シフト管理において、「モデルシフト」を活用することが非常に効果的です。
モデルシフトを導入することで、店長の負担を軽減し、スタッフの働きやすさを向上させることができます。
本記事では、モデルシフトの基本やその作り方を解説し、効率的にシフトを組むための5つのコツを紹介します。
シフト作成に頭を悩ませている方は、ぜひ参考にしてみてください。

1.モデルシフトとは？基本をおさらい

ゼロからシフト表を作成する際、事前準備として用意しておきたいのが「モデルシフト」です。
モデルシフトには、お店の繁忙期や閑散期それぞれでどのくらいのスタッフが必要かをまとめます。
早番・遅番などのシフトパターンや、平日／土日といった曜日ごとにモデルシフト（必要人数）を決めておくと、シフト作成がスムーズです。

(1)モデルシフトの作り方

モデルシフトを作成するには、店舗の時間帯や曜日ごとの需要を把握し、スタッフの役割を整理する必要があります。
また、時間帯ごとのシフトパターンを定義づけすることも重要です。
以下でモデルシフトの作成方法を説明します。

①店舗の業務需要の分析

まず、店舗の営業時間や繁忙時間帯、閑散時間帯を分析します。
これに基づいて、どの時間帯に何人のスタッフが必要かを把握します。
例えば、ランチタイムやディナータイムに混雑する飲食店では、その時間帯に多くのスタッフを配置する必要があります。

②スタッフの業務スキルと役割の整理

各スタッフがどの業務に精通しているか、またどの役割を担当できるかをリストアップします。
例えば、レジ担当、調理担当、接客担当など、スタッフごとの得意分野を整理します。

③シフトパターンの作成

繁忙時間帯や特定の曜日に合わせた複数のシフトパターンを作成します。
これらのシフトパターンを「モデルシフト」として保存しておき、必要に応じて適用しましょう
最低でも、平日用、週末用、祝日用のシフトパターンを作成しておくのがおすすめです。

④シフトパターンの調整

実際の運用に応じて、モデルシフトを微調整します。
店舗の状況に応じて、スタッフの希望休や急な欠勤にも対応できる柔軟性を持たせましょう。
シフト作成時にスタッフの要望を反映させたり、急な変更があった場合に対応できるよう予備のシフトパターンを用意しておくことが重要です。

(2)モデルシフトの例

区分	時間帯	接客	調理	配達他	合計
平日	ランチ	3	4	1	8
	ディナー	2	3	1	6
土日祝	ランチ	4	5	2	11
	ディナー	4	5	2	11

例として、ランチタイムとディナータイムの勤務パターンがある飲食店についてのモデルシフトを作成しました。
この例では、平日のランチタイムは来客人数が多く回転率を上げる必要があるため、接客担当・調理担当ともに平日ディナータイムより多めのスタッフを配置しています。

また、土日祝日はランチ・ディナーともに平日よりも混雑し、配達の注文も増えるため、平日よりも多い人数で稼働しています。
担当する業務ごとにスタッフの数を決めておくと、シフトを組む際に迷いが生じにくくなります。

2.モデルシフトを用意するメリット

モデルシフトを用意することは、シフトを組む上でさまざまなメリットがあります。
代表的なものが以下の3つです。
・店長の業務負担が軽減する
・スタッフの働きやすさが向上する
・店舗運営の安定化
それぞれについて、詳しく説明します。

(1) 店長の業務負担が軽減する

モデルシフトを用意することで、店長のシフト作成業務が大幅に効率化できます。
通常、毎回ゼロからシフトを組むのは時間がかかるもの。
繁忙期に他の業務と並行しつつ、スタッフの希望に対応するのは大変です。
しかし、モデルシフトの場合、あらかじめ作成されたテンプレートに基づいてシフトを調整すればOK。
業務時間が短縮され、店長の負担が軽減します。
急な変更が必要な場合でも、迅速に対応できるのが大きなメリットです。

(2) スタッフの働きやすさが向上する

モデルシフトを導入すると、シフトが予測可能で安定するため、スタッフにとって働きやすい環境が整います。
特に、一定のパターンに従ったシフトが組まれることで、スタッフはプライベートの予定を計画しやすくなります。
また、モデルシフトは公平性を保ったシフト作成が可能です。
スタッフ間の不満やトラブルを減らすことができます。
スタッフのモチベーションや労働意欲が向上し、職場全体の雰囲気も良くなるでしょう。

(3) 店舗運営の安定化

モデルシフトを活用することで、店舗運営がより安定します。
繁忙時間帯に必要なスタッフ数を確保しやすくなり、サービスの質を維持可能です。予期せぬ欠員や急な変更にも柔軟に対応でき、店舗全体のオペレーションがスムーズに進行します。
スタッフの労働時間や配置が最適化されるので、無駄な人件費を削減し、経営の効率化にも寄与します。
店舗運営の安定化には欠かせない存在と言っても過言ではありません。

3.シフト管理システム「アールシフト」の自動作成例

シフト管理システムを活用すれば、モデルシフトの作成から実際のシフト調整まで一通り設定することができます。
例えば、小売業・サービス業に人気のシフト管理システム「アールシフト」の場合、【時間帯、曜日別に、どのくらいの人数が必要か】を元に、モデルシフトを作成します。
これを「必要人時」と言います。

上記画像がモデルシフトの例です。
アールシフトでシフトの自動作成を行う場合、はじめにモデルシフトを設定し、この内容をベースにシフトが組まれます。
自動作成されるシフトは、スタッフの希望を平等に考慮したものとなっています。

上記画像は、モデルシフトをベースにしつつ、スタッフが提出した希望を反映したものです。
モデルシフトと比較してスタッフが不足している部分は赤で表示されています。
この部分を調整すれば、1ヶ月分のシフト作成が完了します。

アールシフトでは、「モデルシフトの設定」→「自動作成のための条件設定」→「スタッフの希望収集」→「シフト自動作成」→「最終調整」という流れでシフトを作成します。
最終調整以外はシステム上でほぼ完結するので、頭を悩ませる必要がありません。
シフト作成を最大限まで効率化できます。

4.シフトの効率的な組み方5選

毎回シフトを組む作業は時間がかかります。
公平性を保つのも容易ではありません。
シフトを効率的に組むためにはいくつかのポイントを押さえることが重要です。
店舗運営を円滑に進めるシフトの組み方を5つ紹介します。
シフト作成の負担を軽減しつつ、スタッフの働きやすさ向上を目指しましょう。

(1) 需要予測に基づくシフト作成

店舗の売上データや顧客数の推移を分析し、繁忙時間帯と閑散時間帯を明確に把握することが重要です。
これに基づいて、必要なスタッフ数を計算し、モデルシフトに反映させます。
例えば、特定の曜日や時間帯に顧客が集中する場合、その時間に多くのスタッフを配置するシフトを用意しておくことで、無駄のないシフトが組めます。

(2) スタッフのスキルと希望を考慮する

スタッフのスキルや役割、そして希望の勤務時間を把握し、それに基づいてモデルシフトを調整します。
調理が得意なスタッフをピーク時に配置したり、経験の浅いスタッフをフォローアップするためにベテランを組み合わせる、などの方法です。
並行して、スタッフが希望する勤務時間帯を可能な限り尊重することで、モチベーションの向上にもつながります。

(3)シフトのローテーションを活用する

シフトの公平性を保つには、モデルシフトを定期的にローテーションさせる方法が有効です。
例えば、早番と遅番を週ごとに交代させ、特定のスタッフに負担が偏るのを防止できます。
スタッフ全員がバランスの取れた勤務体制を保つことができ、離職率の低下にもつながります。

(4)柔軟なシフトパターンを用意する

シフトパターンを豊富に導入することで、スタッフの働きやすさを向上させつつ、店舗のニーズにも柔軟に対応できます。
例えば、フルタイム、パートタイム、短時間勤務などの異なるシフトパターンをモデルシフトとして用意します。
それぞれのスタッフの生活スタイルや希望に合わせて組み合わせることが可能です。

(5) シフト管理システムを活用する

シフト管理システムを活用することで、シフト作成をさらに効率化できます。
シフト管理システムは、スタッフのスケジュールや勤務状況を一元管理でき、モデルシフトを簡単に適用・調整する機能も備えています。
また、スタッフがスマートフォンでシフトを確認したり、変更の申請も可能です。
店長の管理業務が軽減され、シフト調整もスムーズに行えます。

5.シフトの組み方でよくある悩みとその解決策

シフト管理にはさまざまな課題がつきものです。
適切な方法で対応することで、スタッフの不満を軽減し、店舗運営をスムーズに行うことができます。
以下、よく見られる問題とその解決策について紹介します。

(1) 不公平なシフト割り当てを解消するには？

シフト作成で特に悩みの種となるのが、スタッフへの公平性です。
特定のスタッフにばかり負担がかかる、特定のスタッフばかり希望が通る、といった不公平感は職場の雰囲気に悪影響を生じさせます。不公平なシフト割り当てを解消するためには、定期的なシフトのローテーションが有効です。
業務分担や土日の勤務などを持ち回り性にすることで、、特定のスタッフに負担が集中することを防止できます。
また、シフト管理システムを活用することで、過去の勤務状況やスタッフの希望を考慮に入れた自動割り当てが可能になります。

(2)急なシフト変更に対応するコツは？

スタッフの急な欠勤やシフトの変更が発生すると、他のスタッフに負担がかかり、店舗の運営に支障をきたすことがあります。
これを解消するには「予備スタッフの確保」が効果的です。
特に繁忙期には、出勤できる予備スタッフを用意することで、急な欠員にも柔軟に対応できます。
また、シフト管理システムを導入することで、スタッフがスマートフォンを通じて自分のシフトを確認したり、シフト交換を簡単に行える環境が整備できます。
システム上のシフト変更には、店長の承認が必要といったルールを明確にしつつ、スムーズな対応を心がけましょう。

(3)スタッフの働き過ぎを防ぐには？

スタッフの労働時間が過剰になると過労の原因となります。
逆に労働時間が不足すると本人の不満や、店舗運営に支障をきたす可能性があります。
どちらもスタッフのモチベーションや健康には悪影響です。

労働時間の過不足を防ぐためには、シフト管理システムや勤怠管理システムを活用した労働時間の正確な把握が効果的です。
システムのアラート機能を利用すれば、労働基準法に違反しないよう適切に管理できます

また、モデルシフトを活用して必要な労働時間とスタッフ数を最適化し、シフトの過不足を防ぐことも重要です。
定期的なシフトの見直しとスタッフからのフィードバックを取り入れることで、よりバランスの取れたシフト運用が実現できます。

モデルシフトから自動作成まで対応「アールシフト」