小売業やサービス業で働く店長さんにとって欠かせない、シフト作成業務。

実際の現場では「正直シフト作成は苦手」「シフトの組み方が下手で自信がない」という店長さんも少なくありません。

シフトの良し悪しによってはスタッフが不満を抱く可能性があるため、シフト作成は注意深く行う必要があります。

この記事では、なぜシフト作成は難しいのか、その原因と、職場でスタッフから生じやすい不満の例、スタッフに気持ちよく働いてもらうためのシフト作成のポイントについて紹介します。

1.「シフト作成が苦手」その原因は？

シフト管理業務は非常に煩雑な業務です。

どの店舗でも店長は毎月大変な思いをしてシフト表を作成しています。

そもそも、なぜシフト管理・シフト作成にこれほど苦労するのでしょうか。

以下に、店長さんがシフト作成が苦手だと感じてしまう理由をいくつか紹介します。

(1)売上目標や人件費目標を考慮する必要がある

シフト管理の役割は「人」と「仕事」を管理することです。

そのため、売上目標や人件費目標、人時目標（人件費目標÷平均時給で算出される、何時間までの人員投入が許されるかということを示す数値）などを考慮しながら、シフトを作成する必要があります。

(2)希望の集計から作成にかかる時間や手間が大きい

シフト作成には、スタッフのシフト希望を調整するだけでなく、労働法との兼ね合いや早番、遅番、休日のバランス、売上の予測などを考慮しなければなりません。

そのため、店長は、シフト作成に多くの時間と手間をかける必要があります。

(3)スタッフのシフト希望が多様化している

バイトの掛け持ち、スキマ時間での短期派遣など、近年アルバイトやパートの働き方が多様化しており、それに伴ってシフト希望も多様化しています。

また、学生や主婦の方は、授業や家事の都合に合わせて働きたい時間帯が異なります。

そのため、店長は多様なシフト希望を把握し、調整する必要があります。

(4)人手不足が深刻化している

近年、小売業、サービス業では人手不足が深刻化しており、スタッフの確保が困難な状況にあります。

そのため、店長は、限られた人数で効率的にシフトを組まなければならず、その難しさからシフト作成が苦手と感じてしまうことがあります。

(5)ミスが許されない

シフト作成においては、ミスが許されません。

スタッフの勤務時間を間違えたり、人手が足りない状態で営業を行うと、店舗の業務が滞ってしまい、来店したお客様やスタッフから不満が出てしまいます。

そのため、シフト作成に対してプレッシャーを感じ、苦手意識が生じてしまうことがあります。

【ポイントは3つ】店長のシフト管理を効率化！スタッフから喜ばれるシフト作成とは

2.スタッフが抱く「シフトへの不満」とは？

シフト制の職場においては、スタッフがシフトに関する不満を抱くことがあります。

以下に、その代表的な不満をいくつか紹介します。

(1)シフトの希望が通らない

スタッフが希望する勤務日や勤務時間帯が、シフトに反映されない場合があります。

この場合、スタッフはプライベートの予定を思うように立てる事ができません。

希望が通らないことが頻繁に続くと、「他の人を優先しているのでは？」と不満を抱く可能性が高くなります。

(2)業務の割当や時間のバランスが悪い

早番や遅番など、負担の大きい時間帯に連続で割り当てられるケースや、深夜勤務のあとに午前出勤の日が続くケースなどは、働く側にとって大きなストレスです。

また、「屋外のレジばかり担当させられる」「体力的にきつい仕事ばかり割り当てられる」など、業務内容でも不満が生じてしまう場合があります。

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(3)シフトの決め方が不透明

シフトの決定プロセスが不透明だと、「なぜ自分がそのシフトに割り当てられたのか」をスタッフが理解できず、不満やクレームに繋がりやすくなります。

シフト希望提出後、どのような手順を経てシフトが決まるのか、スタッフに知っておいてもらう必要があります。

(4)シフトが決まるのが遅い

シフトの希望提出からシフト確定までの期間が長いと、スタッフはその間プライベートの予定を決めづらくなってしまいます。　

また、シフト確定後に何度も修正版が出るようなケースも、スタッフにとってはストレスです。

「せっかくシフトが決まったから予定を入れたのに」と困らせてしまうと、職場への不信感にも繋がりかねません。

3.不満の少ないシフトを作成するためには

(1)透明性の確保

店長さんがなるべく平等に公平にシフト作成をしようと努力しても、それがスタッフにきちんと伝わっているとは限りません。

作成の手順や基準、スケジュール調整で考慮される要素（学業、育児）などについて、あらかじめ可能な限り詳しく説明し、スタッフに対して透明性を確保しましょう。

(2)業務の割当や休日の設定を公平に行う

可能な限り、スタッフが希望する勤務時間を考慮し、休日や業務の割当をフェアに行いましょう。

また、同じスタッフが続けて早番や遅番などの負担の大きいシフトに割り当てられないよう注意も必要です。

こういった場面では、シフトを自動作成する専用ツールが非常に役立ちます。

【関連記事】シフトの自動作成おすすめツール5選＆導入事例を紹介

(3)シフト作成時のミスを防止する

シフト作成は、正確な情報に基づいて行われる必要があります。

スタッフの勤務時間や休暇希望などを正確に把握し、誤ったシフトを作成しないように注意しましょう。

シフト作成時のミスによるシフトの変更は店長にもスタッフにもストレスとなるため、シフト確定前のチェックを怠らないことが大切です。

(4)スタッフとコミュニケーションを取る

一部のスタッフがシフトに不満を抱く様子は、職場の雰囲気全体に悪影響を及ぼします。

スタッフと定期的にコミュニケーションを取ることで、シフトや業務に関する不満に耳を傾け、改善していく姿勢が大切です。

店長やバイトリーダーがこまめにスタッフと対話をおこなうことで相互理解が深まるとともに、職場に対する不満を抱くメンバーが少なくなります。

​​「いまのメンバーだとこの曜日が不足しがち」「午後の時間帯を希望する人が多いので、可能な人はなるべく午前に希望を出してほしい」など、シフト作成側の困りごとをスタッフに共有しておくことで、協力者を増やすのも有効です。

以上がスタッフからの不満が生じないようにするシフト作成のコツです。

これらを完璧に遂行できれば現場の雰囲気が良くなり、業務効率アップにも繋がることは間違い有りません。

しかし、日頃からシフト管理以外の業務に追われている店長さんにとって、これらに取り組むことは容易では有りません。

特に多店舗展開しているような大きな企業であれば、店舗によって現場の雰囲気や店長さんのスキルが異なるため、シフト作成、シフト管理の質に差が生じやすいものです。

そこで活用していただきたいのが、AIを活用したシフトの自動作成をおこなえる、クラウド型のシフト管理システムです。

小売業・サービス業のシフト管理システム「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！