シフト作成やシフト管理にお悩みのチェーン店スタッフは多いと思います。
特に飲食業界では、繁忙期と閑散期の変動が大きく、スタッフの配置を適切に行うことが求められます。

手作業でのシフト作成は手間がかかるだけでなく、ミスやトラブルの原因となりがちです。

本記事では、シフト作成と管理に関する具体的なコツや、シフト管理システムを活用することで得られるメリットを紹介します。
実際にシフト管理システムを導入した有名企業の事例も紹介します。
ぜひ参考にしてください。

なお、飲食業のシフト管理に特化した記事もございます。
そちらもあわせてご覧ください。

飲食業界におけるシフト管理とは？業務特性に基づいて紹介

1.チェーン店におけるシフト作成のコツ6選

チェーン店のシフト作成は、効率的な店舗運営を行うために重要な要素です。
スタッフの希望を反映しつつ、繁忙期と閑散期を考慮した人員配置はもちろん、効率的なシフトパターンを用意することが求められます。

さらに、系列店舗間での協力体制を確立することで、よりスムーズな運営が可能です。
シフト作成のポイントを具体的に解説します。

(1) スタッフの希望を重視する

スタッフのシフト希望をできる限り反映させることは、モチベーション維持と定着率向上に役立ちます。
特に、家庭の事情や学業との両立を図りたいスタッフに対して柔軟な対応をすることで、満足度が高まり、無断欠勤や退職のリスクを減らせます。
シフト希望を集めるために、事前にアンケートを取るか、シフト管理システムを活用して、簡単に希望を入力できる仕組みを整えると良いでしょう。

(2) 繁忙期と閑散期のバランスを考慮する

シフト作成時には、店舗の繁忙期と閑散期を予測し、それに応じた人員配置を行うことが重要です。
繁忙期には多めのスタッフを配置し、閑散期には無駄な人件費を抑えるために適切な人員に調整します。
スタッフの疲弊を防ぎながら、サービスの質を保つことができます。
閑散期・繁忙期それぞれに必要な人員予測ができるシフト管理システムもおすすめです。

繁忙期と閑散期のシフト作成のコツをまとめた記事もぜひあわせてお読みください。

繁忙期と閑散期それぞれのシフト作成のコツとは？変形労働時間制についても解説！

(3) 効率的なシフトパターンを用意する

シフト作成時に、一定のパターンを決めておくと、作業が効率化されます。
例えば、早番・中番・遅番のパターンでスタッフを配置するなどの方法です。
標準化されたシフトパターンは、スタッフの予定が立てやすくなります。

(4) シフトの柔軟性を持たせる

シフトにはある程度の柔軟性を持たせることが大切です。
突発的な事情での休みや急な出勤要請に対応できるよう、予備スタッフを確保したり、シフト交換のルールを明確にしておきましょう。
ルールを設けておくことで、スタッフの安心感が高まります。

(5) 事前のシフト調整でトラブルを防ぐ

シフトは早めに作成し、スタッフに周知することで、トラブルを未然に防止できます。
スタッフがシフトに納得しているか確認し、事前に調整を行うことが重要です。
直前のシフト変更や欠勤を避けることができ、店舗運営における混乱を防ぎます。

(6) 系列店舗との協力体制を確立する

複数の店舗を持つチェーン店では、系列店舗間でのシフト調整が必要になります。
このため、店舗間の協力体制を確立することが重要です。
ある店舗が人手不足の際、他店舗から応援を派遣できる仕組みを構築することで、全体のリソースを効率的に活用できます。
また、シフト管理システムを導入することで、店舗間での情報共有が円滑になり、迅速な対応が可能です。

2.チェーン店におけるシフト管理のコツ5選

シフト作成と同様、シフト管理もスタッフの働きやすさや店舗の運営を左右する要素です。
店舗間のヘルプや適切な人員配置によるコスト削減も欠かせません。

また、シフト変更時のスムーズな連携やシフト管理の自動化は、スタッフの満足度向上につながります。
チェーン店向けにシフト管理のポイントを具体的にまとめました。

シフト管理の基本をまとめた記事もぜひ参考にしてください。

【プロが解説】シフト管理の基本とは？目的・方法・コツを伝授

(1) 店舗間でのスタッフ共有（ヘルプ）のルールを作る

チェーン店では、店舗間でのスタッフの共有（ヘルプ）の活用が非常に重要です。
効果的にヘルプを活用するためにも、明確なルール作りを実施しましょう。
ヘルプを要請できるタイミング、ヘルプスタッフへの報酬や勤務条件、交通費や時間の管理など、詳細な規定を定めるようにします。
こうしたルールは、事前に全スタッフに周知しておくことで、円滑な店舗間の協力体制を築くことができます。

(2) リアルタイムでのシフト調整を可能にする

突発的な欠勤や急な変更に対応するためには、リアルタイムでシフトを調整できる仕組みが必要です。
シフト管理システムを使えば、スタッフが自分のスマートフォンから簡単にシフトの確認や変更リクエストを行えます。
また、管理者もリアルタイムでシフトを確認し、必要に応じて調整が可能です。
急な変更にも迅速に対応でき、店舗の運営に支障をきたすことが少なくなります。

(3) 適切な人員配置でコストを削減する

人員配置の適正化は、シフト管理の最重要課題の一つです。
必要以上に多くのスタッフを配置すると人件費が無駄になります。
逆に、不足すればサービスの質が低下します。
繁忙期と閑散期それぞれの適切な人員は、過去のデータを分析しなければ明確になりません。
時間帯ごとの来客数データを分析し、それに基づいて最適な人員を配置することで、コスト削減が可能になります。
適切なシフト管理では、無駄な残業を減らし、スタッフの働き方を改善できます。

(4) シフト変更時のスムーズな連携

シフト変更は避けられない事態ですが、スムーズな連携でトラブルを防止できます。
シフト管理システムやスマホアプリなどを活用すれば、スタッフがスマホ上で変更リクエストを提出できます。
承認された場合には、関連する全スタッフに自動で通知が届く機能も備えたツールを活用しましょう。
システムを使わない場合でも、明確な変更手続きのルールを設けておきます。
変更が確定したらグループチャットで全員に通知するなど、連携の徹底を図ることが重要です。

(5) シフト管理の自動化による作業効率化

シフト管理業務は手間がかかる作業ですが、自動化することで大幅に効率化できます。
Excelのマクロを使った自動化や、シフト管理システムの自動作成機能がおすすめです。
シフト作成にかかる時間が大幅に削減され、管理者は他の業務に集中できます。
また、自動化によってシフトの公平性や一貫性が保たれ、スタッフの満足度も向上します。

3.チェーン店がシフト管理システムを使うメリット

チェーン店の運営における効率的かつ公平なシフト管理は、スタッフの満足度向上や店舗全体のパフォーマンス向上に直結します。
従来の手作業によるシフト作成や管理には多くの課題がありましたが、シフト管理システムを導入することで、これらの問題が解消できます。
また、業務効率向上やトラブルの減少といった多くのメリットを得ることが可能です。
以下、シフト管理システムを活用することで得られる具体的なメリットを詳しく解説します。

シフト管理システムを導入する際の注意点をまとめた記事もぜひ参考にしてください。

シフト管理システムを導入しよう！最新機能・注意点・選定のポイント

(1) シフト自動作成機能で業務効率アップ

シフト管理システムには、スタッフの過去のシフト履歴や店舗のニーズに基づいて自動的にシフトを作成する機能が搭載されています。
この機能を利用することで、シフト作成にかかる時間や労力が大幅に削減可能です。
自動作成されたシフトは、データに基づいて最適化されているため、無駄のない人員配置が実現します。

シフト自動作成に関する記事もございますのであわせてお読みください。

シフトの自動作成の方法は？おすすめシステム5選＆導入事例を紹介

(2) スタッフがシフト希望をスマホで出せる

シフト管理システムを導入することで、スタッフはスマートフォンやパソコンを使って簡単にシフトの希望を提出可能です。
紙ベースでの希望提出や口頭でのやり取りが不要になるので、管理側にとって大きなメリットと言えます。
スタッフも手軽に希望を出せるため、シフト作成における不満やストレスが軽減されます。

(3) 全員に公平なシフトが作成できる

シフト管理システムは、公平性を重視したアルゴリズムを用いてシフトを作成します。
特定のスタッフに過度な負担がかかることを防ぎ、全員に均等なシフトが作成可能です。
公平なシフトは、スタッフのモチベーションを維持し、働きやすさや満足度向上につながります。

(4) シフト作成のミスやトラブルが減少する

手作業のシフト作成では、ミスや漏れが発生する可能性がありますが、これらを最小限に抑える点もシフト管理システムの強みです。システムではスタッフの勤務可能時間や労働条件を自動的に考慮してシフトを作成します。
また、シフト変更や調整もシステム上で行えるため、情報伝達のミスが防げます。

(5) 店舗間でシフト管理方法が統一される

チェーン店では、複数の店舗でシフト管理を行うことが一般的です。
シフト管理システムなら、各店舗間で統一された方法でシフト管理が行われます。
どの店舗でも同じ基準でシフトが作成され、管理者が異なる店舗を担当する場合でもスムーズに業務の引き継ぎができます。
また、店舗間の連携が強化され、効率的な運営が可能です。

(6) 店舗間のヘルプが容易になる

シフト管理システムを利用することで、店舗間でのヘルプがよりスムーズになります。
各店舗のシフト状況や人員配置をリアルタイムで確認できるため、急な人手不足にも迅速に対応可能です。
ヘルプを要請する際も、システム内で統一された手順に従うため、各店舗間での連携が円滑に進みます。

4.チェーン店のシフト管理システム活用事例

ここからは、チェーン展開している有名企業のシフト管理システムを活用した事例を2つ紹介します。
いずれも、小売業・サービス業の大企業（従業員1,000名以上の企業）における導入社数5年連続No.1の「アールシフト」を活用した事例です。

株式会社オオゼキ様／全店で1500万円以上のコスト削減を達成

レジ部門におけるシフト表を自動作成することで、シフト作成時間を８０％も削減。さらに、人員投入の ムリ・ムラ・ムダを徹底して削減することで、全店で1500万円以上ものコスト削減に成功。 また、MH管理によって見える化を推進して、店舗応援の効率化やパート採用の効率化を実現しています。

オオゼキ様のアールシフト導入事例について、インタビュー内容もぜひご覧ください。
オオゼキ様のシフト管理システム導入事例

株式会社ロフト様／シフト作成時間50％削減・「見える化」推進

シフト自動作成機能でシフト作成時間が半分以下になることを確認後、わずか3ヵ月で100以上の店舗へのシステム展開を完了。
各スタッフのスキルも考慮したシフト表が自動作成でき、本社にいるスタッフも自席のパソコンから各店舗のシフト作成状況を確認できるようになり、 シフトの見える化が大きく前進しました。

ロフト様のアールシフト導入事例について、インタビュー内容もぜひご覧ください。
ロフト様のシフト管理システム導入事例

チェーン店にぴったりのシフト管理システム「R-Shift」