効率的なワークスケジュールの作成は、小売業やサービス業の成功に不可欠です。
この記事では、ワークスケジュールや作業割当表の作り方や活用方法を紹介します。
店舗管理における人件費とマンアワー予算の最適化についても詳しく解説しますので、是非参考にしてください。

1.ワークスケジュール・作業割当表の基本

(1)ワークスケジュールとは

「ワークスケジュール」とは、一人ひとりの仕事内容や勤務時間を明らかにした1日単位の勤務計画のこと。

売上予算や客数予測などに基づいて、店舗で必要となる作業を、いつ・どの人に・どれだけ割り当てれば良いかを計画して作成します。

(2)作業割当表とは

「作業割当表」は、ワークスケジュールで計画されたものを、従業員に提示可能な形でまとめたもの。
作業割当表があれば、日々の必要な業務を確実に実施できます。
作業割当表を作成する行為そのものを「ワークスケジューリング」とも呼びます。

店長や部門長には、売上予算や客数予測と連動した「人件費予算」も考慮した作業割当表の作成が求められます。
これらを両立することで、売上予算の達成だけではなく、人件費予算も考慮した「利益予算」の達成が可能になります。

2.なぜワークスケジュールが重要なのか

近年、人手不足や人件費高騰を受けて、人件費の管理が厳しく問われています。
ただし、単純に人件費を抑えることは、サービスの質低下にも繋がりかねません。
人件費の抑制とサービスレベルの維持という二律背反する問題を解決する必要があります。
その為の有効な手段として、ワークスケジュールの計画や作業割当表の作成が必要です。

3.ワークスケジュールの具体的な中身

ワークスケジュールは、日々の「やるべき仕事」を効率良く確実に実施するためにあります。
「やるべき仕事」を明確にすると、「やるべきではない仕事」も同時に浮かび上がります。

従業員に対して作業指示がないと、今やらなくて良い仕事をやっていたり、優先順位の低い業務を進めてしまうことも。

ワークスケジュールが上手に機能するためには以下の中身が大切です。

(1)日時・人数・所要時間・スキルなどの基本情報

ワークスケジュールでは、日別、時間帯別の作業が明確になっている必要があります。

作業の所要時間、投入人数、必要スキルなども明確に定義しましょう。

(2)誰がいつ何をやるかを明確化した作業指示

ワークスケジュールとセットで考えたいのが作業指示です。

誰が・いつ・何を・どのように行うかが明確な作業指示書を用意しましょう。

4.作業割当表の作り方

当お役立ち情報では、ワークスケジュールや作業割当表について、その定義や基本的な作成方法について述べました。小売業やサービス業の店舗では、口頭による作業指示が大半を占めているのが現状です。しかし、労働生産性を向上させようとするなら、ワークスケジュールの計画は避けて通れないと言えます。ワークスケジュールや作業割当表を介して店舗の生産性を向上させたいと考えている経営者および店舗管理者の方には、是非参考にして頂きたいと思っています。

(1)作業割当表は事前準備が大切

作業割当表は、従業員への作業指示がメインです。
・店舗にはどのような作業があるのか

・従業員構成や従業員のスキルはどうなっているのか

を事前に明らかにしておきましょう。

そのためには、店舗で必要な作業を曜日別、時間帯別に洗い出した上で、洗い出した作業に従業員を割り当てる工程が必要です。
これをベースに日々の具体的な作業割当表を作成します。

これを人手だけで行うのは難しく、管理者の負担が大きくなります。
そこで役立つのが、作業割当表作成機能を備えたシフト作成システムです。
シフト作成システムを導入すれば、誰でも同レベルの作業割当表を作成できます。

(2)MH（マンアワー）も管理する

作業割当表は、従業員と作業の記載だけで完成ではありません。

作業割当表でも、必要MHと投入MH、および過不足MHを時間帯別に算出する必要があります。
過不足MHがわかれば、従業員が不足している時間帯を認識できるため、事前に手を打つことが可能になります。

事前に打てる手としては、

・従業員の公休日を調整する（曜日別時間帯別）

・作業の組み立てを変える

・他部門や他店舗から応援をもらう

などが考えられます。

ただし、作業割当表の場合、前日に過不足MHが分かっても対応できません。
遅くとも数日前には作業割当表を作成する必要があります。

作業割当表に求められる機能としては、「①従業員に作業を割り当てる機能」と「②過不足MHの算出機能」の2つです。

5.人件費予算とマンアワー予算の違い

人件費予算を考慮することが「ワークスケジュール」では重要ですが、人件費予算のままでは「ワークスケジュール」を具体的に進めることができません。
金額ベースの「人件費予算」を人時ベースの「マンアワー予算」に変換する必要があります。

マンアワー予算は、売上予算を人時売上高で割ることで下記の様に求められます。

マンアワー予算(MH)　＝　売上予算(円)　÷　人時売上高(円／MH)

例えば、

売上予算＝10,000,000円、人時売上高＝5,000円の場合

マンアワー予算 ＝ 10,000,000 ÷ 5,000 ＝ 2,000MH

となり、月間で2,000MHの人時投入が認められることになります。

この月間2,000MH以内に投入MHを抑えることで、結果的に人件費予算内に収めることが可能になります。 人件費予算という金額だけでは、日々の計算が面倒で現実的ではないと言えます。

ただ2,000MHに平均時給を掛けても、必ずしも人件費予算にはピッタリ合いません。
時給単価が異なる人が働いていますので、どうしても誤差は生じます。

大切なことは、マンアワー予算を活用して、日々の作業をムリ・ムラ・ムダなく如何に進めるかということです。

おわりに

ワークスケジュールや作業割当表の基本や、作成方法について紹介しました。
小売業やサービス業の店舗では、口頭による作業指示が大半を占めているのが現状です。
しかし、労働生産性を向上させようとするなら、ワークスケジュールの計画は避けて通れません。
ワークスケジュールや作業割当表を介して店舗の生産性を向上させたい経営者および店舗管理者の方は、是非参考にしてください。

小売業・サービス業のシフト管理システム「アールシフト」

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