コラム
2023.12.20
【小売業向け】シフト管理システムおすすめ3選！企業の活用事例も紹介
システム
シフト管理
スーパーやドラッグストア、ホームセンターなどの小売業には欠かせないシフト管理業務について、悩んでいる店長さんも多いと思います。この記事では、シフト管理を効率化するための業種別の特徴や、おすすめのシフト管理システム、有名企業の事例も紹介します。ぜひ参考にしてください。
目次
1.なぜ小売業のシフト管理は大変なのか
理由(1)シフト表作成の条件が複雑
シフト表を作成する際、スタッフから提出された希望シフト、早番・遅番などのシフトパターンについて、最適と思われる組み合わせを、試行錯誤しながら作り上げていくことになります。
例えば、
- 従業員は20名
- シフトパターンは4種類（朝、昼、夜、休み）
- 30日間のシフト計画
のような簡単な条件でも、「10の360乗以上」という実に多くの組み合わせがあります。
また、シフト管理では誰がいつ出勤し、どの作業を行えば良いかを具体的に整理しておく必要があります。
そのため、「誰がいつ出勤するのか」をまとめた「勤務シフト表」の他に、「誰がいつ何の作業をするのか」についてまとめた「作業割当表」も作成しなければいけません。
「発注日に発注担当者が休みだった」といったことが起こらないよう、日々の作業割当も考慮しながら、月間の勤務シフトを作成する必要があります。
理由(2)スタッフからの不満が発生しやすい
毎月のシフトは、小売業で働くスタッフにとって非常に重要です。
特に現場から聞こえる不満として、
- シフトの変更が多い
- 急な出勤や残業がある
- 希望の日数でシフトに入れない
- 土日祝日の出勤日数に個人差がある
- 夜間や早朝の出勤日数に個人差がある
- 希望の休みを取れない
- きつい仕事が特定の人に偏っている
- 楽な仕事が特定の人に偏っている
などが挙げられます。
休みが希望通りにならない場合や、不平等な決め方をされた場合には、仕事に対するモチベーションの低下にもつながりかねません。
シフトの急な変更もスタッフの不満に繋がります。
【関連記事】アルバイトのシフト表作成を効率化！シフト管理の課題と対策
理由(3)売上目標、人時目標などにも考慮が必要
シフト管理業務では、「売上目標」「人件費目標」「人時目標」についても考慮しなければいけません。それぞれを簡単にまとめると以下の通りです。
①売上目標
店舗経営の基本となるのが売上目標です。目標達成のためには、販売、仕入、在庫、発注だけでなく人の確保、作業の段取り、作業の指示などの業務も重要です。売上目標の大小に合わせて、シフトを上手くコントロールすることが求められます。
②人件費目標
本部からは売上目標に見合った人件費予算が組まれます。その予算内でスタッフにどう勤務してもらうかを決めるのも店長の重要な役割です。スタッフはそれぞれ給与単価が異なるため、人件費目標に合わせて勤務を調整することは簡単ではありません。
③人時目標
何万円までの人員投入が許されるかではなく、何時間までの人員投入が許されるかを示すのが人事目標です。基本的には、店舗で実際に行われている作業から計算されます。
2.業種別・シフト管理の特徴を紹介
一言で小売業といっても、スーパー、ドラッグストア、ホームセンターなど、業種によってシフト管理の仕方やルールは異なります。それぞれシフト管理においてどういった特徴があるのかをまとめました。
(1)スーパーマーケットのシフト管理
レジ業務やバックヤード業務で多くの従業員を必要とするスーパーマーケット。
特にレジ業務では数十人のパートやアルバイトを要しており、レジの稼働台数や従業員のレジ割当などに頭を悩ませる担当者の方も多いです。
また、来客数が天候に大きく左右されることが多いのもスーパーの特性です。
スーパーマーケットのシフト管理における注意点を以下のコラムにまとめています。
(2)ドラッグストアのシフト管理
医薬品、化粧品、日用品など幅広い商品を扱うドラッグストア。
扱う商品数が多い分、発注や品出しと言ったセルフサービス業態の作業が多い上、医薬品販売には 登録販売者や薬剤師といった専門資格を持った従業員が必要です。
調剤薬局の機能も兼ね備えている店舗では薬剤師が常駐する必要があります。
また、登録販売者の不在時間帯が無いようなシフト表を確実に作成しなければいけません。
ドラッグストアのシフト管理で注意すべき点をまとめたコラムがありますのでぜひ参考にしてください。
(3)ホームセンターのシフト管理
衣食住の中でも主に「住」に関連した数多くの商品を品揃えするホームセンター。
売り場面積が広いこと、一般従業員の他に専門知識を持つスタッフも在籍していることから、 移動距離を考慮したシフト管理、商品カテゴリごとにグループ分けしたシフト管理が必要です。
また、屋外の園芸コーナーにもレジがある場合、夏場、冬場は従業員の負担を考えた平等なレジ割当にしなければなりません。
その他、ホームセンターにおけるシフト管理のポイントについては以下のコラムをご覧ください。
3.小売業界のシフト管理システム導入事例
ここからは、小売業界でシフト管理システムを導入した事例について紹介します。
シフト管理システム「アールシフト」を活用して、どのように業務効率化や生産性向上を実現したのか、参考になれば幸いです。
シフト管理システム導入事例(1)ロフト様
全国に店舗展開する雑貨店「LOFT」でおなじみの株式会社ロフト様では2018年春よりアールシフトを導入しました。
現在は全店でアールシフトが稼働しており、店舗業務の「統一化」「見える化」「効率化」に役立っています。
シフト管理システム導入事例(2)PPIH（ドン・キホーテ）様
大手ディスカウントショップ「ドン・キホーテ」、「アピタ」や「ピアゴ」などの総合スーパーを手がけるパン・パシフィック・インターナショナルホールディングス様。ドン・キホーテでは2016年からアールシフトを活用いただいています。
煩雑なレジ割当や勤務時間管理などの業務でアールシフトが活躍しており、今後はアピタやピアゴでも導入を予定しています。
シフト管理システム導入事例(3)オオゼキ様
東京都内を中心に多店舗展開しているオオゼキ様では、効率的かつ従業員の満足度向上につなげるため、2018年にシフト管理システム「アールシフト」を導入しました。
従来のエクセルでのシフト作成からアールシフトへ移行し、どのような変化があったのか、ぜひインタビュー記事をお読みください。
シフト管理システム導入事例(4)成城石井様
日本全国、世界各国の本当に美味しいものを取り揃えるスーパー、成城石井様。
2019年からシフト管理システム「アールシフト」を導入し、全店舗で稼働しています。
アールシフトの操作性や、情報の一元管理におけるアールシフトの良さについてお話をうかがっていますので、参考にしてください。
4.小売業におすすめのシフト管理システム3選
小売業にとって重要なシフト管理。システムを活用することで、シフト作成やシフト管理をスムーズに進めることができます。
さまざまなシステムの中でも、特に小売業界向けに開発されているものを3つ紹介します。
(1)豊富な機能を簡単に使える「シフティー」
アルバイトを多く抱える店舗におすすめのシフト管理システムです。
スタッフがスマホから出した希望シフトはシフト作成画面に自動で反映され、すぐにシフト表が作成できます。
月間シフトだけでなく、ワークスケジュールタイプのシフト表も作成可能です。
(2)従業員を一元管理「スマレジ・タイムカード」
シフト作成から勤怠管理、プロジェクト管理、給与計算まで一元管理できるシステム。
勤務パターンからワンタッチで作成することも従業員から希望をとって作成することも可能です。
シフトの有無、勤務予定時間などは従業員にも管理者にも見やすいよう、シフト表示が工夫されています。
(3)小売業・サービス業の鉄板「アールシフト」
シフト作成やシフト管理を通じて生産性向上・業務効率化まで叶える「アールシフト」。
シフト自動作成機能の精度、勤務・作業の予実管理、人事予測、人件費管理まで、現場だけでなく企業経営にもプラスにはたらく機能を徹底追及。
導入店舗数は全国で10,000店を突破し、日本を代表する小売業・サービス業の企業様にも多数採用されています。
ここからはオーエムネットワークが開発したシフト作成システム「アールシフト」について紹介します。
小売業・サービス業のシフト管理システム「アールシフト」
(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超
アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。
おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。
全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。
(2)柔軟にカスタマイズ可能
選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。
シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。
「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」
「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」
といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。
(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現
アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。
誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。
(4)直感的に操作できる現場志向のシステム
高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。
システム自体の素早いレスポンスも好評です。
シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！