複数店舗を運営する企業にとって、シフト管理は重要な課題の一つです。
従来、各店舗ごとに行われていたシフト管理を一元化すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。
本記事では、複数店舗のシフトを一括管理することによって得られる5つの大きなメリットについて解説します。
効率的な人材配置、コスト削減、データの一元管理など、具体的な利点を理解し、より効果的な店舗運営を目指しましょう。

1.複数店舗のシフトを一括で管理するメリット

複数店舗のシフト作成やシフト調整を一括で行う場合、主に5つのメリットがあります。

• 　・人材配置を効率化できる
• 　・コスト削減につながる
• 　・データの一元管理と分析が可能
• 　・複数の店舗でスタッフが活躍できる
• 　・異動時の引継ぎが容易

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

人材配置を効率化できる

一括管理を行うことで、店舗間での人員配置の調整が容易になります。
例えば、ある店舗でシフトが不足している場合に、他の店舗からシフトを調整して人員を補充することができます。
A店舗では人が足りないが、B店舗では人が余っている、といった状況をなくし、少ない人数で効率的な店舗運営が可能です。

コスト削減につながる

シフト管理を一元化することは、重複した管理業務をなくし、スタッフを過剰に配置することがなくなります。
管理コストや人件費の削減はもちろん、新たな人材を採用するコストも抑えられます。
シフト作成にかかる時間が短縮され、店長や人事担当者は他の業務に時間を割けるようになるでしょう。

データの一元管理と分析が可能

複数の店舗のシフトデータを一括で管理することで、データの一元化が図れます。
どの店舗も同じフォーマットで情報が揃っているため、労働時間や人員配置の状況の比較・分析が容易になります。
時間外労働が多いのはどの店舗か、売上に対して人員配置が過剰になっている店舗はないかなど、店舗同士を比較することで改善点が明確化するのも大きなメリットです。

複数の店舗でスタッフが活躍できる

店舗同士のシフト情報が共有されると、スタッフが複数の店舗で働きやすくなります。
スタッフが自分の都合に合わせて勤務先を選択しやすくなり、モチベーションの向上にもつながるでしょう。
急な欠員が発生した場合など、店舗間でのシフト調整にも対応しやすくなります。

異動時の引継ぎが容易

複数店舗で同じようにシフト管理ができていれば、人事異動でメンバーが入れ替わった場合や、店長が交代した場合もスムーズに引き継ぎが可能です。
複数の店舗が同じシステムを利用し、同じルールで運用している分、操作方法の統一やトレーニングの効率化が図れます。
システムのアップデートやメンテナンスも一括で行うことができるため、運用コストの削減にもつながります。

2.複数店舗のシフト管理ができるツール5選

R-Shift

従業員1,000名以上の小売業・サービス業に最も選ばれているシフト管理システム。
大企業向けの機能が豊富で、複数店舗のシフト管理や従業員のヘルプ割当機能ももちろん揃っています。

AIによるシフト自動生成機能の精度が高いためシフト作成業務をほぼ自動化できます。

公式サイトでは、R-Shiftを導入した有名企業の事例インタビューを多数掲載中です。
ぜひ参考にしてください。

Sync Up

アルバイトのシフト希望収集やシフト作成が簡単になるシステム。

シンプルな操作性と、データの集約・分析に強みを持っています。

各種勤怠管理システムとの連携も可能です。

シフオプ

シフト作成担当者の負担軽減を第一に考えたクラウドツール。

シフト希望をツールで簡単におこなえるだけでなく、締切が近づくとスタッフにリマインドメールを自動送信する機能も備わっています。

Shiftee

現場で活躍する人の目線で機能を揃えているシフト管理システム。

スタッフの希望を自動で反映するので、一人ひとりの提出内容を確認する手間がありません。

ヘルプ募集の一斉送信機能も、複数店舗の管理には役立つでしょう。

Jinjer

勤怠管理システム「Jinjer勤怠」にはシフト管理機能が備わっています。

所定労働時間や休日を反映したシフトを作成、設定した条件に満たない場合はアラートで通知します。店舗の役割ごとに何人必要か把握できる機能も便利です。

3.複数店舗のシフトを管理する具体的な方法

これまで店舗ごとにシフト管理をしていた場合、複数店舗のシフトを統合するのはなかなかの手間です。

しかし、シフト管理システム導入と同時並行で実施すれば、将来的には大幅な業務効率化に繋がります。

具体的な手順について、以下で詳しく説明します。

シフト管理システムを導入する

複数店舗のシフト管理に対応したクラウドサービスを導入することで、どこからでもリアルタイムでシフトの確認や調整が可能です。
スタッフも自分のシフトをスマートフォンやパソコンから確認・申請できます。
システムは自動でデータをバックアップするため、データの紛失リスクを減らせます。

シフト管理チームを組む

各店舗の店長やマネージャーなど、シフト管理の専任チームを設置します。
全店舗のシフト管理方法を統括することで、シフト作成や調整の効率化を図りましょう。
各店舗のスタッフの希望や店舗のニーズを総合的に把握し、最適な運用方法を作成します。
各店舗の個別対応の負担を軽減するためにも必要です。

店舗間の連携を強化する

互いにヘルプに回れるような店舗同士、連携を強化します。
シフトの調整やスタッフの貸し借りを円滑に行えるために、SlackやLINE WORKSなどのコミュニケーションツールを活用するのも効果的です。
各店舗のシフト状況や人員の過不足をリアルタイムで共有することで、急なシフト変更にも迅速に対応できます。

場合によっては新規スタッフ採用時も店舗同士連携し、必要な人材について共通認識を持っておくのも有効です。

シフトパターンを標準化する

各店舗で使用するシフトパターンを標準化するのも管理が楽になるポイントです。
A店では早番と遅番のみ、B店では朝番／昼番／夕番/夜番の場合など、パターンが違ったり呼び方が違う場合は全店で統一しましょう。
標準化されたシフトパターンを基に、各店舗の状況に応じて微調整を行うことで、統一感のあるシフト管理が可能です。
スタッフも標準化されたシフトパターンに慣れれば、シフト調整がスムーズになります。

システムを通じたデータ分析とAIの活用

シフト管理システムによっては、過去のシフトデータを分析し、AIを活用して最適なシフトを自動生成する機能も備わっています。
繁忙期や閑散期に応じた適切なシフト配置を実現し、人員配置のムリ・ムダ・ムラを減らします。
AI搭載システムなら、スタッフの希望や過去のシフトパターンを考慮して、より効率的なシフトを提案可能です。

定期的な振り返りと改善

シフト作成やシフト管理業務においては、定期的に内容の振り返りを実施し、改善点を洗い出すことも重要です。
スタッフや店舗管理者からの意見を反映し、シフト管理の方法を常に見直すことで、より効果的なシフト運営が可能になります。
定期的な会議やスタッフ・店長へのアンケートを実施しつつ、改善策を具体化していきましょう。

4.複数店舗でシフトを管理する際の注意点

複数店舗のシフト管理は業務全体の効率化に効果的ですが、いくつか注意点もあります。

• 　・店舗間のコミュニケーションを徹底する
• 　・スタッフを柔軟に配置する
• 　・コンプライアンスを遵守する
• 　・スタッフの負担軽減を優先する
• 　・シフトの透明性と公平性を確保する

各注意点について、詳しく紹介します。

店舗間のコミュニケーションを徹底する

複数店舗でのシフト管理では、店舗間の情報共有やコミュニケーションが鍵を握ります。
シフトの変更が必要な場合や、急な欠勤が発生した場合、店長同士やスタッフ同士でスピーディーな情報共有が求められます。
これを実現するためにも、定期的なミーティングを開催し、店舗間の責任者が集まってシフトや人員配置について意見交換を実施しましょう。

SlackやTeamsなどのオンラインツール活用も効果的です。
チャットならリアルタイムでの情報共有がはかどります。
スタッフ全員がアクセスできる連絡帳を作成し、シフトの変更や重要な連絡事項を一元管理するのも有効です。

スタッフを柔軟に配置する

スタッフが複数の店舗で働くには、店舗同士が連携して研修を実施し、それぞれの現場で必要とされるスキルを習得することが求められます。
スタッフの希望やスケジュールを考慮した柔軟なシフト調整も必要です。
急な人手不足が発生した場合に店舗間でスタッフを融通し合える協力体制や、どちらの現場でも活躍できるスタッフの育成に尽力しましょう。

コンプライアンスを遵守する

各店舗のシフトは労働法に準拠していることが大前提です。
複数店舗で働くことによって、スタッフの勤務時間が法定労働時間を超えないよう管理を徹底しましょう。
適切な休憩時間を設ける、店舗間の移動距離を考慮する、連続勤務を避けるなど、現場の声に耳を傾けつつ、安心して働ける職場環境を構築します。
法で定められた休日や、年5日以上の有給休暇取得などにも気を配りましょう。

スタッフの負担軽減を優先する

複数店舗でのシフト調整はスタッフにとって負担が大きくなります。
適切な休憩時間を設ける、移動時間を休憩にカウントせず労働時間とするなどの配慮が重要です。
スタッフが連続して長時間働かないよう、システム上で管理しましょう。
さらに、定期的にスタッフの健康状態や仕事の負担について確認し、必要に応じてサポートを提供することも大切です。

シフトの透明性と公平性を確保する

複数店舗のシフト管理は、シフトに携わるメンバーが一気に増えます。
シフトの決定過程を透明にし、公平なルールに基づいてシフトを割り当てましょう
スタッフのモチベーションを維持できるよう、シフト希望を公正に受け付けることが重要です。
特定のスタッフに負担が集中しない、シフト決定のプロセスを公開するなど、スタッフが納得できるシフト作成が求められます。

見やすいシフト自動作成システム「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数2万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。
おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。
全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。
シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。
アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。
「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」
「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」
といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。
お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。
誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。
システム自体の素早いレスポンスも好評です。
アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。
シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！