シフト管理をおこなう現場の店長、バイトリーダー、本部の人事担当者さんにとって毎月のシフト作成は大変なストレスになっていることと思います。この記事では、シフト作成やシフト管理でよくある悩みと解決策を紹介します。

1.シフト作成でよくある悩みと解決策

(1)シフト希望がなかなか集まらない

シフト作成を担当するリーダーや店長が最初に直面する課題が、「スタッフのシフト希望がスムーズに集まらない」ことではないでしょうか。

特に、シフト希望を紙でとっている場合や、店舗のパソコンから各自入力するといった方法をとっている場合は集まりづらい傾向にあります。

人数が多い店舗の場合、締切をリマインドするのにも一苦労だと思います。

【解決策】スマホで提出する環境づくり

シフト希望の集まりが悪い場合に効果的なのが、スマホで提出できるような仕組みを用意する方法です。

少人数であれば、無料のシフト管理アプリを全員にインストールしてもらい、それで管理するやり方でも十分です。

しかし人数が10名以上の場合はシフト希望の提出以外に個人との連絡や欠員募集などの機能も用意されているようなシフト管理システムがおすすめです。

シフト管理システムの場合は、スマホでシフト希望を出せる機能が整っているものを選ぶようにしてください。

【関連記事】プロが選ぶ！最新シフト管理に役立つおすすめ無料アプリ7選

(2)メンバー全員に平等なシフト作成が難しい

スタッフから「シフトの組み方を平等にしてください！」というクレームを受けたことがある店長さんは少なくないと思います。

土日出勤や残業が一部のスタッフに偏っていれば、当然そのスタッフとしたら「なぜ私だけ？」と思うことでしょう。

本人のモチベーションは下がり、退職してしまうということも起こり得ます。

そうならないためにもシフトの平等性を何とか担保したいものです。

【解決策】システムによる自動作成

人の手だけでシフト作成をおこなうとどうしても主観が入ってしまう場合、シフト表を自動作成できるシステムやアプリの活用が効果的です。

スタッフのシフト希望収集〜時間帯ごとの人員の過不足調整までシステムが自動でおこないます。

人の手を加えない方法が全員に公平・平等なシフトへの近道です。

【シフト表作成の基本】「良いシフト表」って？定義は立場によって変わる！

(3)手作業で作成するためミスが多発している

シフト表を手書きで作成したり、エクセルで作成している場合、どうしてもミスはつきものです。

効率の悪い作業に「もうシフトなんて作りたくない！」と投げ出したくなる気持ちもよくわかります。

細かい部分まで正確に入力することが求められるのも大変な部分です。

一行ずれて記入したせいで、Aさんが出勤するはずがBさんになっていたり、Cさんの希望休を誤ってDさんの行に入力してしまったりなど、細かい部分のミスは店長にとってもスタッフにとってもストレスになります。

【解決策】エクセルで自動化orシフト作成システムを活用

エクセルでのシフト管理に慣れていて、関数やマクロに詳しい人がいる場合は、条件を入力するだけでシフトが自動作成されるようシートを加工するのも手です。

R-Shiftの当コラムでも、エクセルでおおむね自動作成できるようなシフト管理シートを無料でご用意しました！

【無料ダウンロード】シフト管理表のExcel用テンプレートを提供します！

ただし、エクセルの自動作成には限界があります。

かんたんな条件のみであればエクセルでも十分ですが、人数が多い場合や、店舗によって細かい条件を加えたい場合、多店舗でヘルプの活用もしたい場合などは、シフト管理システムを活用しましょう。

(4)業務の割当がスムーズにいかない

シフト作成では、出勤する曜日や時間帯の他に業務の割り当ても決める必要があります。

業務を割り当てる際「一部の人にばかり力仕事が割り当てられる」といった不公平・不平等なシフトへのクレームや、「この日に棚卸なのに、棚卸業務がわかるメンバーがシフトに入っていない」など、当日になって問題が発生するといった危険が潜んでいます。

【解決策】ワークスケジュール機能搭載のシステムを利用

現場にさまざまな業務があり、誰に何をしてもらうかの割り当てが複雑化している場合は、作業割り当てを自動でおこなえる「ワークスケジュール機能」が搭載されたシステムを使うことで問題を解決できます。

シフト管理システム「R-Shift」の場合は、単なるワークスケジュール機能だけでなく、業種や業態に合わせた機能を用意しています。

たとえば、大手ディスカウントストア「ドン・キホーテ」を展開する株式会社パン・パシフィック・インターナショナルホールディングス(以下PPIH）様では、「レジ情報可視化機能（レジ実績から客数や買上点数を予測し、レジの適正な稼働台数の算出する機能および どのレジに誰が入ったかの実績を確認できる機能）」を活用いただくことで、適切な曜日や時間帯に、必要な人員をレジに割り当てできるようになりました。

【事例紹介】ドン・キホーテ、アピタを展開するPPIH様のR-Shift活用インタビュー

2.シフト管理でよくある悩みと解決策

(1)シフト決定後の急な欠勤や変更

シフトが決定し、実際に運用する中で困るのが、急な欠勤や変更です。

毎回シフト表を作り直すのは大変な手間がかかりますが、スタッフに変更の情報が行き渡らないと当日の現場に混乱が生じます。

さらに店長さんにとって大きな負担となるのが、欠員募集ではないでしょうか。

誰も代わりに入ってくれず、店長が仕方なくシフトに入る、という対応が常態化してしまうのは問題です。

【解決策】アプリやツール経由でスタッフに募集連絡

欠員が出た場合やシフト表に変更が生じた場合に、情報共有や募集の連絡をする手段として、スタッフとの連絡機能が搭載されたシフト管理システムの利用がおすすめです。

LINEなどのメッセージアプリで欠員募集をする方法もありますが、シフト表への転記が煩わしかったり、やりとりを見返すのが大変だったりとデメリットもあるため、シフトに関するやりとりはシフト管理システムで、という形がベストです。

(2)本部が現場のシフト管理状況を把握できていない

チェーン展開している企業の場合、複数の店舗のシフト状況を把握し、人件費管理や売上予測などとあわせて今後の人事戦略を立てる必要があります。

しかし、店舗によってシフト作成のフォーマットが違っていたり、店舗独自のローカルルールが作られていたりと、なかなか全体を把握するのが難しいことが多いようです。

【解決策】シフト管理システムで一元管理

本社人事部の悩みを解決する最適な方法は、シフト管理システムの導入です。

例えば、関東圏を中心にフィットネスクラブを展開する株式会社JR東日本スポーツ様では、R-Shift導入によって「本部が各店舗の状況や業務量について一元管理できる状態」いわゆる「見える化」を実現することができました。

これまで「うちの店舗は○人足りません」と口頭で報告を受けていたスタッフの過不足も、現在はR-Shift上でデータに基づいて把握できるように。

JR東日本スポーツ様の事例インタビュー記事がありますので、ぜひお読みください。

【事例紹介】JR東日本スポーツ様のR-Shift活用インタビュー

導入実績No.1シフト管理システム「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

アールシフトでは、シフト管理システム導入を検討中の企業様向け体験利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！