効率的なシフト管理は、従業員の働きやすさや管理者の負担軽減に直結します。
しかし、紙ベースやエクセルでのシフト管理は、時間がかかりミスが発生しやすいのが現状です。そんな中、シフト管理システムの導入が進んでおり、現場の業務効率化に大きく貢献しています。

本記事では、シフト管理システムを選ぶ際の重要なポイントや、利用するメリットを解説します。
小売業・サービス業で導入数No.1のシフト管理システム「R-Shift」を手掛ける弊社ならではの視点でまとめました。

後半では大企業から中小企業まで対応可能なおすすめのシステムを5つご紹介し、それぞれの特徴を比較しながら、最適な選択に役立つ情報を提供します。
システム選びの参考に、ぜひお役立てください。

1.シフト管理システムを選ぶ際のポイント

シフト管理システムの選定において、いくつかの重要なポイントがあります。
システム導入に失敗しないためには、操作の簡単さや機能の充実度、導入後のサポート体制、さらにはコストパフォーマンスといった要素を総合的に検討することが必要です。
シフト管理の効率化とスタッフの働きやすさを両立できるシステム導入を目指しましょう。

(1) 操作の簡単さ

シフト管理システムを選ぶ際には、操作の簡単さが重要です。
現場では、システムに不慣れな従業員が操作することも多いため、誰でも簡単に使えるシステムであることが、導入のスムーズさや実際の運用に影響を与えます。
煩雑なシステムはミスや時間のロスを招き、結局効率化にはつながりません。

例えば、、ボタン操作だけでシフト作成や調整ができるシステムは現場の負担を軽減できます。
また、スマートフォンでも操作可能なシステムなら、従業員も自身のシフトを簡単に確認でき、コミュニケーションが円滑になります。

(2) 機能の充実度

シフト管理システムは、機能の充実度も選定において大切な要素です。
機能が充実しているシステムは、ただのシフト作成にとどまらず、勤怠管理や従業員の労働状況の分析といった多角的なサポートが可能です。

多機能なシステムを導入することで、シフト管理のみならず、全体の業務効率化にもつなげられます。
繁忙期と閑散期を踏まえた自動シフト生成や、勤務時間の偏りを分析できる機能があるシステムを使えば、シフトの最適化が図れます。

また、給与計算との連携機能があれば、人事部門の手間も大幅に削減可能です。
そのため、システムを選ぶ際には、求める機能がそろっているかをしっかり確認しましょう。

(3) サポート体制

シフト管理システムの導入を検討する際、サポート体制の充実も重要です。
導入後にトラブルが発生することは避けられません。
迅速に対応してもらえるサポートがあれば、トラブルを最小限に抑えることができ、日常業務にも支障をきたしません。
また、サポートが充実していることで、従業員の問い合わせにも素早く対応できます。

例えば、24時間の電話対応やチャットサポートが利用できるシステムであれば、急なトラブルにも即座に対処可能です。
また、導入時のトレーニングサポートや操作マニュアルの提供もサポート体制に含まれます。
したがって、サポート体制の充実は、システム運用の安心感を高めるポイントです。

(4) コストパフォーマンス

シフト管理システムの選定にあたっては、コストパフォーマンスの良さも欠かせない要素です。
システム導入にはコストがかかるため、価格に見合う効果を得られるかが重要です。
コストパフォーマンスの良いシステムを導入することで、費用対効果を最大限に高め、企業にとっての投資価値が向上します。

例えば、低価格ながらも機能が充実し、業務の効率化が実現できるシステムはコストパフォーマンスが優れています。
また、従業員数に応じた価格設定があるシステムなら、無駄なコストを削減しつつ、最適な運用が可能です。
このように、コストパフォーマンスを重視することで、最も効果的なシステム選びができるでしょう。

2.シフト管理システムのおすすめ5選

シフト管理システムを導入する際には、企業の規模や業種に適したシステムを選ぶことが重要です。
特に、業務効率化や現場での使いやすさを求める大企業や中小企業に対して、それぞれ特化したシステムが多く提供されています。

ここでは、大企業から中小企業まで対応できるおすすめのシフト管理システムを厳選して5つご紹介します。
業界特化の機能や操作性、サポート体制の充実度に優れたシステムを比較し、最適なシステム選びの参考にしてください。

大企業向けシフト管理システム(1)oplus（オプラス）

シンプルで直観的な操作でシフト管理ができるシフト管理システム。
シフト収集やシフト作成、自動作成機能などの機能が用意されており、柔軟なカスタマイズにも対応。
シフト管理に関連するさまざまなソリューションを提供できるシステムです。

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大企業向けシフト管理システム(2)ほすぴタッチ

「ほすぴタッチ」は、医療・介護福祉・ヘルスケア業界に強い、シフト自動作成のクラウドサービスです。
シフト作成業務を大幅に短縮し、シフト作成者の業務効率化に貢献します。

導入後のサポートも充実しており、組織内に新たなシフトサポート部門ができたような印象で活用ができます。

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大企業向けシフト管理システム(3)R-Shift（アールシフト）

小売業・サービス業の大企業(従業員1,000人以上)においてNo.1の導入実績を誇るシフト管理システム。
有名企業での導入実績も豊富です。
PPIHグループ様(ドン・キホーテ、アピタの運営会社）、成城石井様、Loft様、ラウンドワン様などの企業事例をWebサイト上で公開しています。

アールシフトの企業導入事例を見る

中小企業向けシフト管理システム(1)らくしふ

らくしふは、LINEを活用したシフト管理も可能なクラウド型システム。
企業の利益率向上や工数削減に貢献します。
外食・小売・ホテル・アミューズメント施設・医療介護施設など、

さまざまな業種の企業様に導入実績があります。

らくしふのサイトへ行く

中小企業向けシフト管理システム(2)SHIFTEE

12豊富な機能でさまざまな業種に対応できるクラウド型シフト管理システムです。
過去の実績を元に、各業界の特色に合わせたシフトにカスタマイズできるのがSHIFTEEの強み。

シフトの希望や人員過不足を確認しながら1か月単位や半月単位でシフト作成が可能です。

SHIFTEEのサイトへ行く

3.シフト管理システムを活用するメリット

シフト管理システムの導入は、シフト管理業務にさまざまなメリットをもたらします。
業務効率の向上やシフト調整の簡素化、さらにはコスト削減といった企業にとっての利点だけでなく、従業員の働きやすい環境づくりにもつながる要素です。
以下、シフト管理システムがもたらす具体的なメリットについて詳しくご紹介します。

• ・業務効率化
• ・シフト調整の簡素化
• ・コスト削減
• ・働きやすい環境の構築

(1) 業務効率化

シフト管理システムの導入は、業務の効率化に大きく貢献します。
従来、紙やスプレッドシートで行っていたシフト管理は手間がかかり、ミスも発生しやすいです。
しかし、システム化することで自動化が進み、管理者は少ない時間で作業を完了することに。。
効率的な業務プロセスにより、シフト作成や勤怠確認の時間が短縮されます。

例えば、勤務パターンを登録しておくだけで自動的にシフトが生成される機能があると、日々のシフト作成が大幅に楽になります。
確認が即座に行えるため、急な変更にも柔軟に応じられるでしょう。

(2) シフト調整の簡素化

シフト管理では、急な休みや交代などの調整が頻繁に発生します。
システムを活用すれば、リアルタイムでシフト状況を把握でき、調整も簡単です。
従業員間のコミュニケーションも円滑になります。

たとえば、スマートフォンやPCで変更依頼を即時確認できるシステムを使用すると、管理者が現場にいなくてもスムーズに調整可能です。
休暇申請や変更依頼もオンラインで行えるので、ミスのリスクが減ります。

シフト調整の簡素化によって、管理作業が負担とならず、安定した業務運営が実現できます。

(3) コスト削減

シフト管理システムの導入は、コスト削減にもつながります。
従来のシフト管理にかかる時間と手間を削減できるため、人件費の節約が期待できます。
また、適切な人員配置や労働時間の管理が可能です。
残業や過剰勤務も防げるため、労務コストの削減に寄与します。

たとえば、AIを活用した自動シフト作成機能を使うことで、過剰な勤務や無駄な人件費を削減できます。
各種レポート機能を活用して、労働時間を分析すれば、最適なシフト配置が見つかり、コストを最小限に抑えられます。

(4) 働きやすい環境の構築

シフト管理システムは、従業員にとって働きやすい環境を構築します。
システム化により、シフトの公平な作成が容易になるため、不公平感が軽減され、従業員の満足度が向上します。

また、勤務予定や調整をすぐに確認できることで、仕事とプライベートの両立がしやすくなる利点も。
休暇希望を考慮したシフト作成ができるシステムなら、希望に沿った働き方が実現できるため、従業員のモチベーションも高まります。

また、シフトの偏りが少なくなれば、従業員同士の信頼関係も深まり、職場の人間関係を良好に保つ効果も。
働きやすい環境が整うことで、従業員の定着率向上に貢献します。

4.シフト管理システムの活用方法

シフト管理システムは、シフト作成の効率化だけでなく、職場の環境改善や従業員のモチベーション向上にも大きな効果をもたらします。
公平なシフト配分や勤怠管理との連携、従業員の希望に合わせたシフト調整など、多様な活用が可能です。
以下、シフト管理システムの効果的な活用方法について具体例を交えながら解説します。

(1) シフトの公平な配分

シフト管理システムを活用することで、シフトの公平な配分が実現します。
シフト管理において偏りが生じると、不満がたまりやすく、職場の雰囲気が悪化する原因です。
システムなら、勤務回数や時間、従業員の希望を考慮した公平なシフト作成が可能で、不公平感を減らせます。

例えば、シフト作成時に過去の勤務履歴や他の従業員のスケジュールを参照できるシステムを使えば、偏りなくシフトを組むことができます。
特に、繁忙期の負担が特定の従業員に集中しないように配慮でき、全員が無理なく働ける環境を作りやすいです。

(2) 勤怠管理との連携

シフト管理システムは、勤怠管理との連携により、より効率的な管理が可能です。
シフトと勤怠のデータを一元管理できると、労働時間の確認や残業管理が簡単になります。

ミスや手間を減らし、労務管理を効率化することができます。また、シフト通りの出勤状況をリアルタイムで確認できるため、不正打刻の防止にも役立ちます。
シフトが決定されると勤怠システムに自動反映される機能がある場合、管理者は従業員の出退勤を正確に把握できます。

また、従業員側も自分のシフトと出勤時間を容易に確認可能です。
こうした勤怠管理との連携によって、管理業務の効率化と正確さが確保され、現場の業務が円滑に進みます。

(3) 従業員のモチベーション向上

シフト管理システムを活用すれば、従業員のモチベーションを向上させることができます。
シフト希望の提出やスケジュール確認が簡単になると、従業員は自分の生活に合わせて働きやすくなり、働き方への満足度が高まります。

また、適切なシフト管理により、過度な負担が避けられ、公平な働き方が実現するため、従業員のやる気を引き出す環境が整います。
例えば、希望シフトの登録がオンラインで簡単にできるシステムでは、従業員の希望に沿ったシフト調整がしやすくなり、働きやすい環境が整います。

さらに、月ごとの勤務状況をシステムで可視化できれば、個々の貢献度を把握し、評価に反映することも可能です。
従業員が働きやすい環境を提供することで、結果として職場のモチベーションが向上し、定着率アップにもつながるでしょう。

5.シフト管理システムを導入する際の注意点

シフト管理システムの導入は業務効率化や管理負担の軽減に役立ちますが、いくつか注意点もあります。
プライバシー管理、コスト面の負担、導入後の従業員への教育などが、事前に配慮すべき要素です。
シフト管理システムを導入する際に気をつけるべきポイントについて詳しく解説していきます。

(1) プライバシー管理

シフト管理システムを導入する際には、従業員のプライバシー管理が重要です。
システムには、従業員の個人情報や勤怠データなどの機密性が高い情報が含まれるため、不適切な取り扱いはプライバシー侵害につながります。

適切な権限設定とアクセス管理を行うことで、情報の安全性を確保できます。
たとえば、権限に応じてアクセスできる情報を制限し、管理者のみが個人情報を確認できるように設定するシステムであれば、プライバシーを保護しやすいでしょう。

また、ログインに2段階認証を導入することで、不正アクセスも防止可能です。
プライバシー管理を徹底することが、従業員の信頼を保ち、安心して利用できるシステム運用につながります。

(2) コスト負担

シフト管理システムを導入する際には、コスト負担について慎重に検討する必要があります。
システム導入には初期費用やランニングコストがかかるため、費用対効果を見極めることが大切です。

長期的に考えて、企業の経済的負担にならないようなシステムを選ぶことが重要です。
たとえば、サブスクリプション型のサービスであれば、初期費用を抑えつつ、必要に応じた機能追加やスケーラビリティを確保できます。

また、従業員数に応じた課金体系のシステムなら、無駄なコストを抑えつつ柔軟に運用可能です。
このように、コスト負担を考慮して選ぶことで、企業にとっても持続可能な運用が可能になります。

(3) 導入時の従業員への教育

シフト管理システムを効果的に導入するためには、従業員への教育が欠かせません。
システムの使い方が理解されていないと、操作ミスや効率低下が生じる可能性があります。
導入時にしっかりとした教育を行うことで、従業員全員がスムーズにシステムを使えるようになります。

たとえば、導入初期に操作説明会やトレーニング動画を提供すると、従業員も安心してシステムを使い始められます。
また、よくある質問をまとめたマニュアルを用意しておくと、トラブル時の対応もスムーズです。
こうした教育の充実によって、システムを最大限活用できる環境が整い、導入後のトラブルも未然に防げます。

小売業・サービス業におすすめのシフト管理システム「R-Shift」