毎月必ず発生する、シフト作成業務。

実店舗運営の上では欠かせないものですが、シフト作成を苦痛に思っている店長さんは多いようです。

なぜシフト作成で苦痛を感じてしまうのか、シフト作成の苦痛を和らげるにはどうすればいいのか。具体的な方法も合わせて紹介します。

1.「シフト作成が苦手」その原因は？

シフト管理業務は非常に煩雑な業務です。

どの店舗でも店長は毎月大変な思いをしてシフト表を作成しています。

そもそも、なぜシフト管理・シフト作成にこれほど苦労するのでしょうか。

以下に、店長さんがシフト作成が苦手だと感じてしまう理由をいくつか紹介します。

(1)シフト作成は店舗の数値目標と関わりが深い

シフト作成（シフト管理）の役割は「人」と「仕事」を管理することにあります。

ただし、人と仕事の管理は、お金を管理するように数値で見えるものばかりではないため、曖昧な点が多くあります。

シフト作成時に店長が考慮しなければいけない要素は以下の3つです。

①売上目標

店舗経営で最も基本となるのが売上目標です。この売上目標を達成するために、販売、仕入、在庫、発注という業務が行われ、同時に店長は「人の確保、作業の段取り、作業の指示」などを行います。シフト管理においては売上目標の大小に合わせて、シフトを上手くコントロールすることが店長に求められます。

②人件費目標

次に関連するのが人件費目標です。人件費予算は売上目標に見合った金額が組まれるため、その予算内でスタッフにどう勤務してもらうかを決めるのが店長の腕のみせどころです。スタッフはそれぞれ給与単価が異なり、人件費目標に合わせて勤務を調整することは簡単ではありません。店長がかなり苦労する部分ではないでしょうか。

③人時目標

人件費目標が金額を示すのに対して、人時目標は何時間までの人員投入が許されるかということを示す数値です。人時目標は、人件費目標を平均時給で割って算出するのが一般的ですが、必要となる作業の時間を積み上げて算出することもあります。これを必要人時ともいいます。

以上の①売上目標、②人件費目標、③人時目標の数字が、シフト管理を行う上での制約条件です。

「誰に出勤してもらい、どの仕事をしてもらうか」を決める際、計画から算出された金額や時間がこれらの制約条件を満たしていることが、店長には求められます。

(2)仕事の割当も最適化する必要がある

(1)を踏まえて、店長は月間の人時予算を日別に展開した人時予算を基準に、スタッフの勤務シフト表を作成することになります。

レジ打ち、キッチン、棚卸、発注など、必要な作業は日々異なりますが、それらを確実に実行できるスキルを持ったスタッフに出勤してもらう必要があります。

「発注日に発注担当者が休み」といったことが起こらないようシフトを作成する必要があり、これがシフト作成で最も難しい部分です。

(3)とにかくシフト作成は時間がかかる！

シフト作成は毎月必要な作業ですが、店長になったばかりの人はもちろん、慣れてからも非常に時間がかかるものです。

スタッフの希望の収集、希望に基づいたシフト表の作成、日毎の人数の過不足の確認、休憩時間や法定休日を踏まえた調整など、やることも考えることも多岐に渡ります。

エクセルにて入力でシフト作成をしている場合、1時間や2時間で終わる作業ではありません。

ただでさえ店長は日常業務やスタッフのマネジメントで大忙しなので、シフト作成はどうしても後回しになりがちですが、シフトの確定が遅いと今度はスタッフの不満やモチベーション低下に繋がってしまいます。

【ポイントは3つ】店長のシフト管理を効率化！スタッフから喜ばれるシフト作成とは

(4)どう頑張っても全員の希望を叶えられない

提出されたシフト希望をそのまま反映するわけにはいかないのがシフト作成の難しさ。

シフトに入りたい人が多すぎる日時では誰かに休んでもらう必要があり、逆に人数が足りない日時があれば誰かに出勤してもらわなければいけません。

シフトの日時の希望以外にも「あの人と一緒のシフトは嫌」「シフトには入れるけどこの業務はできない」など、人間関係や個人のスキルに関する希望も叶えようとすると、さらに大変です。

(5)欠員時間帯の負担が店長に偏りがち

シフト作成者が毎回頭を悩ませるのが「欠員募集」ではないでしょうか。

全員の希望を叶えようとした結果、どうしても人が足りない曜日や時間帯が発生します。

スタッフに頭を下げて追加でシフトに入ってもらうのもストレスですし、かと言って店長が自分のスケジュールを犠牲にして毎回自力で欠員を埋めるのもストレスがたまります。

(6)連勤や休日などを考慮するのが大変

シフトを作成する上では就業規則や雇用契約書、労働基準法などのルールも守らなければなりません。

本人がシフトに入れるからといって、休日を考慮せず、3週間4週間と連勤してもらうのは労働基準法の原則に反します（労働基準法では最大12日間までしか勤務できないことになっています）。

また、店側の都合で本人の希望よりもはるかに少ない日数しかシフトに入れなかった場合も、「雇用契約書では週3以上勤務できるはずだったのに、話がちがう」といったトラブルにもなりかねません。

2.シフト作成の苦痛をやわらげるポイント

(1)雇用契約書で働く条件を明確にする

働ける曜日、時間帯、日数、時間、などを雇用契約書に明記します。

その雇用条件を約束する代わりに、スタッフには変更希望を極力控えてもらい、仮に変更希望が多くなる場合は、雇用契約書の更新を行う、といった対応が大切です。

これにより店長は、都度スタッフの希望を聞いてシフト表に反映させる手間が少なくなり、シフト作成の効率は大きくアップします。

また、毎月同じような申請をしなくても済むため、スタッフ側の負担も大幅に軽減します。

(2)突発的な休みを防止する

アルバイトが多い職場の場合、突発的な休みや遅刻早退なども日常的に発生しがちですが、こうならないために大切なのが、「先手を打ったシフト管理」。ここでも前項の雇用契約書が活躍します。

雇用契約書には、１週間で働ける時間数や取得すべき公休日数は必ず記載されます。都合の良い（又は悪い）曜日や時間帯なども記載があるケースは多いはずです。

まずはこの雇用契約書に則った形で次月の勤務予定表を作成し、パートやアルバイトには、「来月はこういうシフト勤務となりますが、変更希望がある日だけ変更申請をお願いします」という形で提示することが最も簡単で、かつ最も効果のあるやり方と言えます。

(3)希望休などの申請はスマホを利用する

シフトの希望休などの申請は紙で行うケースが多いかと思いますが、スマホを利用することで効率は大きくアップします。

申請の締切日になれば、希望が自動的に集まった状態になるため、店長が手をわずらわせる必要がありません。

また、店長によるシフト確定後の連絡もスマホ経由で行うことができ、従来の紙ベースよりも遥かに効率的になります。

【関連記事】企業事例あり！シフト管理やシフト表作成のコツを業種別に紹介

(4)シフト自動作成システムの活用

手書きやエクセルでのシフト作成はどうしても時間がかかります。　

従来の手作業でのシフト作成に替わるのが、クラウド型のシフト作成システムです。

シフト自動作成システムでは、雇用契約書の内容を100％満たし、かつ労働基準法を遵守したシフト表を容易に作成できます。

たとえばR-Shiftの場合、以下のような機能を利用することができます。

• シフト希望を従業員がスマホアプリから申請
• 従業員に公平なシフトを1分で自動作成
• 作業割当やレジ割当も1クリックで作成

希望を聞いてそれらを集計するよりも、先に自動作成されたシフト表をスタッフに提示した上で、個々の希望勤務を聞くことの方がはるかに効率的です。

シフト自動作成システムを使えば、従来のやり方を少し変更するだけで大きな効果を得ることができます。

次の項目ではさらに詳しいR-Shiftの特徴を紹介します。

小売業・サービス業のシフト管理なら「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト作成・シフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！