「スタッフが足りなくて、シフトがまったく回らない……」
そんな悩みを抱える店長やシフト管理者は少なくありません。
無理なシフトはスタッフの離職を招き、さらなる人手不足を引き起こすという悪循環に陥りがち。
だからこそ、少ない人数でもうまくシフトを回すための工夫が必要です。

本記事では、人手不足でもシフトをスムーズに組むための3つのコツと、それを支えるシフト管理システムの活用方法をわかりやすく解説します。

1. 人手不足がシフトに及ぼす悪影響

シフトを組む際に十分なスタッフを確保できないと、業務の効率や職場の雰囲気にさまざまな悪影響が生じます。
慢性的な人手不足が続くと、現場の負担が増し、スタッフの離職につながることも少なくありません。
無理なシフト運用が続けば、最終的には売上や職場の評価にも悪影響を与えるでしょう。
人手不足がシフト管理にどのような問題を引き起こすのか、具体的な影響について解説します。

(1) 業務の負担が特定のスタッフに偏る

人手が足りない状態が続くと、限られたスタッフに業務が集中し、一部の人に大きな負担がかかってしまいます。
この状況が続けば、スタッフの疲労が蓄積し、モチベーションの低下や体調不良を引き起こす可能性が高まるでしょう。
さらに、不満が募ることで離職につながり、人手不足が深刻化する悪循環に陥る恐れもあります。

(2) シフトの調整が難しくなる

人手が少ないと、シフトを調整する際の選択肢が限られ、希望通りの勤務を組むことが困難になります。
特に、繁忙期や急な欠勤が発生した際には、対応できるスタッフが不足し、無理な出勤を強いるケースが増えるでしょう。
結果として、スタッフの不満が高まり、協力的なシフト調整が難しくなるという悪循環が生じてしまいます。

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(3) サービスの質が低下する

必要な人員を確保できない状態では、各スタッフの業務負担が増え、一人ひとりの対応に余裕がなくなります。
結果として、接客の質が低下したり、業務の抜け漏れが発生しやすくなるでしょう。
特に飲食店や小売業など、顧客対応が求められる業種では、顧客満足度の低下につながり、売上にも影響を及ぼす可能性があります。

(4) スタッフの定着率が悪くなる

シフトの負担が過度に偏ると、働きづらさを感じるスタッフが増え、離職率が上がる傾向にあります。
特に、柔軟なシフトを求めるアルバイトやパートのスタッフにとって、働きやすい環境が整っていない職場は定着しづらいでしょう。
結果として、新しいスタッフの採用が追いつかず、人手不足が慢性化してしまう恐れがあります。

(5) 突発的な欠員に対応しづらくなる

ギリギリの人数でシフトを組んでいると、急な欠勤や体調不良に対応できる余裕がなくなります。
本来であれば代わりに入れるスタッフを確保するべきですが、そもそも人手が足りない場合、その調整は非常に困難でしょう。
このような状況が続くと、欠員を補うために無理なシフト調整を繰り返し、さらなる負担増につながってしまいます。

2. 人手不足でもスムーズにシフトを組む3つのコツ

人手不足の中でシフトを組むのは簡単ではありませんが、いくつかの工夫を取り入れることで、負担を減らしながら円滑に運用することが可能です。
事前の準備をしっかり行い、スタッフ同士の調整をスムーズにすることで、無理のないシフト作成が実現できるでしょう。
ここでは、人手不足の状況でもシフトをスムーズに組むための具体的なコツを3つ紹介します。

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(1) シフト希望の提出を早め、調整の時間を確保する

シフトをスムーズに組むためには、スタッフの希望を早めに集め、調整の余裕を持つことが重要です。
提出期限を明確にし、リマインドを行うことで、希望提出の遅れを防ぐことができるでしょう。
シフト管理システムを活用すれば、オンラインで簡単に希望を集計でき、変更があった際の対応もスムーズになります。

(2) 必要最低限のスタッフ数を見直し、無理のないシフトを作成する

業務ごとに必要な人員を再評価し、少人数でも運用できるシフト体制を整えることが重要です。
例えば、ピークタイムと閑散時間帯で配置を調整し、限られた人員を最大限活用する方法が考えられるでしょう。
役割を明確にし、マルチタスクが可能なスタッフを増やすことで、少人数でも効率的に業務を回せる環境を作ることができます。

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(3) シフト交換や欠員補充をスムーズにする仕組みを導入する

急な欠勤やシフトの調整が必要になった際、すぐに代わりのスタッフを見つけられる仕組みを整えておくことが大切です。
スタッフ同士がシフト交換を簡単に行えるシステムを活用すれば、店長や管理者の負担を減らし、スムーズな調整が可能になるでしょう。
シフト管理システムの「空き枠通知」機能を使えば、スタッフに募集をかけやすくなり、欠員による業務の混乱を最小限に抑えられます。

3. 人手不足に役立つシフト管理システムの活用方法

人手不足の中でシフトを組む際、手作業での調整には限界があります。
希望の確認や欠員対応に時間を取られると、管理者の負担が増え、スムーズな運用が難しくなるでしょう。
そこで役立つのが、シフト管理システムの活用です。
シフト自動作成機能や欠員対応機能を使えば、少ない人数でも最適なシフトを効率よく組むことができます。
ここでは、システムの具体的な活用方法を紹介します。

・シフト自動作成機能で効率化
・スタッフのスキルや勤務状況を考慮したシフト組み
・シフトの穴埋めをスムーズにする「欠員対応機能」
・スタッフ間でのシフト交換をスムーズに

それぞれ詳しく見ていきましょう。

(1) シフト自動作成機能で効率化

シフト管理システムの自動作成機能を活用すれば、スタッフの勤務希望や勤務時間のルールを考慮しながら、最適なシフトを組むことができます。
手作業で行う場合、希望の調整や人員配置のバランスを取るのに時間がかかり、ミスが発生する可能性もあるでしょう。
自動作成機能なら、条件に合ったシフトを一括で作成できるため、負担を大幅に軽減できます。

(2) スタッフのスキルや勤務状況を考慮したシフト組み

シフトを作成する際には、単に人数をそろえるだけでなく、各スタッフのスキルや経験を考慮することが重要です。
例えば、新人とベテランをバランスよく配置することで、現場の負担が軽減され、業務の効率も向上するでしょう。
シフト管理システムを活用すれば、スキルレベルや過去の勤務実績をもとに適切な配置ができるため、無理なく業務を回すことができます。

(3) シフトの穴埋めをスムーズにする「欠員対応機能」

急な欠勤が発生した場合、すぐに代わりのスタッフを見つけるのは簡単ではありません。
従来であれば、管理者が個別に連絡を取り、代わりのスタッフを探す手間がかかるのが常でした。
シフト管理システムの「欠員対応機能」を使えば、勤務可能なスタッフに一斉通知を送ることができ、迅速な対応が可能になります。

(4) スタッフ間でのシフト交換をスムーズに

シフトの変更が必要になった際、スタッフ同士で簡単に交換できる仕組みがあれば、管理者の負担を減らしながらスムーズな調整が可能です。
従来は、交換希望の連絡を管理者がすべて受けて対応する必要があり、時間がかかることも多くありました。
シフト管理システムを導入すれば、管理者が承認するだけでシフト変更が完了するため、業務がスムーズに進みます。

4. シフト管理システムを導入するメリット

シフト作成を手作業で行うと、時間がかかるだけでなく、公平性の確保や急な変更対応に苦労することが少なくありません。
人手不足の職場では、スタッフの負担を最小限に抑えながらシフトを組む工夫が求められるでしょう。
そこで役立つのが、シフト管理システムです。
シフト管理システムを導入することで得られる主なメリットを紹介します。

・シフト作成時間の短縮
・公平なシフト作成が可能になる
・突発的な欠勤にも迅速に対応できる
・スタッフとのシフト調整がオンラインで完結

それぞれ詳しく見ていきましょう。

(1) シフト作成時間の短縮

手作業でシフトを作成すると、スタッフの希望やバランスを考慮する必要があり、時間がかかります。
人手不足の職場では、調整に時間がかかるほど現場の負担が増し、シフト作成そのものがストレスの原因になるでしょう。
シフト管理システムでは、スタッフの希望や過去の勤務データをもとに自動でシフトを作成できるため、大幅な時間短縮が可能になります。

(2) 公平なシフト作成が可能になる

シフトを手作業で組むと、特定のスタッフに負担が偏ることがあり、不公平感が生じます。
希望シフトの調整は、管理者の判断に依存する部分が多く、不満につながることもあるでしょう。
シフト管理システムなら、事前に設定したルールに基づいて公平にシフトを割り当てられるため、スタッフ間の不満を減らし、職場の雰囲気を良くすることができます。

(3) 突発的な欠勤にも迅速に対応できる

急な欠勤が発生した際、代わりのスタッフを探す作業は大きな負担になります。
一人ひとりに連絡を取って調整する方法では、対応が遅れることも。
シフト管理システムの「欠員対応機能」を使えば、勤務可能なスタッフへ自動で通知が送られ、スムーズに代替スタッフを見つけることができます。

(4) スタッフとのシフト調整がオンラインで完結

紙や口頭でのシフト調整は、情報の共有に時間がかかり、認識のズレが生じる原因になります。
特に、シフト変更のたびに個別で連絡を取り合うのは手間がかかり、非効率的です。
シフト管理システムでは、オンライン上でシフトの希望提出・変更依頼ができ、リアルタイムで情報が更新されるため、管理者とスタッフの負担を大幅に減らせます。

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