1.会社都合の急なシフト変更は違法？

急なシフト変更、場合によって違法となるケースがあります。
違法となるケース、違法とならないケースそれぞれについて詳しく説明します。

シフト変更が違法となるケース

従業員の同意を得ずに、会社都合でシフト変更をすることは違法です。
また、雇用契約の内容と異なる勤務も違法となる場合があります。
具体的に違法となるケースとしては

• ・雇用契約で定めた日数分のシフトに入れない
• ・従業員の同意なしで勤務時間を短縮する
• ・従業員の同意なしで、シフト決定後に休日を変更する

などが挙げられます。
従業員の労働条件を一方的に変更することは許されません。
従業員の権利を守るためにも、シフト変更時には必ず従業員の同意を得ることが重要です。

シフト変更が違法とならないケース

一方で、シフト変更が違法とならないケースも存在します。
正当な理由があり、適切な手続きを踏んで行われたシフト変更は、違法とはみなされません。
具体的には以下のケースです。

• ・自然災害による業務の中断が理由でシフトを変更する場合
• ・設備の故障など予期せぬ技術的な問題が発生し、業務を遂行できない場合

これらの状況では、業務の継続が難しいため、シフト変更は正当だと考えられます。

2.違法なシフト変更を防ぐには

違法なシフト変更を防ぐためには、従業員とのコミュニケーションをしっかりと行い、適切な手続きを踏むことが不可欠です。
まず、シフト変更時には必ず従業員の同意を得るようにしましょう。この同意は口頭で行うだけでなく、書面に記しておくことで、後のトラブルを防ぐことができます。シフト変更の理由や新しいシフトの内容を明確にし、従業員に納得してもらうことが大切です。
シフト変更のルールを明確に設定し、それを従業員に周知するのも効果的です。シフト変更に関するガイドラインや手続きを定めることで、シフト変更時の混乱を防ぐことができます。
シフト管理システムを導入することも有効です。システムを使用することで、従業員のシフト希望や労働条件を正確に反映でき、シフト作成の効率化とミスの削減につながります。シフト変更後は、従業員に対するフォローアップを忘れずに行いましょう。変更後のシフトが従業員にとって負担にならないように配慮し、必要に応じて追加のサポートを提供することで、従業員の満足度を高めることができます。

3.シフト変更を防ぐためのコツ

急なシフト変更を防ぐためのコツは以下の3つです。

• ・普段のコミュニケーションを重視する
• ・採用する人材の曜日や時間の偏りを防止する
• ・ヘルプを活用する体制を整備する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

普段のコミュニケーションを重視する

シフト変更を未然に防ぐためには、普段から従業員とのコミュニケーションを重視することが大切です。
定期的なミーティングや面談を通じて、従業員の状況や希望、シフトに関する問題や要望を早期に把握しましょう。
また、チャットツールを利用するなどオープンなコミュニケーション環境を用意するのも有効です。
従業員がシフトに関する悩みや不安を気軽に相談できるようになります。
相談しやすい環境があれば、突然シフト変更を申し出る前に、適切な対策を講じることができます。
日常的なコミュニケーションを通じて信頼関係を築くことで、従業員がシフトの変更を申し出る際にもスムーズに対応できる環境を構築しましょう。

採用する人材の曜日や時間の偏りを防止する

シフト変更を減らすためには、採用段階から曜日・時間帯の偏りを防止することが重要です。
学生アルバイトや主婦など、特定の時間帯や曜日にしか働けない従業員が多い場合は、あらかじめ雇用契約書で、勤務する曜日や時間を指定するのがスムーズです。
面接時に具体的なシフトの希望を確認し、全体のバランスを考慮して採用を進めましょう。

ヘルプを活用する体制を整備する

急なシフト変更に備えるためには、ヘルプを活用できる体制を整備することが不可欠です。
近隣の店舗や支社との連携を強化し、相互にヘルプを依頼できる仕組みを作りましょう。
シフト管理システムを活用すれば、近隣の店舗で誰がシフトに入っているかリアルタイムで把握でき、急な欠員にも迅速に対応できます。
また、ヘルプ要員として登録している従業員のリストを常に更新し、緊急時にはすぐに連絡を取れるよう準備しておくことも大切です。

4.シフト変更時の注意点

シフト変更が必要になった場合、会社側の注意点として大きく2つ挙げられます。

• ・シフトの追加で労働基準法違反にならないか確認する
• ・「休むなら代わりに入れる人を探して」も違法
  

いずれも法律に関わる注意点ですので、きちんと理解しておきましょう。

シフトの追加で法律違反にならないか確認する

シフト変更で労働時間や出勤日を追加する場合、1週間や1ヶ月単位で過重労働になっていないか確認しましょう。
1週間の労働時間が40時間を超えると時間外労働となり、割増賃金を支払わなければならなくなります。
連続勤務が続くと過労のリスクが高まり、労働安全衛生法にも抵触する可能性があります。
法律を遵守するためには、労働時間や休憩時間の管理を徹底し、従業員の健康と安全を確保する必要があります。
特にシフトの追加や変更が発生した際、労働基準法の規定に沿って適切に対応することが不可欠です。

「休むなら代わりに入れる人を探して」も違法

従業員が急に休む場合、「代わりに入れる人を自分で探さないと休めない」などの指示を出すことは違法です。
労働契約の範囲を超えた過剰な要求であり、従業員に対する不当な負担となります。
シフト管理や人員配置は雇用主の責任とされており、従業員が自ら代替要員を探す義務はありません。
従業員が休む場合には、管理側が率先して代替要員を確保し、業務を円滑に進めましょう。

5.シフト管理システムで効率化しよう！

シフトの変更が多いと、手作業やエクセルでの管理は困難になります。
そこでおすすめしたいのがシフト管理システムの活用です。
システムを活用する具体的なメリットや、効率的な管理方法を紹介します。

シフト管理システムのメリット

シフト管理システムを導入することで、手作業によるミスを大幅に減らすことができます。
紙ベースやエクセルでの管理では、入力ミスや計算ミスが発生しやすいもの。
シフト変更や調整に多くの時間がかかります。
シフト管理システムでは、これらのミスを自動で検出・修正が可能です。
シフトの作成や変更が効率的に行えるため、管理者の負担を軽減し、他の重要な業務に時間を割くことができます。
従業員もスマートフォンやパソコンからシフトの確認や変更希望の提出ができるため、コミュニケーションが円滑になり、シフト調整の柔軟性が高まります。

システムを使った効率的なシフト管理方法

シフト管理システムは活用の仕方次第でさらに業務効率化が可能です。
クラウド型のシフト管理システムでは、従業員の希望シフトをシステム上で収集し、自動でスケジュールに反映させます。
シフトを自動生成できるシステムなら、管理者が行うのは最小限の手動調整だけでOK。
シフト変更が必要な場合も、システムがあれば全ての従業員にリアルタイムで通知できます。
従業員は最新のシフトをいつでも確認できるので、変更に合わせて迅速に対応可能です。
さらに、労働基準法や就業規則に基づく制約を自動でチェックし、違法なシフト配置を未然に防ぐ機能も。法令遵守を徹底しながら、シフト管理の効率を最大限に高めることができます。

見やすいシフト自動作成システム「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数2万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。
おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。
全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。
シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。
「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」
「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」
といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。
誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。
システム自体の素早いレスポンスも好評です。
アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。
シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！