店長や店舗責任者の中には、シフト作成・シフト管理にストレスを感じ「作りたくない！」と思いながら毎月苦労している方も多いのではないでしょうか。

また、シフト作成者の苦労とは裏腹に、現場スタッフから「シフトを組む人ばかりずるい」と思われてしまうケースもあるかもしれません。

この記事では、シフト作成（シフト管理）が誰の仕事なのかを改めて説明しつつ、シフト作成の大変な部分やストレスになる部分を洗い出した上で、解決方法をお伝えします。

1.そもそもシフト作成は誰の仕事？

店長やマネージャーが担当するケースが多い

店舗のシフト作成は一般的に店長やマネージャーなど、管理者的立場の人が決めることになります。

シフト作成やシフト管理は、売上予算と連動した人件費予算で考える必要があり、事業計画にも関わる重要な部分です。

また、労働基準法や就労規則など、働く人達のためのルールに則った運用が必要なため、多方面から見て適切なシフトを作成する必要があります。

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2.シフト作成はここが大変！

(1)シフトの希望を集めるのが大変

シフト作成を担当するリーダーや店長が最初に直面する課題が、「スタッフのシフト希望がスムーズに集まらない」ことではないでしょうか。

特に、シフト希望を紙で集めている場合や、店舗のパソコンから各自入力するといった方法をとっている場合は提出が遅くなる傾向にあります。

人数が多い店舗の場合、締切をリマインドするのにも一苦労だと思います。

(2)公平にシフトを組むのが大変

「あの人だけいつも希望通りになる」「自分ばかり我慢している」など、スタッフからシフトに関する不満を受けたことがある店長さんも多いのではないでしょうか。

他にも、土日出勤や残業が一部のスタッフに偏っていれば、当然そのスタッフとしたら「なぜ私だけ？」と思うことでしょう。

本人のモチベーションは下がり、最悪の場合シフトを理由に退職してしまうことも起こり得ます。

(3)連勤や休日などを考慮するのが大変

シフトを作成する上では、スタッフ本人の希望をなるべく叶えつつ、就業規則や雇用契約書、労働基準法などのルールも守らなければなりません。

本人がシフトに入れるからといって、休日を考慮せず、3週間4週間と連勤してもらうのは労働基準法の原則に反します（労働基準法では最大12日間までしか勤務できないことになっています）。

逆に、店側の都合で本人の希望よりもはるかに少ない日数しかシフトに入れなかった場合も、「雇用契約書では週3以上勤務できるはずだったのに、話がちがう」といったトラブルにもなりかねません。

(4)とにかく作成に時間がかかる！

シフト作成は毎月やらなければいけない業務ですが、非常に時間がかかります。

スタッフの希望の収集、希望に基づいたシフト表の作成、日毎の人数の過不足の確認、休憩時間や法定休日を踏まえた調整など、やることも考えることも多岐に渡るため、1時間2時間で終わる作業ではありません。

それに、店長は日常業務やスタッフのマネジメントで大忙し。

シフト作成はどうしても後回しになりがちですが、あまりにシフトの確定が遅いと、今度はスタッフの不満やモチベーション低下にも繋がってしまいます。

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3.シフト作成のここがストレス！

(1)全員の希望を叶えられない

提出されたシフト希望をそのまま反映するわけにはいかないのがシフト作成の難しさです。

シフトに入りたい人が多すぎる日時では誰かに休んでもらう必要があります。

また、人数が足りない日時にはスタッフの誰かに頼んで出勤してもらわなければいけません。

シフトの日時の希望以外にも「あの人と一緒のシフトは嫌」「シフトには入れるけどこの業務はできない」など、人間関係や個人のスキルに関する希望も叶えようとすると、さらに大変です。

(2)シフトを組む人はずるい、と思われがち

これは普段の店長とスタッフの関係にも左右される部分ですが、店長がシフト作成に頭を悩ませる一方で、「シフトを組む人は自分の希望を通せるからずるい」と思っているスタッフも少なくありません。

もしそのように思っていそうな（店長に不満を持っていそうな）スタッフがいれば、綿密にコミュニケーションをとっていく必要があります。

もちろん「シフト作成者ばかり土日に休む」「シフト作成者が忙しい時間帯のシフトに入ろうとしない」などの行為は間違いなくスタッフからの信頼を失うため、注意が必要です。

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(3)欠員募集が大変！

シフト作成者が毎回頭を悩ませるのが「欠員募集」ではないでしょうか。

全員の希望を叶えようとした結果、どうしても人が足りない曜日や時間帯が発生します。

シフトに追加で入れそうなスタッフに頭を下げてお願いするのもストレスですし、かと言って自分のスケジュールを犠牲にして毎回自力で欠員を埋めるのもストレスがたまります。

4.シフト作成の大変さを解決する方法

(1)雇用契約書で働く条件を明確にする

スタッフを採用する際、働ける曜日、時間帯、日数、時間、など雇用契約書に明記します。

その雇用条件を約束した上で、スタッフには変更を通常は認めない（仮に変更希望が多くなる場合は、雇用契約書の更新を行う）といった対応が大切です。

あらかじめ雇用契約書で働くスタイルを定めておくことで、都度スタッフの希望を聞く手間が少なくなり、シフト作成の効率が大きくアップします。

また、毎月申請をしなくて済むため、スタッフ側の負担も大幅に軽減します。

(2)希望休などの申請にスマホを利用

シフトの希望休などの申請は紙で行うケースが多いかと思いますが、スマホを利用することで効率は大きくアップします。

申請の締切日になれば、希望が自動的に集まった状態になるため、店長が手をわずらわせる必要がありません。

また、店長によるシフト確定後の連絡もスマホ経由で行うことができ、従来の紙ベースよりも遥かに効率的になります。

(3)シフト管理（シフト作成）システムを利用する

手書きやエクセルでのシフト作成はどうしても時間がかかります。

従来の手作業での作成に代わる存在が、クラウド型のシフト管理システムです。

シフト管理システムには、高精度なシフト自動作成システムが備わっているものもあり、たとえばR-Shiftの場合、以下のような機能を利用することができます。

• シフト希望を従業員がスマホアプリから申請
• 従業員に公平なシフトを1分で自動作成
• 作業割当やレジ割当も1クリックで作成

次の項目では、実際にR-Shiftを活用したことでシフト作成やシフト管理を改善した企業の事例を紹介します。

5.シフトを組む人はずるい！と言われないための5つのコツ

店長やマネージャーなど、シフトを決める立場だと、どうしても「本人ばかりずるい」と思われてしまいがちです。
そうならないためのコツをいくつか紹介します。

・公平なルールを明示する
・希望シフトの事前調整を行う
・システムによる自動化を活用する
・シフト変更のフローを整備する
・定期的な意見交換の場を設ける

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

(1) 公平なルールを明示する

シフトを組む際に「特定の人ばかりが有利なシフトを組んでいる」と感じられることを防ぐためには、まず公平なルールを設定し、それを全員に明示することが重要です。
例えば、連続勤務日数の制限、連続休暇の許容日数、週末の勤務回数などです。

全員に平等に適用されるルールは、シフト作成の基準を明確にし、従業員間の不満を減らすことができます。
さらに、このルールを従業員が事前に理解していることで、「不平等だ」という疑念を抱かせることなく、組織全体の士気を維持することが可能です。

(2) 希望シフトの事前調整を行う

シフト作成の公平性を確保するためには、従業員の希望を尊重したシフトを組むことが効果的です。
従業員に希望の勤務日や休暇日を提出させ、シフト作成者がそれらを考慮しながら調整を行うことで、シフト作成の透明性が向上します。

希望に基づいたシフトなら、作成者が自分に有利な割当をしている、という誤解を防ぎ、全員が納得した形で運営が可能です。
希望をすべて反映できない場合、理由をきちんと説明し、信頼関係を保つことが大切です。

(3)システムによる自動化を活用する

シフト管理システム導入によって、公平性を自動的に担保できます。
多くのシステムでは、従業員の希望や法的な勤務条件を考慮しながら、自動的にシフトを生成する機能が備わっています。
シフト作成者の個人的な感情や利益を考慮せずに、客観的な基準でシフトを組むことが可能です。

また、システムは中立的なツールとして機能するため、シフトに対する不満が個人に向くこともありません。
合理的な形で管理が行われていることを従業員に伝えることができます。
システムの活用は、特に大規模な組織や複雑なシフトパターンが必要な業態において有効です。

(4)シフト変更のフローを整備する

シフトの公平性を維持するためには、変更が必要な場合のフローを整備することも重要です。
例えば、急な体調不良や家庭の事情によるシフト変更は珍しくありません。

その際、誰でも公平にシフト変更を申請できるルールとプロセスを整備すれば、特定の人が有利に変更を行っているといった不満を防止できます。
変更のフローが曖昧だと、変更の際に一部の従業員だけが便宜を図られていると思われかねません。
また、シフト管理システムを活用し、自動化された変更申請プロセスを導入することも有効です。

(5) 定期的な意見交換の場を設ける

シフトに関する不満や提案を定期的に話し合う場を設けることも効果的です。
例えば、月に一度、従業員がシフトに対する意見や改善案を出し合えるミーティングを開催すれば、作成者と従業員の間にコミュニケーションが生まれます。
意見交換の場があれば、シフトへの不満や誤解を早めに解消できるでしょう。
作成者はその意見を次に反映させることで、一人ひとりが納得できるシフトが組まれるようになります。

6.シフト作成の大変さを改善した企業事例

事例(1)PPIH（ドン・キホーテ）様

大手ディスカウントショップ「ドン・キホーテ」、「アピタ」や「ピアゴ」などの総合スーパーを手がけるパン・パシフィック・インターナショナルホールディングス様。ドン・キホーテでは2016年からアールシフトを活用いただいています。

煩雑なレジ割当や勤務時間管理などの業務でアールシフトが活躍しており、今後はアピタやピアゴでも導入を予定しています。

ドン・キホーテ様のシフト管理事例を読む

事例(2)JR東日本スポーツ様

関東圏を中心に駅近のフィットネスクラブを運営する株式会社JR東日本スポーツ様。

2021年春のアールシフト導入によって、店舗のシフト管理や人員配置の「見える化」や、スタッフの働きやすさ向上などの変化があったといいます。

これまでセクションごと存在していたシフト表が1枚にまとまったことで、セクション同士でシフトを補い合える基盤づくりができました。

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導入実績No.1シフト管理システム「アールシフト」