大企業におけるシフト管理は、スタッフ数の多さや業務内容の多様性から、一般的な企業以上に手間がかかります。
そのため、効率的で公平なシフト管理が求められています。
この記事では、1,000人以上の従業員がいる小売業・サービス業で導入数No.1のシフト管理システム「R-Shift」を手掛ける立場から、大企業のシフト管理における課題と、シフト作成のコツをまとめました。
適切なシステムの導入やコツを活用することで、スムーズなシフト管理とスタッフの満足度向上を目指しましょう。

1.大企業特有のシフト管理の課題

大企業におけるシフト管理は、スタッフの規模が大きいため、一般的な企業よりも多くの課題が存在します。
シフトの公平な配置、部署間の調整、そして法規制の順守など、どれも企業運営に大きな影響を与える重要な要素です。

これらの課題に適切に対応しなければ、業務の効率低下やスタッフの不満の増加といった問題が発生する可能性があります。
大企業特有のシフト管理の主な課題について詳しく見ていきましょう。

課題1：多数のスタッフ間での公平なシフト配置の難しさ

大企業ではスタッフ数が多く、それぞれの勤務希望やスキルレベルを考慮しながらシフトを作成することが難しくなります。
公平なシフト配置を心がけないと、特定のスタッフに負担が集中したり、不満が高まる原因となります。
さらに、多くのスタッフが関わるため、配置が不公平だと感じるスタッフが増えるリスクもあります。

例えば、同じ役職の社員間で夜勤や週末のシフトが偏ると、一部の社員から不満が出やすくなります。
社員間で不公平感が生じると、モチベーションや業務効率に悪影響を与え、離職率が上がる可能性もあります。

大企業におけるシフト管理は公平性を重視し、スタッフが満足するような配慮が求められます。

課題2：複雑な部署間の連携と調整の必要性

大企業では、複数の部署やチームが協力して業務を行うため、シフト管理においても連携と調整が重要です。
各部署で異なる業務が行われているため、シフトを作成する際には業務内容やタイミングに応じた適切な配置が必要です。
連携が不足すると、業務に支障が生じやすくなります。

例えば、営業チームとサポートチームが連携して業務を行う場合、どちらかのシフトが不足するとサポート体制が整わなくなり、顧客対応が遅れるなどの問題が発生します。
シフト作成時には、全体の業務進行に支障がないよう、各部署間での連携を重視することが大切です。

課題3：複雑な法規制への対応

大企業では従業員数が多いため、労働基準法や残業規制など、法令に準じたシフト作成が不可欠です。
違反があれば法的リスクが生じ、従業員からのクレームや、場合によっては行政指導が入る可能性もあります。

適切に管理しないと、会社全体の信頼を損なう結果に繋がる恐れも。

例えば、月の残業時間に上限が設けられている中で、従業員が特定の期間に集中して働くようなシフトを組むと、法的な問題が発生します。
このような事態を防ぐためには、シフト管理においても法令遵守を徹底する必要があります。

シフト管理は、法規制を理解し遵守することが重要です。
法的リスクを回避するための管理体制が求められます。

2.大企業向けシフト管理システムの特徴

大企業におけるシフト管理は、管理するスタッフの数や業務の多様性から、特有の課題が伴います。
そこで活用されるのが、大規模な組織に対応したシフト管理システムです。

これらのシステムは、大量のスタッフデータを効率的に管理し、自動シフト作成や勤怠管理との統合といった機能を提供することで、スムーズなシフト運営をサポートします。

以下、大企業向けシフト管理システムの主な特徴について詳しくまとめました。

(1) 大規模なスタッフ管理に対応する機能

大企業向けのシフト管理システムには、多数のスタッフを効率的に管理するための機能が備わっています。
大企業では、部署や役職ごとに多くのスタッフが所属し、それぞれの勤務条件やスキル、希望が異なるため、一元的かつ精緻な管理が必要です。
これにより、各部門のニーズや人員配置が適切に反映され、管理業務の負担も軽減されます。

例えば、特定のスキルを持つスタッフを特定の時間帯に集中させたい場合や、役職別のシフトを効率よく作成する際に、個別の設定が可能な機能が役立ちます。
また、大量のスタッフのデータを管理する際にも、フィルタや検索機能が効率化をサポートします。

大規模なスタッフ管理機能があることで、管理者はスムーズに各部門のシフト調整ができ、無駄のない人員配置が実現します。

(2) 自動シフト作成や柔軟なスケジュール調整

システムには自動でシフトを作成する機能や、スケジュールを柔軟に調整するためのツールが備わっています。
大規模な企業では、手動でのシフト作成や変更対応が非常に手間と時間を要します。自動化により、人員配置が効率的かつ公平に行われ、急な変更にも迅速に対応できます。

例えば、特定のスタッフの休み希望が多く重なる時期に、自動シフト作成機能があれば、希望と人員バランスを考慮しながら最適な配置を自動で組むことができます。
さらに、変更が生じた際も、システムが候補者をリストアップして迅速に調整可能です。

自動シフト機能や柔軟なスケジュール調整ツールは、大企業の管理負担を大幅に軽減し、迅速かつ適切なシフト運営を支援します。

(3) 勤怠管理との統合と連携

大企業向けシフト管理システムでは、勤怠管理機能とのシームレスな連携が欠かせません。
シフト管理と勤怠管理が連携することで、勤務時間の正確な把握や給与計算がスムーズになり、不正防止や労働時間管理も行いやすくなります。

シフトと勤怠のデータがリンクすることで、リアルタイムの状況把握も可能です。
シフト変更が行われた際に勤怠管理システムへ自動的に反映されるため、実際の勤務時間とのズレがなくなり、正確な記録が可能です。
また、給与計算もリアルタイムデータに基づくため、効率的な計算処理が実現します。

勤怠管理とシフト管理の統合は、大企業の労務管理を効率化し、透明性と精度を高めます。

3. 大企業でシフト作成を効率化するコツ

大企業でのシフト作成は、スタッフの規模や業務の多様性から効率化が難しい一方、適切な対策を講じることで作業負担を大幅に軽減できます。

社員の希望を反映した調整や、効率的なシフトパターンの確立、各チーム間の連携強化などの工夫を取り入れることで、スムーズなシフト管理が可能です。
以下、大企業のシフト作成を効率化するための具体的なコツについて解説します。

(1) 社員やスタッフの希望を考慮したシフト調整

大企業でのシフト作成には、社員やスタッフの希望を考慮することが重要です。
従業員の希望を反映することで、不満を減らし、働きやすい職場環境を築くことができます。

希望が考慮されていると、モチベーションが上がり、スタッフの定着率向上にも効果的です。
希望休が反映されたシフトを作成することで、休暇希望が多い時期でも全員が納得できるように工夫できます。

また、優先的に調整が必要なシフトや人員配置も柔軟に対応できるようになります。
スタッフの希望を踏まえたシフト調整は、チームの士気を高め、安定したシフト運営に繋がります。

(2) 効率的なシフトパターンの確立

効率的なシフトパターンを確立することで、シフト作成の時間と手間を削減できます。
あらかじめ効率の良いパターンを決めておけば、毎回の調整作業を減らすことができ、シフト担当者の負担軽減になります。
一定のルールに基づいたシフト作成は、全体の業務効率を高め、円滑な運営が可能です。

例えば、午前と午後で一定のパターンを設けることで、各チームのスタッフ配置がスムーズになります。
さらに、シフトが定型化されると、従業員も勤務時間や休日の見通しが立てやすくなります。

効率的なシフトパターンの確立により、作成業務のスピードアップと安定した人員配置が可能です。

(3) 各チーム間での連携強化

大企業では、各チームや部署が連携してシフトを調整することで、全体的な業務効率が向上します。
複数の部署が関わるシフト管理では、連携が不足すると業務に支障が生じやすくなることも。
事前に調整を行うことで、人員の過不足を防ぎ、各部署が協力して円滑に業務を進められます。

例えば営業チームとサポートチームがそれぞれのスタッフ数を調整し合うとします。
必要な時間帯に十分な人員が配置されるようにし、業務がスムーズに進行可能です。
これにより、顧客対応などにも影響が少なくなります。

(4) 定期的なシフト改善とフィードバックの取り入れ

シフトパターンの見直しやフィードバックを取り入れることで、現場のニーズに応じたシフト運営が可能になります。
業務量やスタッフの働き方は変動するため、定期的なシフト改善により、現状に適した配置ができるようになります。

また、フィードバックを取り入れることで、従業員からの意見も反映され、より働きやすい環境を作りやすくなります。
例えば、繁忙期には人員を増やし、閑散期には少数精鋭でシフトを回すなど、柔軟な対応が可能です。また、スタッフのフィードバックを基に改善を図ることで、シフトに対する不満も減少します。

シフト作成に定期的な見直しとフィードバックを取り入れることで、現場の実態に即した効率的なシフト運営が実現します。

4. シフト管理システムの導入によるメリット

シフト管理システムを導入することで、業務の効率化やスタッフの満足度向上、管理コストの削減など、企業に多くのメリットをもたらします。
従来の手動作業から自動化への移行により、シフト作成の負担が軽減され、管理者やスタッフ双方にとって働きやすい環境が整います。
シフト管理システムの導入によって得られる具体的なメリットについてまとめました。

(1) スタッフの満足度向上

シフト管理システムを導入することで、スタッフの満足度が向上します。
システムによって、スタッフの希望や条件がシフトに反映されやすくなり、不公平感や不満が軽減されるためです。

さらに、シフトの可視化によってスタッフが自身の勤務予定を簡単に確認できるため、勤務日を把握しやすくなり安心感も高まります。

シフトの調整が必要な場合でも、システム上で簡単に申請や確認ができるため、スタッフが希望通りに働きやすくなります。
シフトを公平に配分することで、モチベーション向上へつなげていきましょう。

(2) 作業効率の向上と管理コスト削減

シフト管理システムを導入することで、作業効率が向上し、管理にかかるコストの削減が可能です。
従来の手動によるシフト作成や調整が自動化されるため、時間と労力を削減できます。
また、ミスが減ることで確認作業を省略。
管理担当者の負担が軽減されます。シフト作成の迅速化により、コストも効率的に抑えられます。

システム上ではスタッフの配置や勤務時間の調整が一目で分かります。
シフト作成のスピードが大幅に向上し、紙ベースでの管理が不要に。

シフト管理システムの導入により、作業効率とコスト管理が最適化され、業務の効率化が実現します。

(3) 事務作業の自動化による担当者の負担軽減

システムによる事務作業の自動化で、シフト管理担当者の負担が軽減されます。
システムが自動的にシフト作成や調整、変更通知まで行うため、担当者が手動で行う業務が減少します。
担当者はシフト調整以外の業務に集中する時間が増え、全体的な業務効率が向上します。

例えば、シフトの変更依頼が出た際にシステムが自動で変更を反映。
関係するスタッフに通知を送るため、担当者が一人ひとりに連絡する手間が省けます。
また、シフト作成にかかる時間が大幅に短縮され、他の業務にリソースを割けるようになります。

大企業で1番選ばれているシフト管理システム「R-Shift」