コラム
2024.01.24
【2024年】シフト管理と勤怠管理、両方できるおすすめシステム5選
システム
シフト管理
勤怠管理
小売業やサービス業にとって、スタッフのシフト管理と勤怠管理は非常に重要です。最近は便利なシフト管理システム、勤怠管理システムが続々登場しています。
当コラムでは、シフト管理システムと勤怠管理システムそれぞれの特徴（できること）をまとめました。
シフト管理も勤怠管理も両方行えるおすすめシステムや、シフト管理システムを選ぶ際の注意点についても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
1.シフト管理システムでできること
(1)希望シフトの申請
シフト管理システム（シフト作成システム）では、従業員の希望シフトや希望休をシステム上で申請してもらうことができます。各自スマートフォンから申請できるため、シフトを申請するためにわざわざ店舗に出向いたり、手書きで提出する必要がありません。
また、希望シフトの提出締め切りもシステム上で管理できるため、提出期限が近づいたらアラートを出したり、未提出の人に通知を送ったりすることもできます。
(2)シフト表の自動作成
曜日や時間ごとの必要人員、必要な作業、従業員情報（雇用契約内容、月間公休日数）と希望シフト内容を照合し、シフトを自動作成することができます。
ただし、自動作成の精度はシステムによって異なるため、独自性の高いシフト作成を求める際は注意が必要です。
オーエムネットワーク社が提供する「アールシフト」のようなシフト管理システムなら、複雑な条件を考慮したシフト表を最短1分で作成。
「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。
【関連記事】【シフト表作成の基本】「良いシフト表」って？定義は立場によって変わる！
(3)シフトの共有・調整・変更
作成したシフトは、システムを通じて従業員に共有できます。スマートフォン向けアプリが提供されているシステムなら、従業員がいつでも自分のシフトを確認できます。
<欠員募集や店舗間応援といったシフト作成後の調整も、シフト管理システムで完結できます。
2.勤怠管理システムでできること
(1)出退勤の打刻
勤怠管理システムなら、タイムカードを切ったり勤怠管理表に記入したり、といった手作業での管理は必要ありません。
スマートフォン、パソコン、ICカード、指紋認証、顔認証など、さまざまな方法で、従業員の出勤時刻、退勤時刻を記録することができます。
(2)勤務状況や実績の確認
従業員の勤務状況（勤務中や休憩中など）をリアルタイムで把握できます。打刻にエラーがある場合もシステム上から確認・修正可能です。
システムによっては予定と実績を比較する機能や、勤務実績から人件費の概算を出すなどの機能も備わっています。
(3)休暇・残業などの申請
従業員からの休暇や残業、出張などの申請と、それに対する上長の承認も勤怠管理システムで完結します。各々がスマートフォンやパソコンから申請できるため、スピーディにやりとりできるのもシステムを使うメリットといえます。
3.シフト管理も勤怠管理もできるシステム5選
シフト管理システムと勤怠管理システム、それぞれでできることが違いますが、利用するならどちらも兼ねているものを選ぶのが効率的です。
ここからは、シフト管理も勤怠管理も可能なシステムを5つ紹介します。
(1)アールシフト
導入企業数ナンバー1のシフト管理システム(従業員数1,000名以上の小売業/東京商工リサーチ調べ)。
全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。
店舗向け勤怠管理システム「アール勤怠」との連携で、業務効率化や生産性向上をさらに加速させます。
(2)Airシフト
シフト作成に関する従業員とのやりとりから勤怠管理までカバーするシフト管理サービス「Airシフト」。希望シフトの申請、人数調整だけでなく、埋まらないシフトについて1枠単位で外部にスタッフ募集できるサービスも用意しています。
スマートフォン向けシフト管理アプリ「シフトボード」との連携ができるのもAirシフトならではの強みです。
(3)Touch On Time
勤怠管理に特化しつつ、シフト管理機能も備えているサービス「Touch On Time」は、クラウドシステムだけでなく独自開発の「タッチオンタイムレコーダー」も提供しています。
パソコンやタブレットを使わない機器のため、従業員が必ず通る場所に設置可能、「従業員の打刻忘れで打刻修正作業が頻発する」といった問題を無くすことができます。
(4)ジンジャー勤怠
ジンジャーは、人事労務・勤怠管理・給与計算などのバックオフィス業務効率化を支援するクラウドサービスです。中でも勤怠管理に特化している「ジンジャー勤怠」は、打刻、集計、予実管理、申請機能、シフト管理などの機能が備わっています。
英語、インドネシア語やタイ語、ベトナム語など5か国の言語に対応しているのもポイントです。
(5)ジョブカン勤怠管理
小規模事業者から従業員500名以上の大規模な企業まで、さまざまな規模・業態の会社に選ばれているのが「ジョブカン勤怠管理」です。
打刻方法はICカードや指静脈認証のほか、GPS打刻、LINE打刻、Slack打刻なども用意。さまざまな職場環境、働き方に合わせた打刻方法が備わっています。
4.シフトと勤怠両方をシステムで管理するメリット
(1)勤怠情報を一元化できる
シフト作成と勤怠管理を統合したシステムを利用することで、従業員データや勤務スケジュールなどの情報が一元化されます。
管理者は1つのシステムで全ての作業を行えるので、情報の断片化や混乱を避けることが可能です。
(2)データを転記する手間がない
シフト作成と勤怠管理が同じシステム上で行われるため、両者の間でデータや情報がシームレスに連携されます。
作成されたシフト情報は勤怠管理に自動的に反映され、従業員の出勤や休暇申請などがリアルタイムで処理されるのは大きなメリットです。
(3)効率的にスケジュール管理できる
シフト作成と勤怠管理が統合されたシステムを利用することで、スケジュールの作成と管理を効率化できます。
管理者は従業員の勤務時間や休暇の要求をシフト作成と同じ画面で処理することができ、人員配置の最適化が容易になるでしょう。
(4)勤怠記録の正確性が向上する
勤怠管理機能がシフト作成システムに統合されているため、従業員の出勤時間や退勤時間などが正確に記録されます。
手動でのデータ入力ミスや漏れが減少し、勤怠データの信頼性が向上します。
(5)総合的な労務管理の強化
シフト作成と勤怠管理が一体化したシステムを利用することで、総合的な労務管理が強化されます。
労働時間や休暇の管理だけでなく、シフトの調整や従業員のスキル管理なども同じシステムで行えるため、人事部門や管理者の業務負担軽減に繋がるでしょう。
5.両方できるシステムを選ぶ際の注意点
(1)シフトと勤怠どちらを優先するか明確に
シフトと勤怠を一元管理できるのは、両方可能なシステムの最大の魅力です。
しかし、「シフト管理システムに勤怠管理機能がオマケ程度についているだけ」の場合や、逆に「勤怠管理システムにカレンダーのシフト管理機能がついているだけ」のようなシステムも存在します。
シフト管理と勤怠管理、どちらに重きを置くか明確にした上でシステムを選ぶようにしましょう。
(2)給与計算、労務管理との連携を確認
シフト管理と勤怠管理と密接に関わるのが、給与計算や労務管理です。
たとえば給与計算ソフトと連携可能なシステムを選択することで、作成したシフトや勤務実績に基づいて自動で給与計算ができます。
すでに自社で使っているシステムとの相性を確認しておくことで、店舗業務だけでなくバックオフィス業務の効率化にも繋がります。
6.小売業・サービス業のシフト管理なら「アールシフト」
◆シフト作成の自動化を中心とした統合型シフト管理システム
店舗向けシフト管理システム「アールシフト」は、シフトの自動作成に重点をおいたクラウド型のシフト管理システムです。近年、シフト管理やシフト作成に対するニーズはますます高度化しており、使いやすさ・分かりやすさが求められています。
このようなニーズに対応してアールシフトは、AI手法を活用したシフト自動作成機能を提供し、シフト管理業務やシフト作成業務の効率化を実現すると同時に、店舗で活用するという前提のもと、UX(ユーザーエクスペリエンス)にも配慮したユーザーフレンドリーなシステムになっています。
◆勤怠管理・人時予測・人件費管理もカバー！
アールシフトは従来のシフト自動作成機能に加えて、「人時予測」「勤怠管理」、「作業実績管理」「人件費管理」「店舗間比較」といった機能を追加することで、店舗経営における総合課題解決ツールへと進化しています。
もちろんすでにお使いの勤怠管理システムとの連携も可能。これにより、勤怠管理システム側で次月の勤務予定を登録する必要がなくなります。
どの勤怠管理システムへのデータ連携も可能となるよう、勤怠管理システム側のフォーマットに合わせた変換も柔軟におこなっています。
◆小売業・サービス業に特化した豊富な導入実績
店舗向けシフト管理システム「アールシフト」は、2017年の発表以来、数多くの小売業、サービス業のお客様に導入していただき、店舗の生産性向上に寄与してきました。具体的な導入事例については以下のページで紹介しています。