近年、シフト管理のクラウド化やシフト自動作成システム、ソフトの導入など、シフト関連業務のIT化が進んでいます。 まだ導入していない会社にとっては「エクセルで作成するのとどう違うの？」「いろんなソフトがあるけど、どう違うの？」と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。 この記事では、シフト管理システムの特徴、種類、メリット、クラウド型で使える人気のシステム13種の比較結果をまとめました。

1.シフト管理システムとエクセルの違い

(1)エクセルを使ったシフト管理の場合

シフト管理システムの役割は、エクセルやアプリでのシフト管理とは大きく異なります。
エクセルやアプリの場合、

• ・安価でシフトを作成したい！
• ・手軽にシフトを作成したい！
• ・簡単にシフトを作成したい！

など、シフトの【作成】がメインの使われ方がほとんどです。
2021年、オーエムネットワーク社が独自に実施したアンケート調査（小売・サービス業100社対象）では、「エクセルやアプリによるシフト作成上の最大の課題」として、以下の回答を得ました。

順位	課題	構成比
１位	シフト表作成までに多くの時間を要している	51%
２位	シフトに対する従業員の不満が無くならない	22%
３位	本部側から店舗のシフト作成状況が分からない	11%
４位	シフト作成者によってシフトの作り方が異なる	6%
５位以下	その他（複数）	10%

「シフト表作成までに多くの時間を要している」が全体の過半数を占め、「シフトに対する従業員の不満が無くならない」と合わせると70%以上を占めています。

(2)シフト管理システムを使った場合

シフト管理のために開発されたシステムやクラウドサービスは

• ・複雑なシフトを作成したい！
• ・自動でシフトを作成したい！
• ・平等なシフトを作成したい！

など、シフト管理における高度なニーズに対応する為に使用されるツールです。

「シフト管理システムに最も期待すること」についてアンケートを実施した結果、以下の回答を得ました。

順位	課題	構成比
１位	シフト表作成を極力自動化したい	37%
２位	ムリ・ムラ・ムダの無いシフト表を作成したい	34%
３位	本部側から店舗のシフト作成状況を把握したい	13%
４位	誰が作成しても同じレベルのものを作成したい	5%
５位以下	その他（複数）	11%

「シフト表作成を極力自動化したい」と「ムリ・ムラ・ムダの無いシフト表を作成したい」があわせて70%以上を占めています。
これらのニーズに応える為には、シフト管理に特化した高度な専用システムが必要です。
近年、クラウドサービスの進展やAI手法の実用化によって、複雑なシフト作成を自動化できる、高精度なシフト管理システムも登場しています。

2.シフト管理システムを導入するメリット

シフト管理システムを導入することで、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
代表的なメリットについて詳しく説明します。

(1)複雑なシフトを自動作成できる

＜アールシフトの画面＞

シフト表作成は非常に多くの条件を考慮する必要がありますが、エクセルでは限界があります。オーエムネットワーク社の店舗向けシフト管理システム「アールシフト」では、以下の機能を提供しています。

１）シフト作成のマスター情報を設定する機能

• ・シフト作成の条件設定（連勤・連休制限、休憩付与ルール、など）
• ・従業員情報（月間公休日数、勤務可能シフト、など）
• ・作業情報（作業分類、作業基本情報、など）

２）次月の変動情報を設定する機能

• ・予算情報（売上予算、人時予算、など）
• ・本部指示情報（月例会議、棚卸作業、など）

３）シフト表を自動作成する機能

• ・各種マスタ情報と次月変動情報、および従業員の希望シフトなどを元にシフトを自動作成

４）自動作成後のシフトをアレンジする機能

• ・過不足が生じた日時の応援や欠員募集

これらの機能によって、複雑な条件を考慮した最適なシフト表を自動で作成します。

(2)店舗のムリ・ムダ・ムラが把握できる

各店舗では売上や人件費などの目標数値を抱えながら運営しています。
従来のシフト表作成では店舗のどこにムリ・ムラ・ムダがあるのかわからず、具体的な改善に結び付かない状況でした。
シフト管理システムを導入することで、日別・時間帯別のムリ・ムラ・ムダが、人時(マンアワー)という単位で具体的に把握でき、客観的に分析可能になります。

(3)スタッフのモチベーション向上

手作業のシフトではどうしても作成者の主観が入ってしまいます。
スタッフに公平なシフト表を作成するのが難しく、現場の不満に悩む店長さんも多い可と思います。
シフト管理システムなら、雇用契約を守りながら日々の業務を無理なく行えるシフト表を作成可能です。
提出された希望を元に公平なシフトが自動で組まれるため、スタッフからの不満をなくすことができます。
シフトが確定するまでの期間が短くなることでスタッフのモチベーションUPにも繋がります。

(4)関連システムとのデータ連携ができる

＜データ連携イメージ＞

シフト作成が高度になればなる程、また対象人数が多くなればなる程、関連システムとのデータ連携が重要になってきます。

例えば、

１）従業員データの連携

⇒多くの従業員を対象にする場合には、特に従業員データの連携は必須になってきます。人事管理システムや勤怠管理システムなどから、従業員の異動データなどをシフト管理システム側へ取り込み、従業員情報の二重登録を防止します。

２）予算データの連携

⇒通常、売上予算の大小により必要とする人員数は異なってきます。その為、日々の売上予算などは、販売管理システムなどからシフト管理システム側へ取り込み、日々の必要人員の算定に利用します。

３）勤務予定データの連携

⇒システム側で作成されたシフト表から勤務予定データを作成し、勤怠管理システム側にデータ連携します。これにより、勤怠管理システム側でデータを登録する必要がなくなります。

以上のデータ連携を実装することで、シフト管理システムは小売業やサービス業の店舗運営を強力に支援します。

3．シフト管理システムの比較方法

(1)料金形態

シフト管理システムの料金は、月額制、年額制、一括購入などの形態があります。
予算や利用期間に合わせて、最適な料金形態を選びましょう。
初期費用や更新費用、オプション機能の費用などもあらかじめ確認してください。

(2)操作性

システムの操作性は、スタッフや管理者の利便性に影響します。
シフトの作成や変更、確認などの操作が簡単にできるか、スマホやタブレットなどに対応しているかは特に重要です。
最近ではLINEなど身近なアプリでシフト申請できるシステムもあります。
操作画面の見やすさや操作方法のわかりやすさもチェックしましょう。

(3)対応業種

飲食店や小売店、医療施設、コールセンターなど、業種によってシフト管理の仕方は異なります。
自社の業種に合わせて、システムの対応範囲やカスタマイズ性を確認しましょう。

(4)サポート体制

シフト管理システムの導入や運用には、トラブルや疑問が発生する可能性があります。
その際、電話やメールなどでシステム提供元と連携が取れると安心です。
その他、使い方の研修やコンサルティングなどのサービスがあるかなどを確認しましょう。

(5)システム導入で「ムリ・ムダ・ムラ」が削減できるか

シフト管理システムで叶えられるのは「店長の負担軽減」だけにとどまりません。
たとえば、作業割当表の自動作成もできるシフト管理システムであれば、現場の見える化（ムリ・ムダ・ムラの把握）が可能です。
シフト管理システム導入の目的を現場の生産性向上と捉えることで、導入コスト以上のリターンを生み出せます。
自社の課題を洗い出し、併走してくれるようなシステム開発元を選ぶ必要があります。

4.シフト管理システムは8つに分類できる

現在利用されている数多くのシフト管理システム。さまざまな角度から分類してみると、以下のように整理できます。

比較	業種特化型システム	汎用型システム
メリット	対象とする業種の特性を加味したシフト作成が可能となる為、より自社にマッチしたシフト作成が可能となる。	全業種を対象としている為、多くが必要とする機能に絞られており、導入までの期間とコストは比較的低く抑えられる。
デメリット	対象とする業種の特性を加味する分、提供機能は多くなり易く、コスト面や運用面で負担となることもある。	業種特性の部分はカスタマイズ対応となる為、別途カスタマイズのコストと期間が必要となる。

比較	大企業向けシステム	中小企業向けシステム
メリット	数万人規模のシフト作成も可能となり、機能的にも豊富に準備されている為、複雑な要求にも対応できる。	対象人数や機能要件も大企業向けよりも低く抑えられる為、導入までの期間とコストも比較的低く抑えられる。
デメリット	大量データを素早く処理する必要があり、中小企業向けよりも相対的にコストは増加する。	自社向けの独自仕様や複雑な機能を要求する場合には、別途カスタマイズが必要になってくる。

比較	シフト機能中心型システム	勤怠機能中心型システム
メリット	シフト管理専用に開発されたシステムである為、高度なシフト作成も可能となる。	勤怠管理システムの中の１サブシステムという位置付けである為、コスト面では低く抑えることができる。
デメリット	多くは勤怠管理が別システムとなる為、勤怠管理システムとのデータ連携は、別途開発の必要がある。	シフト作成面での機能の豊富さに欠ける点もあり、必ずしも満足のいく導入ができない場合がある。

比較	大企業向けシステム	中小企業向けシステム
メリット	自社の特性や要望を加味したシフト管理が可能となり、シフト作成の自動化率も向上する。	カスタマイズにかける期間とコストは不要となり、かつシステムのバージョンアップも簡単に行える。
デメリット	カスタマイズの期間とコストが必要であり、システムのバージョンアップも簡単にはできない可能性がある。	自社の特性や要望は加味できない為、シフト作成の完全自動化は難しく、手修正が多くなる可能性がある。

以上のような分類分けが可能だと言えますが、自社の実情にマッチしたシフト管理システムを選択する際の参考にして頂ければと思います。

5.シフト管理システム(ソフト)13種を比較

前述の分類を元に、現在広く使用されている主要なシフト管理システムを整理すると、以下のように分類できます。

ソフト名	主力機能	対象業種	対象規模	カスタマイズ	主な特徴
アールシフト	シフト管理	特化型	大～中	可	導入店舗1万以上。小売業、サービス業に特化しておりシフト自動作成の精度が高い。
Sync Up	シフト管理	特化型	大～小	－	シフト作成から他店舗ヘルプ調整までシフトの全てがオールインワン。飲食サービスの事例が多い。
ホスピタッチ	シフト管理	特化型	大～中	－	大規模医療機関・病院向けシフト管理システム。病院・介護施設の勤務シフトを短時間で自動編成。
シフオプ	シフト管理	汎用型	大～中	－	業務の最適化や効率化を実現するシフト管理。利用ユーザー数は8万人を突破。
Airシフト	シフト管理	汎用型	中～小	－	やりとりも作成もラクになるシフト管理。シフト表と一体になったチャットでシフトのやりとりが可能。
勤務シフト作成お助けマン	シフト管理	汎用型	大～小	可	シフト表の自動作成・管理ができるクラウドサービス。大規模または複雑な業務でカスタマイズも可能。
SHIFTEE	シフト管理	汎用型	大～小	可	スマホ、タブレット、PCに対応したクラウド型シフト管理システム。カスタマイズ対応も可能。
oplus	シフト管理	汎用型	中～小	－	無料のシフト・勤怠管理サービス。自動シフト作成機能でより効率的なシフト作成。
ジョブカン	勤怠管理	汎用型	大～小	－	シリーズ累計導入実績15万社以上の勤怠管理システム。
AKASHI	勤怠管理	汎用型	大～小	－	大企業、中小企業、ベンチャー企業、シフト勤務者を雇用する店舗など、あらゆる業種の導入が可能。
jinjer	勤怠管理	汎用型	大～小	－	誰でも簡単に利用できるマルチデバイス対応のクラウド型勤怠管理システム。
Touch On Time	勤怠管理	汎用型	大～小	－	サービス提供歴10年超・継続率99%のクラウド勤怠管理システム。
TIME CARD	勤怠管理	汎用型	大～小	－	給与計算、休暇管理、シフト管理、日報、プロジェクト管理、勤怠管理の枠を超えたシステム。

（注）上記の機能比較は、オーエムネットワーク社が独自に調査したものであり、記述内容に対する責任は全てオーエムネットワーク社にあります。また、上記は2023年1月時点のものであり、現時点では変更されている可能性があることをご了解願います。

6.シフト管理システムの選び方

(1)自社に必要な機能を洗い出す

週間シフトor月間シフト、LINEなどの連絡手段との連携、多店舗でのヘルプ機能、勤怠管理システムとの連携など、シフト管理システムによって機能は異なります。
自社がシフト管理システムに求める機能を洗い出した上で、ニーズに合ったシステムを検討しましょう。
例えば以下のような質問に回答すると、ニーズが明確になります。

• ・自社の業種や業態は？
  （飲食店、小売店、美容院など）
• ・スタッフの勤務形態は？（正社員、パート、アルバイトなど）
• ・現在のシフト管理方法は？
  （紙やエクセルで管理、シフト作成や変更の手間、スタッフの希望や休暇の調整など）
• ・自社のシフト管理の課題や問題点は？
  （シフトの公平性や効率性、スタッフの満足度やモチベーション、人件費の最適化など）
• ・自社のシフト管理をどう改善したい？
  （シフトの自動化や最適化、スタッフの連携、人材育成や定着など）

(2)候補となるシステムを3つ程度に絞る

シフト管理システムの市場やトレンドを把握しつつ、自社に合いそうなシステムを絞り込みます。
特に注目すべきなのが、「導入事例インタビュー」。
シフト管理システムを導入した企業の事例の紹介を通じて、導入の目的や効果、課題や解決策などの実践的な情報を確認できます。
自社と似た業界や規模の企業の事例がないか探してみましょう。
R-Shiftでもお客様の導入事例インタビューを公開していますのでぜひご覧ください。

導入事例

(3)トライアルやデモを利用する

候補となるシステムを選んだら、実際に使ってみることをおすすめします。
無料のトライアル期間を設けているものや、有償でシステムの体験版を提供している場合などさまざまです。
候補となる製品の使いやすさや満足度、問題点や改善点を感じながら、自社に最も合いそうなシステムはどれか検討しましょう。

導入実績No.1シフト管理システム「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。
おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。
全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。
シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」
「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。
誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。
システム自体の素早いレスポンスも好評です。
アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。
シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！