シフトの偏りは、スタッフの不満や職場環境の悪化を招く大きな課題です。
不公平なシフトはモチベーションの低下や離職率の増加につながるだけではありません。
サービス品質やチームの人間関係にも悪影響を及ぼします。
これを防ぐには、偏りが生じる原因を理解し、適切な対応策を講じることが重要です。

本記事では、シフトの偏りが発生する背景や、それによって生じるデメリットを解説します。
公平なシフトを作るための具体的なポイントと、効率的に管理するためのシフト作成システムの機能もまとめました。
ぜひ参考にしてください。

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1.「負担が偏ったシフト」が作成される原因とは

シフト作成は店舗運営や職場環境において重要な業務の一つです。
負担が特定のスタッフに偏ると、不満や不公平感を生み、結果的に職場全体のモチベーション低下につながります。

その背景には、スキルバランスの考慮不足や勤務希望時間の反映が不十分であることなど、いくつかの原因が隠れています。

シフトの偏りが発生する具体的な原因についてまとめました。

(1) スタッフのスキル差が考慮されていない

スキルの差を考慮しないと、特定のスタッフに負担が集中します。
新人が多い時間帯に経験豊富なスタッフが配置されないと、新人だけでは対応が難しい業務が発生するでしょう。

新人スタッフがいる時は先輩スタッフもシフトに入るなど、スキルバランスを考えた配置を行うことで、全体の負担を分散させ、効率的なチーム運営が可能になります。

(2) 勤務可能時間を十分に反映していない

スタッフの勤務可能時間を無視したシフト作成は、不満の温床になりがちです。
たとえば、夜勤を避けたいスタッフが頻繁に夜勤に入れられると、不公平感が高まります。
モチベーションの低下や離職につながる可能性があります。
各スタッフの希望を適切に反映することで、不満を減らし、働きやすい環境を作ることが可能です。

(3) シフト作成のルールが不明確

シフト作成に明確なルールがない場合、作成者の主観に頼りがちで、不公平感が生じやすくなります。
特定のスタッフが「得意分野だから」と頻繁に重要なポジションに配置されると、不満につながるでしょう。
公平なルールを設定し、透明性のあるシフト作成を心がける必要があります。

(4) 突発的な変更に対応できていない

急な欠勤や予定変更に対する対応が不十分だと、特定のスタッフに負担が集中します。
シフト作成者が対応に追われ、無理に同じスタッフに負担を押し付けるようなケースです。

シフト変更をスムーズに行える体制を整えることで、スタッフ全体の負担を軽減し、柔軟なシフト管理が可能になります。

2.シフトの偏りすぎによって生じるデメリット

シフトの偏りは、スタッフ間の不公平感を生むだけでなく、職場全体にさまざまな悪影響を及ぼします。
負担が特定のスタッフに集中すると、モチベーションの低下や離職率の増加など、運営上の課題が次々と現れます。

サービス品質やチームの人間関係にも波及し、職場の雰囲気を悪化させる原因にもなるでしょう。
シフトの偏りがもたらす具体的なデメリットをまとめました。

(1) スタッフのモチベーション低下

特定のスタッフに負担が集中すると、不公平感からモチベーションが低下します。
たとえば、夜勤ばかり担当させられるスタッフは疲労や不満を感じやすくなります。
全員が納得できるシフトを作成し、職場全体の活気を維持することも管理者の責務です。

(2) 離職率の増加

負担が偏る職場では、スタッフのストレスが増加し、最悪の場合、離職につながります。
特定の業務を繰り返し担当させられるスタッフは「自分ばかり負担が大きい」と感じやすくなるでしょう。

今の職場に不満を持つと、他の職場を求める可能性が高まります。
スタッフの意見を取り入れた柔軟なシフト作成を行うことが、定着率向上のカギです。

(3) サービス品質の低下

シフトの偏りによって疲労が蓄積すると、スタッフのパフォーマンスが低下し、結果的にサービスの品質にも影響します。
長時間労働や頻繁な連勤を強いられたスタッフは注意力が散漫になり、顧客対応にミスが発生するリスクが高まります。

均等なシフトなら、スタッフのコンディションを保ち、安定したサービス提供が可能です。

(4) チーム内の人間関係の悪化

特定のスタッフへの負担が目立つと、不満が広がり、チーム内の信頼関係が損なわれます。
たとえば、「あの人ばかり楽をしている」といった陰口や対立が生まれることで、職場の雰囲気が悪化します。
全員が公平に働けるシフトを作ることで、職場内の協力体制が強化されるでしょう。

3.公平なシフトを作る4つのポイント

公平なシフトには、負担の偏りを防ぎ、全員が納得できる環境を整えることが重要です。
明確なルール作りやスタッフ個々の事情を考慮するだけでなく、スキルアップや効率的なツールの活用も欠かせません。
公平なシフトを実現するための4つの具体的なポイントをまとめました。

・雇用契約書で曜日や時間を固定する
・スタッフ個々の事情を把握する
・OJTで一人ひとりの業務の幅を広げる
・シフト管理システムを導入する

以下で詳しく見ていきましょう。

(1) 雇用契約書で曜日や時間を固定する

シフトの偏りを防ぐには、雇用契約書で勤務曜日や時間帯を明確に定めることが有効です。たとえば、契約書に「月・水・金勤務」「10時〜17時の間4時間以上勤務」といった内容を記載しておきます。

事前の期待値が明確になるため、トラブルが起きにくくなります。
勤務できる曜日・時間が把握できると、新しいスタッフの採用もスムーズになるでしょう。

(2) スタッフ個々の事情を把握する

スタッフの個々の事情を理解することは、公平なシフト作成に欠かせません。
たとえば、学生のテスト期間や子どもの送迎時間などです。

スタッフの状況に合わせた柔軟なシフト調整を行えば、働きやすい環境を提供できるだけでなく、スタッフの信頼も得られます。

(3) OJTで一人ひとりの業務の幅を広げる

公平なシフトには、スタッフ全員が幅広い業務をこなせるスキルを持つことも重要です。
たとえば、特定の業務をできる人が限られていると、その人にばかり負担がかかります。

OJTを通じて業務の幅を広げることで、シフトの柔軟性が増し、負担の分散が可能です。
スキルを均等に分配することが、公平なシフト作成の土台となります。

(4) シフト管理システムを導入する

公平なシフトを効率的に作成するには、シフト管理システムの導入が効果的です。
たとえば、システムを使えば、過去のシフト履歴やスタッフの希望を一目で確認できます。
一部の人に負担が偏らないよう自動的に調整することが可能です。

R−Shiftのように、簡単な操作で毎月のシフトを自動作成できるシステムも。
ツールを活用し、公平で効率的なシフトを作成しましょう。

4.公平なシフトを実現するシフト作成システムの機能とは

公平なシフトを作るには、複雑な調整にも対応できるシフト作成システムが効果的です。
シフト作成システムは、スタッフの希望や勤務状況を効率的に管理し、偏りのないシフトを簡単に作成できる機能を備えています。

以下、シフト作成システムの主な機能について解説します。

(1) スタッフの希望を簡単に反映できる機能

シフト作成システムでは、スタッフが希望する勤務時間や日程を簡単に入力・共有できる機能があります。
システム内で希望シフトを集約することで、管理者が手動で集計する手間が省けます。
スタッフの希望を公平に反映しやすくなり、不満が生じにくい環境を構築可能です。

(2) シフトの偏りを自動でチェックする機能

シフト作成時に偏りがないか自動で確認する機能は、公平性を保つうえで非常に便利です。
特定のスタッフに連勤が続いていないか、夜勤が集中していないかなど、システムが自動で指摘します。
負担の分散がスムーズに行えるので、スタッフの働きやすさ向上を実現可能です。

(3) 突発的な変更にも柔軟に対応できる機能

急な欠勤や変更が発生した場合でも、シフト作成システムなら迅速に対応できます。
たとえば、システム上で代わりのスタッフを自動で提案する機能があれば、管理者の負担を大幅に軽減できるでしょう。
欠員以外のトラブル発生時もスムーズに業務を継続できます。

(4) シフト履歴の分析機能

システム内には、過去のシフト履歴を記録・分析できる機能も備わっています。
長期的な公平性を確保するうえで役立ちます。

たとえば、どのスタッフがどの時間帯に多く勤務しているかをデータで確認可能です。
不公平な傾向を早期に発見できます。

このデータを活用することで、今後のシフト作成をより効率的かつ公平に行えるでしょう。

(5) スマホ対応のシフト通知機能

スタッフ全員にリアルタイムでシフトを通知する機能は、情報共有をスムーズにします。
たとえば、スマホにシフトが自動送信されれば、スタッフはいつでも確認でき、連絡ミスを防ぐことができます。
欠員募集などの通知もスマホに届くので、出勤していない人もシフトの状況を把握可能です。
スタッフ間の連携が強化され、業務の効率化が図れます。

スタッフの不満をなくすシフト管理システム「R-Shift」