シフトの組み方ひとつで、職場の雰囲気や業務の効率が大きく変わるものです。
しかし、スタッフから「シフトの組み方が下手」と不満の声が上がることもあり、シフト管理は簡単な業務ではありません。

従業員の満足度を高め、スムーズに業務が回るシフトを組むには、いくつかポイントを押さえることが重要です。
シフト作成の際に役立つ4つのコツと、シフト管理システムを活用するメリットについて詳しく解説します。

1.「組み方が下手」なシフトの特徴

シフトの作成は、職場のスムーズな運営に欠かせない重要な業務です。
しかし、シフトの「組み方が下手」と感じられる状況が続くと、従業員の不満や業務の効率低下に悪影響が及ぶことも。

「シフトの組み方が下手」とは具体的にどのような特徴があるのでしょうか？
シフト作成で起こりがちな問題点を詳しく見ていきましょう。

(1) スタッフの希望を考慮していないシフト

スタッフの勤務希望を無視したシフトは、従業員の不満を高める要因になります。
従業員は自身の生活リズムや予定に合わせた働き方を希望しています。
これを考慮しないシフトはストレスや不満の原因となることも。

希望に沿わない勤務が続くと、仕事への意欲が低下し、離職リスクが高まります。
たとえば、週末の勤務を希望するスタッフが平日にばかり配置される、家庭の事情で朝は避けたいスタッフが朝ばかり担当させられるなどのケースです。
こうしたズレを防ぐため、希望を確認し、考慮することが重要です。

(2) 勤務時間や業務量の偏りが大きいシフト

特定のスタッフに業務が偏るシフトは、職場の公平感を損ねかねません。
勤務時間や業務量が公平でないと、従業員間の不満や不公平感が蓄積し、結果としてモチベーションや職場の士気を低下させます。
公平性を欠くと、スタッフ間で不満が生じ、シフトが引き金での人間関係のトラブルに発展することもあります。

特定のスタッフが毎週末にしか出勤しない一方で、他のスタッフが平日と週末を交互に担当する場合、後者のスタッフに不満が募るのは当然です。
こうした偏りを防ぐため、シフトの割り当てをバランスよく調整することが大切です。

(3) シフトの変更が頻繁に発生する

頻繁に変更されるシフトは、スタッフのスケジュール管理を難しくし、信頼関係を損ないます。
シフトが頻繁に変更されると、スタッフは予定を立てにくくなり、職場の管理体制に対する不信感が増幅。
結果的に、業務への意欲が削がれ、従業員の定着率に悪影響を与える可能性が高まります。

前日や当日にシフト変更を告げられることが多い職場では、従業員が自身のプライベートな予定を立てにくくなります。
急な変更は可能な限り避け、余裕を持ったスケジュール管理を心がけることが重要です。

(4) 休憩時間や連勤日数を適切に考慮していない

従業員の体調やモチベーションを考慮せずにシフトを組むと、業務パフォーマンスの低下や健康問題が発生しやすくなります。
休憩や休日が十分に考慮されていないと、スタッフの疲労が蓄積し、結果として業務効率やサービス品質の低下につながります。
特に連続勤務が多いと、ストレスや疲労が大きくなり、離職にもつながりかねません。

休憩なしで連勤が続くシフトや、短時間勤務のシフトが集中するスケジュールは、従業員の体力や集中力を大きく消耗します。
こうしたリスクを避けるため、労働基準に基づいた適切な休憩時間と休日の確保を行う必要があります。

2.シフト作成がうまくいかない理由

シフト作成は職場の運営において重要な役割を担っています。
しかし、実際には「うまくシフトが組めない」「組んだシフトに不満が出る」といった悩みを抱える職場も少なくありません。

シフト作成がうまくいかないと、業務の効率が悪化するだけでなく、離職のリスクが高まることも。
以下、シフト作成がうまくいかない理由について解説し、職場環境をより良くするためのシフト作成のポイントを探ります。

(1) スタッフの希望や意見を聞かずに作成している

スタッフの勤務希望を無視すると、シフトの完成度が下がり、不満が出やすくなります。
従業員の希望や意見を反映しないシフトは、働き方に対するニーズに応えておらず、不満や離職の原因になりがちです。
多様なライフスタイルを持つスタッフが増える中で、柔軟な対応が求められています。

たとえば、週末に働きたい人や曜日固定での勤務を希望する人がいる場合、これを考慮せず一律にシフトを組むと不満が蓄積します。
従業員の希望を事前にアンケートで収集するなどして、スムーズなシフト作成につなげることが重要です。

(2) 人員配置のバランスを考えていない

必要な時間帯や場所に十分な人員を配置しないと、業務が滞るリスクが高まります。
忙しい時間帯や特定の業務に必要なスキルを持ったスタッフが不足すると、サービスの質が低下し、顧客満足度にも影響を与えます。
特にピーク時にスタッフが足りないと、負担が一部のスタッフに集中し、職場全体の士気が下がりがちです。

たとえば、ランチタイムや週末などに多くのスタッフが必要な飲食店で、シフトに偏りがあると、対応が間に合わなくなります。
忙しい時間帯に応じた人員配置を意識し、適切なバランスでシフトを作成することが求められます。

(3) 適切なツールやシステムを使っていない

シフト作成を手作業で行うと、ミスや抜け漏れが増え、管理が複雑になります。
手作業でのシフト作成は、スタッフが増えたり条件が複雑になるほどミスが起こりがちです。

結果として、不公平なシフトができあがり、従業員の不満を引き起こします。
さらに、手作業では変更対応にも時間がかかり、シフトの柔軟性が損なわれるでしょう。

エクセルや紙のシフト表で管理している場合、入力ミスや見落としが生じやすくなります。
シフト管理システムの導入により、効率的かつ公平なシフト作成が可能になり、ミスを防ぎやすくなります。

(4) 定期的な見直しを行っていない

一度作成したシフトを見直さないと、現場の変化に対応できなくなります。
従業員の働き方の希望や職場の状況は変化が多く、シフトも定期的に見直しが必要です。
見直しがないと、特定の人に業務が集中したり、休憩が取れない状況が生まれ、働きやすさが損なわれます。

たとえば、新人スタッフが増えたり、繁忙期と閑散期が交互に訪れる業種では、定期的にシフトを見直さないと適切な人員配置が難しくなります。
月ごとや週ごとにシフトを調整し、現場の変化に対応することが効果的です。

3.下手な組み方のシフトで起こりうるリスク

不公平なシフトや無計画な人員配置は、従業員のモチベーション低下や離職、さらにはサービス品質や顧客満足度の低下につながる可能性があります。
また、偏ったシフトは職場の人間関係を悪化させ、チームワークに支障をきたす原因にもなります。

「下手な組み方のシフト」で起こりうる主なリスクとその背景について詳しく解説しました。

【関連記事】シフト作成が苦手な店長必見！スタッフの不満を減らすシフト作成方法

(1) 従業員のモチベーション低下と離職リスクの増加

不公平で不満の多いシフトは、従業員のモチベーション低下や離職を引き起こしやすくなります。
シフトの偏りや勤務希望が考慮されていないシフトは、従業員にとってストレスが溜まる原因です。

この状況が続くと、やりがいや職場への信頼感が薄れ、最悪の場合、離職を選択する従業員も増える可能性が高まります。
例えば、常に特定のスタッフに負担が集中するシフトや、希望の勤務日に働けないシフトが続くと、仕事に対する意欲が削がれ、離職リスクが上がります。

公平でバランスの取れたシフトを心がけることで、従業員の満足度を向上させることが可能です。

(2) サービス品質や顧客満足度の低下

ピーク時の人員不足や適切なスキル配置ができていないシフトは、サービスの質や顧客対応の低下を招きます。
業務が集中する時間帯や複雑な業務が発生する場面に対応できる人員が不足すると、従業員は負担を感じ、サービスの質が低下しやすくなります。
特に顧客接点が多い職場では、シフトの質が顧客満足度にも直結するでしょう。

例えば、飲食店でランチタイムにスタッフが不足し、料理の提供や片付けが間に合わない場合、顧客の待ち時間が長くなり、サービスへの満足度が下がります。
忙しい時間帯に適切な人員を配置することが、サービス品質を維持する上で不可欠です。

(3) 職場のチームワークや人間関係の悪化

不公平なシフトによって一部の従業員に負担が集中すると、職場内の人間関係が悪化し、チームワークに支障をきたします。
偏りのあるシフトは、負担がかかっている従業員の不満を増幅させるだけでなく、他の従業員との軋轢を生み出しやすくなります。
公平性が欠如した職場環境は、チームの団結力を損ない、業務効率低下を招くことも。

例えばいつも同じメンバーが閉店作業を担当し、早朝担当が別のメンバーばかりの場合、不公平感が生じやすくなります。
シフトの偏りを解消することで、従業員同士の信頼関係を構築しやすくなります。

(4) 業務効率の低下とミスの増加

無計画で偏りのあるシフトは、従業員の集中力低下やミスを引き起こし、結果として業務効率を損ないます。
一部の従業員に過度な負担がかかると、疲労が蓄積され、業務に集中する力が低下。
細かなミスやトラブルが発生しやすくなり、結果的に業務全体のパフォーマンスが落ち込みます。

例えば、連勤が続き休みが取れない従業員がいる場合、接客業務での言葉使いや事務業務での入力ミスなどが増える傾向にあります。
適度な休憩日を設けることで、業務の効率と従業員のパフォーマンスを維持しましょう。

4.シフトを上手にに組む4つのコツ

シフトを上手に組むことは、職場のスムーズな運営に欠かせない要素です。
シフトが公平で効率的に組まれていると、スタッフは働きやすくなり、サービスの質も安定します。

しかし、シフト作成は多くの要素を考慮する必要があるため、工夫が求められます。
シフトを上手に組むための具体的なコツを4つにまとめました。

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(1) スタッフの希望や制約を事前に把握する

従業員の勤務希望やスケジュールの制約をあらかじめ確認することで、満足度の高いシフトを組むことができます。
一人ひとりのライフスタイルや事情に合わせたシフトを組むことで、不満を抑え、モチベーションを高めます。

特に家庭や学業のあるスタッフの場合、柔軟な対応が求められるため、事前のヒアリングが重要です。
希望休や曜日ごとの勤務の可否をアンケートなどで定期的に確認しましょう。
シフトに反映させることで、従業員が安心して働ける環境が整います。

(2) 需要に応じた適切な人員配置を行う

業務が集中する時間帯や繁忙期には十分な人員を配置し、効率的な運営を図りましょう。
特定の時間帯や曜日に需要が集中する職場では、スタッフを適切に配置することで、スムーズな業務進行を確保できます。
繁忙時に人員が不足すると負担が増え、サービスの質が低下するため、事前に傾向を把握しておくことが重要です。

例えば、飲食店でランチタイムやディナータイムに人手が必要な場合、適切な人員配置を行うことで混雑を避け、業務の効率化が可能です。
繁忙期に備え、シフトに余裕を持たせる工夫も効果的です。

(3) 定期的なシフトの見直しと調整を行う

シフトは固定ではなく、従業員や業務状況に合わせて柔軟に見直すことが大切です。
従業員の状況や業務の変化に応じたシフト調整を行うことで、偏りのない公正なシフト作成が可能に。
変更に柔軟に対応することで、従業員間の不満を軽減し、全体の士気を保つことができます。

たとえば、月ごとや繁忙期と閑散期に応じてシフトを調整し、実情に合わせた配置にすることで、効率的なシフト管理が可能です。
職場の状況に応じてシフトを調整し、従業員が快適に働けるように心がけましょう。

(4) シフト管理システムを活用する

シフト管理システムを導入することで、効率的かつ公平なシフト作成が容易に。
システムを活用すれば、スタッフの希望や勤務条件を自動的に考慮してシフトを作成でき、手間とミスが減少します。
また、スタッフもシフト確認がしやすくなり、急な変更や調整もスムーズに行えるため、全体の業務効率が向上します。

クラウド型のシフト管理システムなら、スタッフがスマートフォンでシフトを確認し、必要に応じて自ら調整を申し出ることが可能です。
システムの導入により、負担軽減と職場の透明性向上を実現できます。

5.「シフト管理システム」を活用するメリット

シフト作成はどうしても時間と手間がかかり、ミスが発生しやすいもの。
そこで役立つのが「シフト管理システム」です。
システムを導入することで、効率的かつ公平なシフト作成が可能となり、従業員の満足度や業務の効率化にもつながります。

シフト管理システムの導入によって得られる具体的なメリットについて詳しく解説します。

(1) シフト作成の効率化と時間短縮

手作業でのシフト作成にかかる時間と手間を大幅に削減できます。
システムは従業員の勤務希望や制約条件を自動的に考慮してシフトを組みます。
変更が必要な場合でも、手動よりも効率的に調整が可能です。

スタッフの出勤希望や勤務日数を一括で管理し、自動でシフトを割り当てる機能があれば、管理者は短時間でシフトを完成させられます。
シフト作成の負担を軽減し、他の業務に時間を充てることができます。

(2) 公平でバランスの取れたシフト作成が可能

シフト管理システムは勤務の偏りを防ぎ、スタッフ間で公平なシフト作成をサポートします。
システムには、過去のシフト履歴や勤務時間を分析し、特定の従業員に負担が集中しないように調整する機能が備わっています。
公平なシフト作成が実現しやすくなり、従業員の不満も減少し、職場の士気向上につながるでしょう。

(3) シフト確認と変更がリアルタイムで可能

クラウド型のシフト管理システムなら、スタッフはスマートフォンやPCからリアルタイムでシフトを確認でき、柔軟な変更が可能です。
従業員はシフトの確認が簡単にでき、予定が変更になった場合でも、即座に連絡を取って調整できます。
管理者とスタッフの双方が情報共有をスムーズに行えるのはシステムならではの利点です。

例として、システムで従業員がシフトを確認し、急な用事が発生した際には簡単に他のスタッフにシフト交換を提案できます。
管理者の負担を減らし、柔軟なシフト管理が可能です。

(4) 勤務データの蓄積と分析ができる

シフト管理システムを利用すると、勤務時間や業務量のデータが自動で蓄積され、勤怠管理や分析に活用できます。
データを活用することで、業務のピークタイムやスタッフの稼働状況を把握しやすくなり、次のシフト作成時に役立てることが可能です。

データを分析することで人件費の最適化にもつなげられます。
繁忙期と閑散期の傾向がデータに残っていれば、次回のシフト作成時にそれを参考にして、最適な人員配置が行えます。
職場全体の業務効率を高め、コスト削減も期待できます。

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