コラム
2023.12.20
【企業事例あり】シフト管理やシフト表作成のコツを業種別に紹介
シフト作成
シフト管理
シフト勤務の職場において店長やマネージャーにとって大変なのが、シフト管理やシフト表作成といったシフトに関する業務です。 この記事では、シフト管理やシフト表作成の基本、自動作成の方法などとともに、小売業界やサービス業界におけるシフト管理のコツを、 実際の企業事例とともに紹介します。
当コラム記事へのリンクも多く載せておりますので、ぜひ参考にしてください。
目次
1.シフト管理の基本をおさらい
(1)シフト管理とは
シフト管理とは、【いつ・誰が・どのように作業をおこなうか決め、具体的に従業員に割り当て、 実際の仕事を通じてムリ・ムラ・ムダを把握し業務を改善する一連の管理】をいいます。
「勤務シフト表を作成する」「遅刻や欠勤の対応をする」などを指すように考える方が多いかもしれませんが、それらはシフト管理のほんの一部なのです。
各店舗のシフト管理を全社で統一して実践すれば、現場のムリ・ムラ・ムダを本部が把握できます。
さらに、現場にとって適切なシフト管理を実現すれば、店舗作業の業務効率化や従業員のモチベーション向上など、各店舗にもプラスの要素も生み出します。
シフト管理の目的や効率化についてまとめたコラムがありますのでぜひご覧ください。
シフト管理とは？シフト管理の目的・方法・効率化のコツ｜有名企業の事例も紹介
(2)シフト管理は本部と店舗で役割が異なる
シフト管理は店舗だけの問題ではありません。本部（本社）と店舗それぞれが役割を果たすことで、 現場の見える化、ムリ・ムラ・ムダの削減を実現できるのです。
例えば本部では、売上目標、人件費目標、人時(マンアワー)目標、人時売上高目標の4つの計数を把握する必要があります。
また、店舗業務の見える化、人員構成の見える化、シフト作成のルール化を推進していく立場でもあります。
一方で店舗は、本部が作成した作業や人員に関する基準を店舗の規模や特性に合わせた形へとアレンジを加えていく役割を担っています。
シフト管理における本部と店舗それぞれの役割について詳しく説明しているコラムもありますので参考にしてください。
2.シフト表作成の基本
(1)シフト作成で知っておくべきこと
シフト作成をするにあたって、「どのようにシフトを作るのか」「シフト作成で何に気をつけたらいいか」 といった疑問が出てくるかと思います。
シフト作成においては、労働基準法の遵守、スタッフの習熟度に合わせた業務の割当、人件費予算の考慮など、注意すべき点がたくさんあります。
シフト作成のコツや注意点をまとめたコラムがありますので、参考にしてください。
シフト作成の基本・コツ・注意点とは？最低限覚えておきたいポイントも紹介
(2)シフト表をエクセルで作成する場合
シフト作成方法には、「エクセルで作る方法」と「シフト作成システムやアプリなどを使う方法」、大きく2つあります。
エクセルの場合Web上にも無料のテンプレートがたくさん公開されていますし、関数やマクロを活用すればある程度の自動化も可能です。
エクセルを使ったシフト作成については、以下のコラムをご覧ください。
シフト管理表をエクセルで作成するには？作り方のポイントや便利な関数
最近ではスマホでシフト表作成もいくつか存在します。
自動作成できるアプリ等紹介しているコラムもあわせてお読みください。
【無料のシフト作成アプリも紹介】スマホアプリを活用したシフト作成・管理とは？
(3)シフト管理・シフト表作成は自動化できる
エクセルの場合、最低限の自動作成はできるものの、複雑なアルゴリズムを組み込むことや大量のデータを扱うことは難しくなります。
一方、シフト管理システム、シフト作成システムであれば、AIを活用した高精度なシフト作成が可能です。
エクセルでの自動作成とシステムを使った自動作成の違いについてまとめたコラムがありますので参考にしてください。
シフトの自動作成にはどんな方法がある？ツールの種類や導入事例を紹介
シフト作成システムを選ぶ際には、自社の業種や規模、自動化の目的に合ったシステムかどうか見極める必要があります。
シフト作成システムを選ぶ際のポイントや、おすすめのシフト作成システムをまとめたコラムもぜひお読みください。
シフト作成システムを選ぶポイントは？オススメのシフト作成ソフト（アプリ）13選
また、シフト作成システム、シフト管理システムの導入をスムーズに行なうためには、社内体制の整備やシステムに関連する情報の整理が必要です。
システム導入のポイントを解説したコラムがありますので参考にしてください。
3.スーパーマーケット・小売業のシフト管理
レジ業務やバックヤード業務で多くの従業員を必要とするスーパーマーケット。
特にレジ業務では数十人のパートやアルバイトを要しており、レジの稼働台数や従業員のレジ割当などに頭を悩ませる担当者の方も多いです。
また、来客数が天候に大きく左右されることが多いのもスーパーの特性です。
スーパーマーケットのシフト管理における注意点を以下のコラムにまとめています。
スーパーのシフト管理システム導入事例(1)
東京都内を中心に多店舗展開しているオオゼキ様では、効率的かつ従業員の満足度向上につなげるため、2018年にシフト管理システム「アールシフト」を導入しました。
従来のエクセルでのシフト作成からアールシフトへ移行し、どのような変化があったのか、ぜひインタビュー記事をお読みください。
スーパーのシフト管理システム導入事例(2)
日本全国、世界各国の本当に美味しいものを取り揃えるスーパー、成城石井様。
2019年からシフト管理システム「アールシフト」を導入し、全店舗で稼働しています。
アールシフトの操作性や、情報の一元管理におけるアールシフトの良さについてお話をうかがっていますので、参考にしてください。
4.飲食店（チェーン）のシフト管理
飲食チェーン店では、アルバイトのスタッフを多く抱えており、アルバイトの戦力化が重要な課題となっています。
また、多くの店舗では、ピークタイムが昼と夜の2回あり、それぞれに対して売上予算が設定されているケースも多いのが特徴です。
その上、調理場、フロアーなどポジションごとに必要人員を確保する必要があります。
飲食店、特にチェーン店でのシフト管理について、ポイントを以下のコラムにまとめています。
飲食業界のシフト管理システム導入事例
「ぼてぢゅう」「てっぱん屋台」などのブランドで、日本を代表する食を提供するBOTEJYU Groupホールディングス様。
レストランからフードコートまで、様々な業態で店舗を運営しているため、画一的な店舗オペレーションが難しく、 シフトの作成や人件費の管理に大きな課題意識を持っていました。
シフト管理システム「アールシフト」導入によって、どう課題を解決したのか、ぜひ以下のインタビューをご覧ください。
BOTEJYU Groupホールディングス様のシフト管理事例
5.アミューズメント・レジャー業界のシフト管理
映画館、ボウリング場、カラオケ、ゲームセンター、ネットカフェなどさまざまな業種で構成されるアミューズメント・レジャー業界。
業務面で見ると、パート・アルバイトの戦力化がやはり大きなテーマです。
また、夏休み、年末年始などの繁忙期と、それ以外の時期とで来客数にも大きな差があります。
アミューズメント業界において、実情に合わせたシフト管理をする際に考慮すべき点を以下のコラムにまとめています。
アミューズメント業界のシフト管理システム導入事例
スポーツ・エンターテイメント企業・ラウンドワン様では、2018年3月より店舗シフト管理システム「アールシフト」を全面的に稼働。
システム導入を通して、ラウンドワン様の企業コンセプトを側面から支援する仕組みを構築されています。
6.フィットネスクラブ・スポーツジムのシフト管理
フィットネスクラブでは、ジム、スタジオ、プールと言ったベーシックな構成の他に、 ゴルフやテニスのスクール、フットサルやテニスのコートなどを併設しているところもあります。
近年さらに業態が多様化し、更に、スパやサウナ、マッサージ、エステなど、リラクゼーション施設を 兼ね備えたフィットネスクラブも増えています。
レッスンプログラムのインストラクターの配置、ジム、スタジオ、プール間で従業員をどう割り当てるかなど、フィットネスクラブならではの シフト管理のポイントをコラムにまとめていますのでご活用ください。
7.コールセンターのシフト管理
日々多くの従業員の方が働いているコールセンター。パートタイマーやアルバイトと言った 非正規社員も多く、また未経験者も多く入社してきます。
従業員の流動性が比較的高い環境で、採用面、教育面、運用面などに配慮したシフト作成、シフト管理が重要です。
コールセンターにおけるシフト管理のポイントは以下のコラムにまとめています。
8.ドラッグストアのシフト管理
医薬品、化粧品、日用品など幅広い商品を扱うドラッグストア。
扱う商品数が多い分、発注や品出しと言ったセルフサービス業態の作業が多い上、医薬品販売には 登録販売者や薬剤師といった専門資格を持った従業員が必要です。
調剤薬局の機能も兼ね備えている店舗では薬剤師が常駐する必要があります。
また、登録販売者の不在時間帯が無いようなシフト表を確実に作成しなければいけません。
ドラッグストアのシフト管理で注意すべき点をまとめたコラムがありますのでぜひ参考にしてください。
9.ホームセンターのシフト管理
衣食住の中でも主に「住」に関連した数多くの商品を品揃えするホームセンター。
売り場面積が広いこと、一般従業員の他に専門知識を持つスタッフも在籍していることから、 移動距離を考慮したシフト管理、商品カテゴリごとにグループ分けしたシフト管理が必要です。
また、屋外の園芸コーナーにもレジがある場合、夏場、冬場は従業員の負担を考えた平等なレジ割当にしなければなりません。
その他、ホームセンターにおけるシフト管理のポイントについては以下のコラムをご覧ください。
小売業・サービス業のシフト管理システム「アールシフト」
オーエムネットワーク社が手がけるシフト管理システム「アールシフト」は、
おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。
全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。
(1)柔軟にカスタマイズが可能
選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。
シフト作成においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。
例えば、
「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」
「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」
といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。
(2)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現
アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。
誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。
(3)直感的に操作できる現場志向のシステム
高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。
システム自体の素早いレスポンスも好評いただいております。
実際にアールシフトを導入した企業様の事例もぜひご覧ください。
アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。
シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！