
計画機能の方が実績機能よりも複雑であり、確かな精度も求められます。
統計手法やAI手法など、シフト管理の分野は日々進化している状況です。

一方、勤怠管理は勤怠実績データの収集がメイン。
機能的にはシフト管理よりも単純です。
データ収集方法の種類は増加していますが、機能面では大きな変化はありません。

従って、今後、益々シフト管理のウエイトは大きくなることが予想されます。
機能面での拡充も進んでいくでしょう。

シフト管理の基本についてプロ目線で解説した記事もぜひお読みください。

(3)シフト管理と勤怠管理はデータ連携が重要！

シフト管理と勤怠管理の融合で最も重要なのは、両者間でのデータ連携です。
シフト管理から勤怠管理に連携するデータ、逆に勤怠管理からシフト管理に連携するデータのそれぞれを見ていきましょう。

シフト管理から勤怠管理に連携するデータとして、以下があります。

• 次月の勤務シフトデータ（有休や特休予定も含む）
• 当月の変更シフトデータ

次月の勤務シフトデータは、シフトが確定した時点で勤怠管理側にデータが連携されます。
当月の変更シフトデータは、確定したシフトに対して変更があった都度、勤怠管理側にデータ連携されます。

逆に、勤怠管理からシフト管理に連携するデータとして、「日々の勤務実績データ」が挙げられます。

日々の勤務実績データは、勤怠側で収集された実績データを毎日シフト管理側にデータ連携されます。

上記の図は、PDCAサイクルに則った、シフト管理と勤怠管理間のデータ連携を表したものです。
シフト管理と勤怠管理の各データをマネジメントサイクルに合わせて連携させることで、業務の質が向上します。

2.シフト管理と勤怠管理を連携するメリット

シフト管理と勤怠管理、それぞれの業務を連携させることで、従業員の管理や店舗の運営が一気に効率化できます。
具体的なメリットとしては以下の通りです。

・正確な労働時間を把握できる
・シフト変更や調整がスムーズになる
・コンプライアンスの強化
・業務効率化と時間の削減
・従業員の満足度向上
・リアルタイムで状況把握が可能

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

勤怠管理とシフト管理の両方ができるシステムについて紹介している記事もあわせてご覧ください。

(1)正確な労働時間を把握できる

シフト管理と勤怠管理を連携することで、従業員の実際の労働時間を正確に把握できます。
シフト表の勤務時間と、従業員が打刻した勤怠情報が自動的に照合され、手動入力のミスや不正のリスクが大幅に減少します。

たとえば、予定より早く退勤した場合や残業が発生した場合も、システムがリアルタイムでデータを修正し、正確な勤務時間を記録可能です。
これにより、労働時間の管理が効率化され、賃金計算も正確に行えるようになります。

(2)シフト変更や調整がスムーズになる

急なシフト変更や欠勤が発生した場合でも、シフト管理と勤怠管理を連携させていることで、迅速かつスムーズに対応できます。
通常、シフトの変更があると、その内容を勤怠システムにも反映させる手間が生じますが、システムが自動的に修正を行うことで、その手間を大幅に削減可能です。

急な病欠で従業員がシフトに入れなくなった場合、変更後のシフトが即座に反映され、他の従業員との調整も迅速に行えます。
店長やシフト担当者の業務負担が軽減されるだけでなく、チーム全体の運営もスムーズになります。

(3)コンプライアンスの強化

労働時間管理のコンプライアンスを強化するために、シフト管理と勤怠管理の連携は非常に有効です。
連携システムを使用することで、労働基準法に準拠した労働時間の管理が容易になります。

法定労働時間の上限や、休憩時間の適切な付与などの基準が守られているかどうかを人の目で判断するのは至難の業です。
システム側で管理しておこけば、従業員の過剰な残業が発生しないように警告が表示され、コンプライアンス違反のリスクが低減されます。
法令違反を防ぎつつ、適正な労働時間管理を行うことができるため、企業の信頼性が向上します。

(4)業務効率化と時間の削減

シフト管理と勤怠管理を一元化することで、店長やシフト管理者の業務効率が大幅に向上し、業務にかかる時間を大幅に削減できます。
従来、シフト調整や勤怠データの入力・修正は手動で行われることが多く、時間も労力もかかっていました。
システムを導入することで、シフトの変更や勤怠記録の更新がリアルタイムで自動化され、手作業のミスも減少します。

シフト調整にかかる時間を半分以下に短縮できれば、その分、他の重要な業務に集中できるようになり、店舗運営全体の効率が向上します。

(5)従業員の満足度向上

シフト管理と勤怠管理のシステムを導入することで、従業員の満足度も向上します。
シフトの透明性が高まり、シフト変更や調整の際に不公平感が軽減されるからです。

システムを使うことで、従業員が自分の勤務状況を正確に把握でき、シフトの希望や休暇申請がスムーズになります。
シフト管理システムでは、従業員がシフトの希望や変更をオンラインで簡単に確認・申請可能です。

コミュニケーションも円滑になり、従業員同士のトラブルも減少します。
働きやすい環境が提供され、従業員のモチベーションや定着率が高まる効果があります。

スタッフの満足度向上につなげるためのシフト作成方法をまとめた記事もあわせてお読みください。

(6)リアルタイムで状況把握が可能

シフト管理と勤怠管理を統合することで、リアルタイムで従業員の勤務状況を把握できるます。
これにより、突発的な問題やトラブルにも迅速に対応が可能です。

たとえば、急なシフト変更や従業員の遅刻・早退が発生した場合でも、システム上で即座に状況を確認でき、他の従業員との調整がスピーディに行えます。

さらに、各店舗の状況を遠隔地からでも確認できる機能や複数店舗の管理機能があるシステムも。
チェーン展開する大企業には非常に有効です。
リアルタイムでの状況把握が可能になることで、店長や管理者はより柔軟かつ迅速な対応ができ、運営の安定性が高まります。

3.これからのシフト管理システムと勤怠管理システム

シフト管理や勤怠管理を効果的に推進していく上で、システムの有効活用は必要不可欠です。
これからは、シフト管理システムの一部として勤怠管理システムを位置付ける認識が時代にマッチしていきます。

シフト管理は未来を予測する機能がメインですが、シフト調整の実施や従業員の管理も左右するもの。
予測機能向上は、これからのシフト管理システムに欠かせません。
シフト管理システムの重要性はさらに増していくと予測できます。

一方、勤怠管理システムは、スマートフォンの活用や生体認証といった分野が進んでいます。
勤怠管理そのものの機能はそれほど変化することはなくとも、シフト管理システムとの連携により、操作性や機動性をアップさせる方向に動くでしょう。

小売業・サービス業のシフト管理システム「アールシフト」

(1)導入店舗数1万店超のシフト管理システム

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズが可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評いただいております。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！