サービス業や小売業でシフト作成に苦労している店長さんは多いかと思います。
適切なシフト管理は、顧客満足度の向上や業務効率化の基盤となります。
企業全体のパフォーマンス向上のためにも、シフト管理は不可欠な業務です。
サービス業におけるシフト作成の重要性、よくある課題やシフト作成のコツをまとめました。

1.なぜサービス業において、シフト管理が重要なのか

シフト管理がサービス業で重要視される理由は以下の6つです。

• ・顧客満足度を向上させるから
• ・労働効率UPにつながるから
• ・コスト管理を最適化できるから
• ・コンプライアンスを確保できるから
• ・従業員満足度に直結するから
• ・業務の連携を促進するから

それぞれ詳しく紹介します。

1. 顧客満足度を向上させるから

シフト管理が適切に行われていれば、「必要な時間帯に適切な人員の配置」が可能です。
特にピークタイムにおいて十分なスタッフがいることは、迅速かつ効率的なサービス提供につながります。
サービスのスピード感は顧客満足度を高める重要な要素です。
逆に、シフト管理が不十分だと、待ち時間の増加やサービスの質低下により、顧客の不満が生じる恐れがあります。

2. 労働効率UPにつながるから

効果的なシフト管理は労働時間の最適化に不可欠です。
各従業員が適切な時間帯に適切な業務を行うことで、無駄な時間や労力を削減し、全体の労働効率がアップします。
従業員が過度に疲労することを防ぎ、モチベーションを維持できるため、生産性の向上にも繋がります。

3. コスト管理を最適化できるから

シフト管理を適切に行うことで、過剰な人員配置を避け、人件費や利益を最適化できます。
人員不足の場合には、サービスの質が低下し、売上に悪影響を及ぼします。
また、過剰な人員配置はコストの無駄です。
シフト管理を通じて、需要に応じた適正な人員配置を行うことで、効率的なコスト管理が実現します。

4. コンプライアンスを確保できるから

労働基準法などの法律を遵守するには、適切なシフト管理が不可欠です。
シフト管理がしっかりと行われていると、法定労働時間や休憩時間、休日などの規定を守ることができます。
特にサービス業は労働時間が不規則になりやすいため、法令遵守は非常に重要です。

5. 従業員満足度に直結するから

従業員のライフスタイルに合わせた働き方を提供できるかどうかはシフト管理にかかっています。
従業員が自分の希望通りにシフトに入れる環境ならば、仕事のモチベーションが高まり、離職率の低下にも繋がります。
また、公平なシフト配分は、職場の和やかな雰囲気を保つためにも重要です。

6. 業務の連携を促進するから

シフト管理は、業務の連携や効率化にも大きく貢献します。
各従業員の役割や業務内容を明確にしておくことで、業務のスムーズな進行が可能になります。
交代制勤務の場合には、引き継ぎが円滑に行われるようシフトを設定することが重要です。適切なシフト管理により、チーム全体のパフォーマンスを向上が期待できます。

2.サービス業のシフト管理でよくある悩み

サービス業は業務内容が多岐に渡ることや、メンバーの入れ替わりが起こりやすいことから、シフト管理の悩みが発生しやすい業界でもあります。

よくある悩みとしては以下が挙げられます。

• ・突発的な欠勤への対応
• ・シフト希望の調整
• ・ピークタイムの人員確保
• ・労働時間の偏り
• ・シフト変更のコミュニケーション
• ・繁忙期と閑散期のシフト調整
• ・モチベーションの維持

それぞれ、具体的な内容について解説します。

1. 突発的な欠勤への対応

従業員の病気や家庭の事情など、突発的な欠勤は避けられません。
これに対応するためには、柔軟なシフト管理が求められます。
代替で入れるスタッフをリストアップし、迅速にシフトを調整できる体制を整えておくことが重要です。
また、従業員同士でシフトを交換できる仕組みを企業側が提供することで、突発的な欠勤に対するリスクを軽減できます。

2. シフト希望の調整

従業員のシフト希望を全て満たすことは困難です。
特定の時間帯や曜日にシフト希望が集中する場合、全員の希望を叶えることはできません。この問題に対処するためには、シフト希望を公平に調整するルールを設けることが大切です。
例えば、希望が多い日にはローテーションを導入し、全員が均等に希望を反映できるようにする、などの方法が考えられます。

3. ピークタイムの人員確保

サービス業では、特定の時間帯に顧客が集中することが多く、ピークタイムの人員確保が課題となります。
適切なシフト配置ができないと、顧客を待たせる、ミスが増えるなどサービスの質が低下し、顧客満足度に影響を与えます。
ピークタイムの予測を立て、必要な人員を確保するためには、過去のデータを分析し、効果的なシフト作成を行いましょう。

4. 労働時間の偏り

一部のスタッフばかりに労働時間が偏ると、不公平感や疲労の蓄積を招きます。
シフト作成時に労働時間のバランスを考慮することが重要です。
特定の従業員に負担が集中しないよう、労働時間を均等に配分し、定期的に見直しましょう。

5. シフト変更のコミュニケーション

シフト変更時のコミュニケーションが不十分だと、混乱やトラブルを招きます。
従業員にシフト変更の情報を迅速かつ正確に伝えるためには、連絡方法の整備が重要です。
スマホアプリが用意されているシフト管理システムを使えば、シフト変更が発生した場合、すぐに通知が届くため、円滑なシフト管理が可能となります。

6. 繁忙期と閑散期のシフト調整

サービス業では、繁忙期と閑散期の差が大きく、シフト調整が難しくなります。
繁忙期には多くの人員が必要ですが、閑散期には逆に人員を減らす必要があります。
ピークタイムの考え方と同様、シーズンごとの需要予測を立て、柔軟なシフト調整を行うことが重要です。

7. モチベーションの維持

シフトが不規則になると、従業員のモチベーション低下にもつながります。
これを防ぐためには、シフト作成時に従業員の希望やライフスタイルを考慮した、公平かつ透明性のあるシフト管理が重要です。
定期的な面談を通じて従業員の声を聞き、改善点を反映することで、モチベーションを維持に努めましょう。

関連記事：https://www.rshift.jp/blog/240531-motivation.php

3.サービス業のシフト作成のコツ6選

サービス業のシフト作成やシフト管理を少しでもスムーズにするために、6つのコツを紹介します。

具体的には以下の通りです。

• ・従業員のニーズを考慮する
• ・ピークタイムと閑散期を見極める
• ・労働時間と休憩時間のバランスを取る
• ・フェアなシフト配分を心掛ける
• ・コミュニケーションを密にする
• ・シフト管理ツールの活用

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

1. 従業員のニーズを考慮する

従業員の希望やニーズを考慮することは非常に重要です。
事前に希望シフトを提出してもらい、その希望をできる限り反映することで、モチベーションを高め、職場の満足度を向上できます。
家庭の事情や学業との両立を図っているパート・アルバイトの場合、希望に配慮することが、長期的な信頼関係につながります。

2. ピークタイムと閑散期を見極める

サービス業では、顧客の来店が集中するピークタイムと、来店が少ない閑散期が存在します。
過去のデータを分析し、これらの時間帯を正確に把握することで、人員の適切な配置ができます。
ピークタイムには多くの従業員を配置し、閑散期には効率的な人員配置を行うことでコストの最適化を図りましょう。

3. 労働時間と休憩時間のバランスを取る

シフト作成時には、労働時間と休憩時間のバランスを取ることが重要です。
長時間の勤務は従業員の疲労やストレスを増加させ、サービスの質低下につながりかねません。
適切な休憩時間を設定し、従業員がリフレッシュできるよう配慮しましょう。

4. フェアなシフト配分を心掛ける

シフト作成は公平性が重要です。
特定の従業員に負担が集中しないよう、シフトを配分し、全員が均等に働ける環境を整えることが求められます。
従業員間の不満を減少させるためにも公平性には配慮しましょう。

5. コミュニケーションを密にする

従業員とのコミュニケーションもシフト作成に欠かせない要素です。
シフト表の変更や調整には、従業員の理解と協力を得ることが求められます。
定期的な面談や連絡を通じて、円滑なコミュニケーションを図りましょう。

6. シフト管理ツールの活用

シフト作成システムやシフト管理用のアプリには、従業員の希望や過去の勤務履歴を考慮して自動でシフトを提案する機能があります。
シフト自動作成は管理者の手間を大幅に削減し、エラーの防止にもつながります。
特に、複数の店舗を管理する場合や、シフト変更が頻繁に発生する環境では、デジタルツールの導入が有効です。

見やすいシフト自動作成システム「アールシフト」

1.小売業・サービス業の導入店舗数2万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。
おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。
全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

2.柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。
シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。
「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」
「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」
といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

3.シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。
誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

4.直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。
システム自体の素早いレスポンスも好評です。
アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。
シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！