見やすいシフト表を作るのに苦労していませんか？
シフト表が見づらいと、スタッフが勤務時間を正確に把握できず、欠勤や遅刻などに繋がる恐れがあります。
また、急いで代理スタッフを探す際にも時間がかかってしまいます。
最終的には顧客対応へ悪影響を及ぼしかねません。

この記事では、見やすいシフト表を作成するためのコツと、その重要性について詳しく解説します。
職場全体の生産性や従業員のモチベーションを上げるためにも、ぜひ参考にしてください。

1.シフト表が見づらいと生じる6つのデメリット

シフト表が見づらいと、どのような不具合が生じるのでしょうか。
具体的な問題点は以下の6つです。

・現場に混乱が生じる
・シフトの公平性が保ちにくい
・管理業務が非効率になる
・顧客サービスの質が低下する
・労働基準法に則った運用ができなくなる
・従業員のストレス増加
・誤ったシフト調整が起きやすい

以下で詳しく説明します。

現場に混乱が生じる

見づらいシフト表は、従業員が自分のシフトを正確に把握できず、勤務日や時間を間違える原因になりかねません。
欠勤や遅刻が増え、職場全体の生産性が低下する可能性があります。
また、管理者とのコミュニケーションも円滑に進まず、誤解やトラブル発生にも繋がるため注意が必要です。

シフトの公平性が保ちにくい

視認性が低いシフト表では、特定の従業員にシフトが偏りやすくなります。
その結果、過重労働や休みの取りにくさが生じ、従業員の健康やモチベーションに悪影響を及ぼします。
長期的には離職率の増加にも繋がる可能性があります。

管理業務が非効率になる

シフト表が見づらいと、管理者がシフトの調整や変更を行う際に時間がかかります。
急な変更が必要な場合、適切に対応できず、現場での混乱や人手不足が発生するリスクも。
管理者、スタッフ双方にとって大きなデメリットとなります。

顧客サービスの質が低下する

従業員が自分のシフトを正確に把握できないと、必要な時に必要な人員が配置されません。
顧客対応が手薄になり、顧客満足度の低下やクレームの増加、企業の評判低下にも悪影響を与えます。

労働基準法に則った運用ができなくなる

見づらいシフト表では、法定労働時間や休憩時間の管理が難しくなります。
休憩時間が取れない、残業が管理されないなど、労務コンプライアンスの問題が発生すれば大問題です。

従業員とのトラブルや、労働基準監督署からの注意、法律違反による罰則や企業イメージの低下を招く恐れがあります。

従業員のストレス増加

不明確なシフト表は、従業員にとって大きなストレスです。
次の勤務時間や休みが分かりにくいと、仕事とプライベートのバランスが取りにくくなり、精神的な負担が増加します。
従業員のモチベーションや仕事の質が低下する可能性があります。

誤ったシフト調整が起きやすい

見づらいシフト表では、シフトの変更や交代が正確に行われないことも。
予定外の出勤や休みが発生し、従業員間の不公平感や不満が生じかねません。
長期的には、職場の雰囲気やチームワークに悪影響を与える恐れもあります。

2.見やすいシフト表を作る6つのコツ

見やすいシフト表は、シフト管理システムを作れば簡単に作成できますが、すぐにツールを利用できない場合、ちょっとした工夫でも見やすくなります。
ExcelやGoogleスプレッドシートで実行できる簡単なコツを以下にまとめました。

・シンプルなレイアウト
・色分けは3色まで
・フォントの選定
・曜日や日付の明確化
・セルの境界線を活用
・テンプレートの利用

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

シンプルなレイアウト

シフト表はできるだけシンプルなレイアウトにしましょう。
情報を詰め込みすぎず、必要な項目だけを表示すれば視認性が向上します。
行や列を整理し、見やすい形にすることが大切です。

色分けは3色まで

色分けを使用すると、一目で重要な情報が分かりやすくなります。例えば、シフトの種類や担当者ごとに色を変えることで、視覚的に区別しやすくなります。
ただし、色の使いすぎは逆効果となるため、2色〜3色程度を適度に使うことがポイントです。
混乱を招かないよう、毎月同じ色のみを使うようにしましょう。

フォントの選定

シフト表のフォントは読みやすいものを選びましょう。
凝ったものや明朝体などは遠くからの視認性がよくありません。
標準的なゴシック体など、視認性が高いフォントが適しています。
文字サイズも適切に設定し、小さすぎず大きすぎないバランスを保つことが重要です。
ただし、印刷して職場に貼る場合は、なるべく大きな文字にすることをおすすめします。

曜日や日付の明確化

曜日や日付を明確に表示することで、従業員が自分のシフトを一目で確認できます。
太字や下線、背景色の変更などを使って強調すると、より見やすくなります。
シフト表全体にメリハリをつける意味でも、曜日や日付は工夫しましょう。

セルの境界線を活用

シフト表のセルに境界線を設定することで、各項目が明確に区分され、情報が整理されます。
特に、シフトの開始時間や終了時間を明確に区別するために、縦横の線を引くと効果的です。

テンプレートの利用

見やすいシフト表のテンプレートを利用することで、効率的にシフト表を作成できます。
既存のテンプレートは、視認性が考慮されたデザインが施されているため、初めから高品質なシフト表を作ることができます。
おすすめのシフト表テンプレートについては次の項目で紹介します。

3.見やすいシフト表に有効！おすすめ無料テンプレート3選

ここからは、シフト表をExcelで作成する際に役立つおすすめのテンプレートを紹介します。
いずれもWebサイトから無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

(1)R-Shiftの無料シフト表テンプレート

シフト管理システム「R-Shift」のブログ記事内で提供している無料のテンプレートです。

自動で勤務日数や勤務時間数をカウントできるので、労務管理や給与計算にも役立ちます。

こちらの記事内ではエクセルで効率よくシフト表を作る方法、便利な関数も紹介しています。
初心者の方にもわかりやすいよう丁寧に解説していますので、参考にしてください。

シフト管理表のExcel用テンプレート無料DL！作成のポイントや便利な関数も紹介

(2)無料のビジネス書式テンプレート

「無料のビジネス書式テンプレート」は、ビジネスに関する様々な書式やテンプレートを1800点以上無料で提供しているサイトです。

1ヶ月単位、1週間単位、1日単位などの期間別のシフト表や、時間単位、勤務区分、業種別などの形式別などのテンプレートがあります。
送付状、お詫びの文章など、シフト管理以外の場面で役立つテンプレートも必見です。

(3)ひな形ジャーナル

1日ごとのシフト表ならこちらの「ひな形ジャーナル」がおすすめ。

シンプルなデザインですが、大人数の職場でも誰が何時まで仕事かわかりやすくまとめられます。

ExcelだけでなくNumbersやPDFも用意されているので、Macをお使いの方や印刷して手書きで使いたい方にもぴったりです。

4.これはNG！見づらいシフト表のデザイン

見やすいシフト表を作るためには、避けるべきデザイン上のミスも知っておく必要があります。
シフト表が見づらくなるNGなデザインについてまとめました。

・情報が詰め込まれすぎている
・フォントが小さすぎる
・色の使いすぎ
・不適切なレイアウト
・セルの境界線がない
・手書きでの修正が多い
・更新がリアルタイムでない

それぞれ、詳しく解説します。

情報が詰め込まれすぎている

シフト表に過剰な情報を詰め込むと、一目で把握することが難しくなります。
特に、シフト以外のメモや細かい詳細情報表に盛り込むと、混乱を招きます。
シンプルで必要最低限の情報だけを掲載するよう心がけましょう。

フォントが小さすぎる

文字が小さすぎると、読むのに時間がかかり、誤解や見落としが発生しやすいです。
特に印刷して掲示する場合、文字が小さいと遠くから確認しづらくなります。
適切なフォントサイズを選び、誰でも簡単に読めるようにすることが重要です。

色の使いすぎ

色を多用しすぎると、視覚的に混乱を招き、重要な情報が埋もれてしまいます。
背景色や文字色がカラフルになればなるほど、どれが重要なのか分かりにくくなります。
色分けは必要最低限にとどめ、シンプルなデザインを維持しましょう。

不適切なレイアウト

シフト表のレイアウトが不適切だと、情報を探し出すのに時間がかかります。
例えば、曜日や日付が見やすい位置に配置されていなかったり、時間帯がバラバラだったりする場合です。
見やすいレイアウトを心がけ、情報の配置に注意しましょう。

セルの境界線がない

セルの境界線がないシフト表は、情報がどこで区切られているのか分かりにくくなります。
特に、大人数のシフト表では混乱が生じやすくなります。
勤務開始と勤務終了には必ず境界線を引いて、各セルが明確に区分されるようにしましょう。

手書きでの修正が多い

手書きで頻繁に修正が行われているシフト表は、見た目が雑然とし、情報が正確かどうか不安になります。
修正が必要な場合でも、できるだけパソコン上で更新し、清潔な見た目を保つことが大切です。

更新がリアルタイムでない

シフト表がリアルタイムで更新されていないと、最新の情報が反映されず、古い情報を基にして行動してしまうことがあります。
急なシフト変更がある場合には、リアルタイムでの更新が欠かせません。
元データをスタッフ間でも共有し、いつでも最新情報を確認できるのがベストです。

見やすいシフト自動作成システム「アールシフト」