シフト勤務表の作成や管理にはかなりの時間と労力がかかります。
スタッフの希望や勤務条件、人員配置などを考慮しつつ、シフト変更や確認、共有などの作業が必要です。
これらの作業を手作業で行うと、ミスやトラブルの原因になりやすいもの。

この記事では、シフト勤務表の作成や管理に使えるおすすめの無料アプリを紹介します。
iPhoneとAndroidで使えるものから優先的にピックアップしました。
後半ではアプリでシフト管理をするメリットもお伝えしますので参考にしてください。

1.シフト勤務表のおすすめ無料アプリ6選

(1)assift

assiftは10名まで無料で使える勤務表作成のブラウザアプリです。
PC・スマホ・タブレットに対応しており、スタッフの勤務する曜日や希望シフトパターンを登録するだけで自動でシフト作成が可能です。
完成したシフトはURLをスタッフに送信するだけで共有が完了します。

詳細ページを見る　

(2)調整さん

「調整さん」は日程調整や出欠確認の機能がメインのアプリ。
飲み会の出欠確認などで使ったことがある方もいるかもしれません。
1ヶ月分の日程を候補日とするイベントページを作成することで、シフト作成やシフト調整アプリとして使うことが可能です。

iOSはこちら
Androidはこちら

(3)みんなのシフト。(iOS向け)

スマホの小さな画面上でも快適にシフト作成や調整ができるアプリです。
スタッフを追加（アプリに招待）すると、シフト入力が可能になります。
スタッフ側もアプリ上で自分のシフトが確認できます。

iOSはこちら

(4)シフト表Lite(iOS向け)

スタッフごとのスキルや勤務可能な曜日を設定するだけで自動でシフト表が作成できるアプリです。
ただし2019年でアップデートは終了しており、前述したassiftへサービスが引き継がれています。
2簡易なシフト作成であればこちらのアプリでも可能です。

iOSはこちら

(5)シフト作成アプリ(Android向け)

ルールを設定すると自動で割当を作成してくれるAndroid向けアプリです。
スタッフごとのNG曜日の設定や、夜勤翌日の早番不可、2日連続夜勤不可など細かいルールも利用できるため、あらゆる業種に対応できます

Androidはこちら　

(6)シフト表作成(iOS向け)

「シフト表作成」はまさにシフト管理者のためのアプリ。
従業員の登録・シフトの作成など、機能はシンプルな分、使い勝手のよさが魅力です。
有料版では登録できる従業員数の上限が解放され、シフト表をPDFや画像形式で出力できます。

iOSはこちら　https://apps.apple.com/jp/app/id1619519819

2.シフト勤務表の作成・管理にアプリを使うメリット

シフト表の作成や管理は、業務の中でも特に時間と労力がかかる作業です。
スタッフの希望や勤務条件をすり合わせながら、ミスなく公平なシフトを組むのは簡単ではありません。
そこで注目されているのが、シフト管理に特化したアプリの活用です。
スマホやパソコンを使って手軽に操作でき、効率的な管理を可能にします。
ここでは、シフト管理アプリを導入することで得られる主なメリットを5つに分けて紹介します。

(1) シフト表の管理工数を削減できる

従来、紙やExcelでシフトを作成していた場合、スタッフごとの希望を手作業で集計し、重複や不足がないかを人の目で確認しながら組み立てていく必要がありました。
アプリを使えば、スタッフが自分でシフト希望を入力・提出し、その内容をもとにシフト表を簡単に作成できます。
有料アプリなら、希望条件、過去の勤務状況などをもとにAIが自動で最適なシフトを作成する機能を持つツールも。
店長や管理者が何時間もかけて調整していた作業が、数タップで完了するようになり、大幅な工数削減につながります。

(2) 転記や共有時のミスを減らせる

シフト表を紙で配布したり、Excelで作って印刷・配信したりする方法では、転記ミスや共有漏れが発生するリスクが常にあります。
複数の店舗やチームで管理している場合には、情報の更新タイミングがずれて混乱が生じることも。
アプリを使えば、シフト表をリアルタイムでクラウド上に保存・共有可能。
いつでも最新の状態をスタッフが確認できます。
メール通知やLINE連携があるアプリなら、更新情報も即座に共有され、確認漏れも防げます。

(3) 複数人のシフト調整でも簡単

複数人のスタッフが勤務する現場では、希望休や勤務可能日を調整する必要があります。
これを手作業で行うと、見落としやダブルブッキングなどのミスが起きやすくなります。
シフト管理アプリを使えば、スタッフがアプリ上で希望シフトや休暇申請を提出可能です。
変更や調整が必要な場合も、ドラッグ＆ドロップで修正ができるなど、操作が直感的でスムーズ。
急な欠勤や入れ替えもアプリ内で即時に反映できる、シフト調整が格段に楽になります。
調整内容はリアルタイムで反映されるため、伝達漏れを防ぎながらスピーディーに対応できます。

(4) 公平平等なシフトが作れる

人の手でシフトを作成すると、特定のスタッフに負担が偏り、不平等感を生むことがあります。
こうした不満はスタッフのモチベーションや職場の雰囲気に悪影響を与えることもあるでしょう。
シフト管理アプリには、スタッフのスキルや勤務実績、休暇希望を考慮してバランスの良いシフトを組む自動作成機能が搭載されているものもあります。
管理者が主観に左右されずに、誰にとっても公平なシフト作成が可能です。

(5) 法律や勤務条件に沿った労務管理を実現

勤務時間の管理においては、労働基準法や就業規則、契約内容を遵守することが求められます。
手作業での管理では、知らず知らずのうちに法令違反や超過勤務が発生してしまうリスクも。
シフト管理アプリの中には、法定労働時間や休憩、深夜勤務などを自動でチェックし、警告する機能が備わっているものもあります。
シフト確定前に、法令違反のリスクを防ぐことが可能です。
勤怠管理や給与計算まで一元化できるアプリを利用すれば、シフト管理と労務処理が連動し、業務全体の効率化とコンプライアンス強化を同時に実現できます。

【関連記事】Excelで苦労している人向け！シフト作成システムを使うメリットとは

3.スマホ向け勤務表アプリの選び方と注意点

シフト管理アプリを実際に導入する際には「どのアプリを選ぶか」が非常に重要なポイントです。
アプリによって搭載されている機能や料金体系、操作性などが大きく異なります。
自社に合わないアプリを選んでしまうと、かえって運用が複雑になってしまうこともあります。
ここでは、アプリを選ぶ際のポイントと、導入時の注意点について詳しく解説します。

(1)自社の業種に合っているか

シフト表作成アプリの中には、介護や看護など特定の業界向けに特化したアプリも存在します。
自社の業種に合ったアプリを選ぶと、より効率的にシフト管理ができます。
たとえば、介護業界向けのアプリでは夜勤や複数拠点での勤務に対応した機能が充実していたり、飲食業界向けのアプリではピーク時間帯の人員バランスを考慮してシフトを組める機能が搭載されていることがあります。
導入前には「自社の業種に合った機能が揃っているか」を必ず確認しましょう。
業種特化型のアプリを選ぶことで、無理なく組み込めるため、効率がぐっと高まります。

(2)どこまで自動作成するか

シフト表の自動作成機能は非常に便利ですが、アプリによって自動化の範囲や精度に違いがあります。
希望の反映、労働条件、過去の勤務実績など細かく調整できるアプリもあれば、基本的な自動割り当てしかできないものもあります。
精度の高い自動作成を行うには、事前にスタッフごとの勤務条件や希望など、細かな情報を登録しておく必要があります。
どこまで自動化を求めるか、自社の業務フローや予算に応じて判断することが大切です。

(3)見やすく使いやすいか

アプリは毎日使うツールだからこそ、見やすさや操作性はとても重要です。
画面構成が複雑だと、スタッフがシフト表を確認する際にストレスを感じます。
操作が分かりづらいと、使い方に関する問い合わせが増え、管理者の負担にもつながります。
視覚的にわかりやすいレイアウトや配色、スムーズな操作感、閲覧・入力のしやすさなどを事前にチェックしましょう。
無料トライアルがある場合は、実際にスタッフに試してもらうのもおすすめです。

(4)柔軟なシフト体制に対応できるか

現場では、急な欠勤や予定変更がつきものです。
そんな時、アプリ内で簡単にシフトの変更・調整ができる機能があると非常に便利です。
スタッフが自分で交代申請を出したり、管理者がワンタップで承認できたりする機能があると、連絡や調整にかかる時間を大幅に短縮できます。
アプリ内で休暇申請や出勤確認、通知まで一括して対応できるものを選べば、情報のやりとりが一本化され、トラブル防止にもつながります。

(5)プッシュ通知やアラート機能があるか

スマホアプリならではの強みとして、プッシュ通知やアラート機能があります。
シフト提出の締切が近づいたタイミングや、シフトが変更された際にスタッフに即時通知される機能は、日々の運用に役立ちます。
また、シフト内容が法令違反や契約内容に抵触している場合にアラートを出す機能があると、コンプライアンス対策としても安心です。
通知機能の有無は、ミスや漏れを防ぐうえでも大きなチェックポイントです。

【関連記事】【有名企業の事例多数】シフト管理システムを導入するメリットは？よくある悩みや注意点も紹介

4.有料のシフト管理システムがおすすめな理由

ここまで無料のシフト勤務表アプリについて紹介しました。
5名以下の少人数の職場であれば無料のシフト管理アプリでも問題ないかもしれません。
しかし、従業員が10名以上いる場合や、複数店舗で管理が必要な場合は、スマホではなくパソコン用のシフト管理システムを利用するのがおすすめです。
無料のアプリと比較した有料のシフト管理システムのメリットを紹介します。

(1)機能が豊富

有料のシフト管理システムは、シフトの作成や管理だけでなく、自動人員配置、来店予測に基づいた人数調整などの機能も備えている場合があります。
また、勤怠管理や給与計算、労務管理などの機能があったり、他社サービスとの連携が柔軟な点も有料システムのメリットです。
シフト管理以外の業務も一気に効率化できます。

(2)カスタマイズが可能

自社のニーズや業務に合わせてオプション機能を追加したり、システムをカスタマイズできる場合が多いです。
シフト表のレイアウトやカラー、シフトの自動作成ルールやアラート設定など、細かな部分にも対応しているケースがあります。
カスタマイズの実施によってシステムの使い勝手が向上します。

(3)データのセキュリティが高い

有料のシフト管理システムは、データの保護やバックアップに力を入れています。
クラウド型システムでは、SSL暗号化や二要素認証などのセキュリティ対策が充実しています。
オンプレミス型のシステムは自社のサーバーにデータを保存でき、外部からの不正アクセスや漏洩リスクを低減可能です。

(4)アップデートや法改正が迅速

有料の場合、利用者のフィードバックやニーズに応えるために、アップデートや改善を頻繁に実施しています。
新機能の追加やバグの修正だけでなく、最新の法改正にもスピーディーに対応するため、常に最適な状態でシフト管理を行うことができます。

(5)サポート体が充実している

有料のシステムは、導入や操作に関するサポートが充実していることが多いです。
メールやチャット、電話の問い合わせ窓口や、訪問サポートなどのサービスがあります。
また、社内向けトレーニングやセミナーなどの教育サービスも提供しています。
システムの利用における不明点や不具合を解決でき、全社でスムーズに導入を進めることが可能です。

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