シフト作成において、エクセル、アプリ、専用システムなど、さまざまなツールが利用されています。
それぞれのツールには特徴やメリットがある一方で、デメリットも存在します。
自社の勤務実態に合わせて最適なツールを選ぶことが、シフト作成を効率化するカギです。

また、ツールの導入後にはシステム教育や運用体制の整備も必要不可欠です。
本記事では、ツールごとのメリット・デメリットや、シフト作成を効率化するための具体的なステップについて詳しく解説します。

1.シフト作成を効率的に行う為のツール

シフト作成を効率的に行う為には、適切なツールを自社の勤務実態に合わせて選択する必要があります。
主なツールとしては、エクセル、アプリ、システムがあります。
それぞれのツールには、メリットとデメリットがありますから、十分に理解した上で適切に選択する必要があります。

(1)エクセルによるシフト作成

シフト作成を行う上で最も多く利用されているのがエクセルです。
エクセルによるシフト作成は、ほとんどの企業が一度は利用したことがあるのではないでしょうか？
それだけ、エクセルによるシフト作成は広く普及していると言えます。

なぜエクセルは多くの企業で、広く利用されているのでしょうか？
それは、以下のようなエクセルのメリットがあるからです。

• 無料のテンプレートが豊富にある
• コストがかからず、気軽に利用できる
• マクロを使えば自社独自のアレンジができる
• 他社の事例を参考にできる、ほか

一方、デメリットとしては以下の様な点があります。

• マクロを使いこなせる人が少ない
• 担当者が変わるとメンテナンスができない
• スタッフが多いと処理時間がかかってしまう
• 店舗毎の独自性が現れ、会社としての統一性がとれない、ほか

以上の様なメリットとデメリットがエクセルにはありますから、自社の勤務実態に合わせてエクセルを上手く活用する必要があると言えます。

Excelでのシフト作成については以下の記事も参考にしてください。
Excelシフト表テンプレートおすすめ無料サイト5選

(2)アプリによるシフト作成

アプリによるシフト作成は、近年かなり利用が進んでいます。その背景としては、スマホの普及があります。スマホを介してシフトを提出してもらい、スマホを介してシフトをフィードバックする、と言ったことが比較的簡単にできます。

その他、アプリを利用するメリットとしては、主に以下の様な点があります。

• スタッフとのやり取りがLINEや専用アプリでスムーズにできる
• シフト申請が自動的にシフト表に反映される
• 複数店舗間の同時シフトを作成することも可能である
• 無料のアプリを利用することもできる、ほか

一方、デメリットとしては以下の様な点があります。

• 自社の勤務実態にあったアプリを選ぶのが結構難しい
• 自社専用のカスタマイズには基本対応してもらえない
• サポート体制に課題があるアプリもある、ほか

以上の様なメリットとデメリットがアプリにはありますから、自社の勤務実態に合わせてアプリを上手く活用する必要があると言えます。

おすすめのシフト管理アプリについてまとめた記事もぜひご覧ください。

プロが選ぶ！最新の勤務シフトの無料アプリ7選

(3)ソフトやシステムによるシフト作成

エクセル、アプリの次にくるのは、シフト作成の専用ソフトまたは専用システムです。
専用のソフトやシステムの場合、かなり豊富な機能を持ちます。
企業規模が大きくなればなる程、専用のソフトやシステムの利用は増大するでしょう。

専用のソフトやシステムには以下のようなメリットがあります。

• 豊富な機能を有しており、複雑な要望にも対応できる
• スタッフ数が多くなっても、処理能力が低下しない
• 複数店舗を有する企業の場合、本部コントロールがし易い
• トラブル時の対応もしっかりしている

一方、デメリットとしては以下の様な点があります。

• 投資コストや運用コストが一番高い
• 稼働までの導入期間が一番長い
• 利用方法の教育を徹底する必要がある

以上を踏まえて、それぞれの特徴をまとめました。

比較項目	エクセル	アプリ	ソフト/システム
①導入のし易さ	◎	〇	△
②コストの大小	◎	〇	△
③機能の豊富さ	△	〇	◎
④拡張性	△	〇	◎
⑤レスポンス性	△	〇	◎

実際には、どれか一つのツールに絞らず、複数を組み合わせて利用するケースもあります。

2.シフト作成を効率的に行うための6ステップ

シフト作成を効率的に行う為のコツとしては、以下の６つのステップを踏むことが重要です。

それぞれのステップについて見ていきましょう。

(1)人と作業の棚卸を行う

まずは、自店舗の作業実態を正確に把握することが必要です。
そのためには、曜日別に「どの様な作業を、いつ、誰が、どの位の時間をかけて行っているのか」を把握する必要があります。

シフト作成段階では、シフト表に上記の「どの様な作業を、いつ、誰が、どの位の時間をかけて行うのか」を明確に表現する必要があります。
人と作業の棚卸は、ベースとなる重要な情報です。

(2)棚卸結果の見える化を行う

人と作業の棚卸結果に対して、ガントチャートなどを利用して見える化を行う必要があります。
特に、曜日別の違い、時間帯別の違いなどを明確にする必要があります。
今まで漠然と把握していたムリ・ムラ・ムダが、目に見える形ではっきりと把握できるでしょう。

(3)改善ポイントを明確にする

棚卸結果の見える化を行ったら、次は、どこにムリ・ムラ・ムダがあるかを把握しましょう。
そして、どこをどの様に改善すべきかを明確にする必要があります。

店舗における改善ポイントとは非常に多くあります。
その中から特に重要だと思われるものを選別することが重要です。

(4)シフト作成のツールを選定する

改善ポイントが明確になったら、改善ポイントに対して最も有効と思われるツールを選択します。
自社の課題内容によっては、選択するシフト作成のツールも違ってきます。

提供されているシフト作成システムには、それぞれ得意とする機能が存在します。
また、システムによっては対応していない機能もあるでしょう。
間違った選択をすると、せっかくシステムを導入しても無駄になりかねませんので注意しましょう。

シフト管理システムおすすめ5選！選び方や活用方法を解説！

(5)社内への周知と教育を行う

シフト作成ツールの選定が終わったら、次は、社内への啓蒙活動とシステム教育が必要になります。
何も啓蒙活動やシステム教育をせずにシフト作成システムを導入しても、決して良い効果はでません。

事前に、導入マニュアルや操作マニュアル、運用マニュアルなどを準備する必要があります。
作成マニュアルをもとに、システム導入の事前説明会やシステムの操作教育を行いましょう。

(6)稼働後のフォローを行う

シフト作成ツールを導入した後のフォローも非常に重要になってきます。
特に、多店舗展開をしている小売業、サービス業では、多くのシフト作成者がいます。
全員のシフト作成レベルがアップするまでは、しっかりとフォローが必要です。

3.シフト作成システムでできること

シフト作成システムは、効率的なシフト作成やスタッフの希望管理、労働時間の記録・分析といった多様な機能を備え、シフト管理を大幅に改善します。
従来の手作業ではミスや手間が生じやすいシフト調整も、システムを活用することで自動化やリアルタイムでの情報共有が可能です。
システムで具体的にどのような業務が簡素化され、職場環境がどのように改善されるかまとめました。

(1)自動シフト作成

スタッフの希望や労働条件に基づいて自動的にシフトを組むことが可能です。
手動でシフトを作成すると、条件に適合するように調整する作業が煩雑で時間がかかります。
自動化することで、均等なシフトの割り振りが簡単になり、時間と労力を大幅に削減できます。
繁忙期や曜日に応じて自動的にスタッフを効率的に配置し、人的リソースを無駄なく活用できるのも自動作成の強みです。

(2) スタッフの希望シフトの管理

システムを活用することで、スタッフの希望シフトを一元的に管理することができます。
紙やメールで希望を集めるよりも、システムでの集約は効率的です。
希望が簡単に反映できる環境により、スタッフの満足度向上にもつながります。

(3)シフトの変更・調整

シフト作成システムでは、急な欠勤やシフトの調整も簡単に行えます。
従来の手作業だと変更時に情報伝達の手間が発生しやすい問題がありました。
システムならリアルタイム通知ができるため、スタッフ全員に迅速に情報が伝わります。
代行を頼むときも担当者に直接連絡を取ることができ、スムーズに交代が実現します。

(4)労働時間の管理とレポート

スタッフの勤務時間を自動で記録し、レポートを出力することが可能です。
手動での集計ではミスが起きやすいですが、自動化により正確な労働時間管理を実現。
法定労働時間の超過などのトラブルも防ぎやすくなります。
自動で勤務時間レポートが作成されるため、管理者はすぐに全体の勤務状況を把握できます。

(5)スタッフ間での情報共有

シフト管理システムには、スタッフ間でシフトに関する情報を共有したり、通知を送る機能があります。
連絡漏れを無くし、コミュニケーションコスト軽減にも効果的です。
変更通知や確認事項をスタッフ全員に瞬時に周知することで、管理者とスタッフ双方の負担が減り、業務のスムーズな進行が期待できます。

4.手作業のシフト作成が危険な理由

手作業でシフトを作成する方法には、思わぬリスクが潜んでいます。
人為的なミスが発生しやすいことや、調整に時間がかかるだけでなく、スタッフ間の不公平感が高まる原因にもなりがちです。

また、労働法違反や連絡漏れといった問題も発生しやすく、企業やスタッフにとって大きな負担となります。
手作業でのシフト作成がもたらす具体的なリスクと、対処方法について解説します。

(1) ミスが発生しやすい

手作業でシフトを作成すると、人為的なミスが発生しやすくなります。
多くのスタッフを抱える場合、希望の反映漏れやダブルブッキングといったミスが起こりやすいのが現状です。
こうしたミスが続くと、スタッフの不満が募り、モチベーションの低下につながる恐れがあります。

(2) 確認と調整に時間がかかる

手作業でシフトを組むと、確認や変更の際に多くの時間が必要です。
手動での調整は煩雑になりがちで、確認漏れが起きやすく、調整のたびに再確認が必要になります。
管理者の作業負担が増加し、他の重要な業務が後回しになるリスクが高まります。

(3)スタッフ間での不公平感が生じやすい

手作業のシフト作成は、公平性を保つのが難しく、特定のスタッフに負担が偏ることがよくあります。
偏りが続くと、スタッフ間の不公平感が高まり、職場の雰囲気にも悪影響を及ぼします。
繁忙期に不公平なシフトが続くと、スタッフの離職にもつながりかねません。

(4) 労働法違反のリスクがある

手作業でシフトを作成すると、法定労働時間の超過や休憩時間の確保が不十分になり、労働法に違反するリスクが生じます。
これが発覚した場合、企業として法的な問題を抱えることになり、信頼にも悪影響を及ぼす可能性があります。
スタッフの健康を守るためにも、正確な管理が重要です。

(5)コミュニケーションの齟齬が起きやすい

手作業でのシフト作成は、情報共有や通知の際に連絡漏れが発生しやすいです。
特に、急な変更があった際には、周知に時間がかかり、スタッフの混乱を招くことがあります。
連絡不備が続くと、現場の混乱が深刻化し、結果としてサービス品質の低下にもつながりかねません。

小売業・サービス業のシフト管理システム「アールシフト」

(1)導入店舗数1万店超のシフト管理システム

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズが可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。
シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」
「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」
といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評いただいております。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！