近年、多様な働き方の普及により、効率的なシフト管理が重視されるようになりました。一方で、シフト作成やシフト管理は、店長さんにとって負担の大きい業務となっています。現在、国内にはさまざまなシフト管理システムが市場に存在し、どれが自社にあっているのか、どんな違いがあるのか疑問に思っている担当者の方も多いと思います。この記事では、シフト管理システムの基本的な機能やメリット、選び方のポイント、選ぶ際の注意点について詳しく解説していきます。

1.シフト管理システムとは？

(1)シフト管理システムでできること

①希望シフトの申請

シフト管理システム（シフト作成システム）では、従業員の希望シフトや希望休をシステム上で申請してもらうことができます。
各自スマートフォンから申請できるため、シフトを申請するためにわざわざ店舗に出向いたり、手書きで提出する必要がありません。
また、希望シフトの提出締め切りもシステム上で管理できるため、提出期限が近づいたらアラートを出したり、未提出の人に通知を送ったりすることもできます。

②シフト表の自動作成

曜日や時間ごとの必要人員、必要な作業、従業員情報（雇用契約内容、月間公休日数）と希望シフト内容を照合し、シフトを自動作成することができます。
ただし、自動作成の精度はシステムによって異なるため、独自性の高いシフト作成を求める際は注意が必要です。
例えばオーエムネットワーク社が提供する「アールシフト」のようなシフト管理システムなら、複雑な条件を考慮したシフト表を最短1分で作成できます。

③シフトの共有・調整・変更

作成したシフトは、システムを通じて従業員に共有できます。
スマートフォン向けアプリが提供されているシステムなら、従業員がいつでも自分のシフトを確認できます。
欠員募集や店舗間応援といったシフト作成後の調整も、シフト管理システムで完結できます。

(2)シフト管理システムとエクセルのちがい

シフト管理システムやシフト管理ソフトの役割は、エクセルやアプリでのシフト管理とは大きく異なります。

エクセルやアプリの場合、シフトの【作成】がメインの使われ方がほとんどで、【管理】の使われ方をすることはあまりありません。

ただ、エクセルやアプリによるシフト管理に課題を感じている企業が多いのも事実です。

オーエムネットワーク社が独自に実施したアンケート調査（小売・サービス業100社、回答率85%）によると、「エクセルやアプリによるシフト作成上の最大の課題」として、以下のような結果を得ることができました。

「シフト表作成までに多くの時間を要している」が全体の過半数を占め、「シフトに対する従業員の不満が無くならない」と合わせると70%以上を占めています。

エクセルの場合、従業員への公平感や、過不足人員の調整などは作成者が考える必要があるため、どうしてもシフト表完成まで時間がかかってしまうのが現実です。

2.シフト管理システムの種類

(1)対象業種から見た分類

シフト管理システムを対象業種で分類すると、「介護や医療などの業種特化型」と「業種にこだわらない汎用型」に分けられます。
業種特化型は、業種の特性を加味した機能が豊富で、自社にマッチしたシフト作成が可能です。
特性を加味する分、提供機能は多くなりやすく、コスト面や運用面で負担が大きいです。
汎用型は、あらゆる業種が必要とする機能に絞られており、導入までの期間は短く、費用も抑えられます。
業種ごとの特性を反映する場合、カスタマイズ対応となる為、別途コストと期間が必要です。

(2)企業規模から見た分類

企業規模で分類する場合は「1,000人以上の企業向け」「中小企業向け」に分けられます。
1,000人以上の企業向けシステムは、数万人規模のシフト作成が可能で機能も豊富にあり、複雑な要求にも対応可能です。
大量データを素早く処理する必要があるため、中小企業向けよりもコストはかかります。
中小企業向けの場合、対象人数や機能要件が大企業向けより少ない分、導入までの期間とコストも抑えられますが、自社向けの独自仕様や複雑な機能を要求する場合、別途カスタマイズが必要です。

(3)主力機能から見た分類

主力機能で見た場合は「シフト管理機能中心型」「勤怠機能中新型」に分けられます。
シフト管理機能中新型は、シフト管理専用に開発されたシステムである為、高度なシフト作成も可能です。
多くは勤怠管理が別システムとなる為、データ連携は別途開発の必要があります。
勤怠機能中心型の場合、シフト管理機能はシステムの中の１サブシステムという位置付けで、コスト面は低く抑えることが可能です。
ただしシフト作成面での機能の豊富さに欠け、満足のいく導入ができない場合があります。

(4)カスタマイズ可否による分類

カスタマイズ可否での分類は「カスタマイズ強化型」「カスタマイズ不可型」に分けられます。
カスタマイズ強化型は自社の特性や要望を加味したシフト管理が可能、シフト作成自動化率も向上します。
ただし本格導入までにカスタマイズの期間とコストが必要で、システムバージョンアップも簡単にできない可能性があります。
カスタマイズ不可型はカスタマイズの期間のコストがかからず、システムのバージョンアップも簡単です。
自社の特性や要望は加味できないため、シフト作成の手修正が多くなる可能性が高いです。

3.シフト管理システム導入のメリット

(1)店舗におけるムリ・ムラ・ムダの見える化

店舗における大きな課題は、どこにムリ・ムラ・ムダがあるのかが分からない点にありました。
「従って、どこを改善したら良いかが分からず、なかなか具体的な改善には結び付かない状況でした。
シフト管理システムを導入することで、日別・時間帯別のムリ・ムラ・ムダが、人時(マンアワー)という単位で具体的に把握でき、今まで漠然としていた状況を客観的に分析可能になります。

(2)スタッフのモチベーション維持・向上

従来のシフトは作成者の主観で組まれており、客観的・合理的なものではありませんでした。
その結果、シフト表に対するスタッフの不平不満は無くならず、モチベーション低下にも繋がっていました。
シフト管理システムなら、雇用契約を守りながら日々の業務を無理なく行えるシフト表を作成可能です。

(3)店舗のシフト作成者の負荷軽減

シフト表の作成業務は、シフト作成者にとっては極めて負荷の大きなものです。
忙しい業務の合間にシフト作成をする手間も大変ですが、作成したシフトに対する、スタッフからの不平不満は無くならないものでした。
自動でシフト表を作成できるシステムであれば、シフト作成時間が短縮される上、、公平なシフトが出来上がることで現場の不平不満の減少に繋がります。

(4)店舗における労働生産性の向上

労働集約型の典型である小売業やサービス業では、製造業のように機械化で生産性を向上させることが難しく、業務の効率化が進まない現状がありました。
シフト管理システムでは仕事内容と働く人の両方を客観的に把握できます。
例えばアールシフトの場合は「人時（マンアワー）」という単位で仕事と人を把握し、ムリ・ムラ・ムダの合理的な削減、労働生産性向上を実現できます。

4.シフト管理システム導入企業事例3選

シフト管理システム導入事例(1)PPIH（ドン・キホーテ）様

大手ディスカウントショップ「ドン・キホーテ」、「アピタ」や「ピアゴ」などの総合スーパーを手がけるパン・パシフィック・インターナショナルホールディングス様。ドン・キホーテでは2016年からアールシフトを活用いただいています。

煩雑なレジ割当や勤務時間管理などの業務でアールシフトが活躍しており、今後はアピタやピアゴでも導入を予定しています。

ドン・キホーテ様のアールシフト活用事例を読む

シフト管理システム導入事例(2)アルティウスリンク様

ビジネスプロセスアウトソーシング（BPO）を主軸にコンタクトセンター（コールセンターやAI等のデジタルを活用した顧客対応）事業やITソリューション事業に取り組むKDDIエボルバ様。

従来のシフト作成では1チーム数百名規模のシフト希望を集めるだけで一苦労でしたが、2019年にシフト管理システム「アールシフト」を導入いただき、シフト作成時間の大幅な削減に成功しました。

紙中心のシフト管理からどのようにデジタルへ移行したのか、ぜひインタビューをご覧ください。

KDDIエボルバ様のアールシフト活用事例を読む

5.シフト管理システムの選び方

(1)自社に必要な機能が揃っているか

週間シフトor月間シフト、LINEなどの連絡手段との連携、多店舗でのヘルプ機能、勤怠管理システムとの連携など、シフト管理システムによって機能は異なります。

自社がシフト管理システムに求める機能を洗い出した上で、ニーズに合ったシステムを検討しましょう。

(2)操作が簡単でわかりやすいか

シフト管理システムを実際に使う店長やスタッフにとって、操作性の良し悪しは非常に重要です。

いくら機能が充実していても、複雑なパソコン操作を要したり、操作画面の情報が多すぎたりすれば、「従来のシフト作成の方が楽だ」という店長も出てくるかもしれません。

直感的に操作でき、ボタンの配置などもわかりやすく設計されているシステムかどうか、実際に使う人たちが試しながら吟味する必要があります。

(3)システム導入で「ムリ・ムダ・ムラ」が削減できるか

シフト管理システムで叶えられるのは「店長の負担軽減」だけにとどまりません。

たとえば、作業割当表の自動作成もできるシフト管理システムであれば、現場の見える化（ムリ・ムダ・ムラの把握）が可能です。

シフト管理システム導入の目的（ゴール）を現場の生産性向上と捉えることで、導入コスト以上のリターンを生むことができるのです。

6.システムを選ぶ際の注意点

(1)優先したい機能を明確にする

シフト管理システムには、シフトの自動作成に特化したものや、勤怠管理までカバーしているもの、必要な人数を自動予測する機能まで備わったものなど、さまざまな種類があります。

自社にマッチしたシステムを選ぶためには、どんな機能が必要なのか、逆にどんな機能は不要なのかを明確にしておくことが大切です。

また、機能が豊富なシステムは一見便利そうに見えますが、現場ですべての機能を活用できるとは限りません。

機能が多すぎたり使い方がややこしいと「今まで通りエクセルで作成したほうがラクだ」と言われてしまう可能性があります。

シフト管理をメインでおこなう店長やマネージャーの意見を踏まえつつ、欲しい機能が揃ったシフト管理システムを選択するようにしましょう。

(2)他システムとの連携可否を確認する

シフト管理や勤怠管理と密接に関わるのが、給与計算や労務管理です。

たとえば給与計算ソフトと連携可能なシステムを選択することで、作成したシフトや勤務実績に基づいて自動で給与計算ができます。

すでに自社で使っているシステムとの相性を確認しておくことで、店舗業務だけでなくバックオフィス業務の効率化にも繋がります。

5年連続No.1シフト管理システム「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。
シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。
システム自体の素早いレスポンスも好評です。
アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！