シフト表作成が毎月の業務の負担になっていませんか？
Excelや手作業でのシフト表作成は、かなりの時間がかかります。
また、人件費との兼ね合いやスタッフへの公平性なども考慮すると複雑です。

スタッフから喜ばれるシフトを組むためには3つのポイントがあります。
また、スタッフから不満が出ないシフト作成をするコツも紹介します。
シフト管理の負担を軽減し、効率的に店舗を運営したいと考える店長さんはぜひお読みください。

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1.なぜ店長はシフト管理で苦労するのか？

シフト管理業務は非常に時間がかかり、店長は毎月大変な思いでシフト表を作成しています。
なぜシフト管理・シフト表作成にこれほど苦労するのか。
要因は大きく2つあります。

• ・シフト管理は売上目標や人件費目標と関わりが深いから
• ・仕事の割当も最適化する必要がある

以下、それぞれについて詳しく説明します。

(1)シフト管理は売上目標や人件費目標と関わりが深いから

シフト管理は、普通に考えられているよりもはるかに複雑です。
シフト管理の役割は「人」と「仕事」を管理すること。
お金を管理するよりも曖昧な点が多くあります。

シフト管理に影響を与えているのは、以下の要素です。

①売上目標

店舗経営で最も基本となるのが売上目標です。
この売上目標を達成するために、販売、仕入、在庫、発注という業務が行われ、同時に店長は「人の確保、作業の段取り、作業の指示」などを行います。
売上目標の大小に合わせて、シフトを上手くコントロールすることが求められます。

②人件費目標

次に関連するのが人件費目標です。
人件費予算は売上目標に見合った金額が組まれます。

予算内でスタッフにどう勤務してもらうかが店長の腕のみせどころ。
スタッフは勤務形態や経験・スキルなどで給与単価が異なります。

人件費目標に合わせて勤務を調整することは簡単ではありません。
店長がかなり苦労する部分ではないでしょうか。

③人時目標

人時目標は「何時間までの人員投入が許されるか」を示す数値です。
人件費目標を平均時給で割って算出するのが一般的ですが、必要な作業時間を積み上げて算出することもあります。
これを「必要人」時ともいいます。

①売上目標、②人件費目標、③人時目標の数字が、シフト管理を行う上での制約条件です。
「誰に出勤してもらい、どの仕事をしてもらうか」を決める際、計画から算出された金額や時間がこれらの制約条件を満たしていることがは求められます。

(2)仕事の割当も最適化する必要があるから

シフト管理は、シフト表という形で具現化されます。
スタッフはシフト表を見て「いつ出勤し、どの作業を行うか」を知ることになります。

「誰がいつ出勤するか」を管理するのが「勤務シフト表」、「誰がどの作業を行うか」を管理するのが「作業割当表」です。

店長は月間の人時予算を日別に展開した人時予算を基準に、スタッフの勤務シフト表を作成します。
発注、品出し、棚卸しなどは、スキルを持った担当者が出勤しなければなりません。
「発注日に発注担当者が休み」といったことが起こらないようシフトを作成する必要があります。

2.なぜシフト作成・シフト管理が非効率になるのか

小売業、サービス業の店長が最も苦労する業務がシフト表作成です。
店長は、シフト表の作成に非常に多くの時間を割いてます。
閉店後に残業で作成する、または自宅に持ち帰って作成するケースもあります。

なぜシフト表の作成が非効率になるのでしょうか？
それは、「非常に多い条件の中から最適な組み合わせを選ぶ手間が大変大きいから」です。

例えば、以下の簡単な条件でも、「10の360乗以上」という実に多くの組み合わせがあります。

＜条件＞
・従業員20名
・シフトパターンは4種類（朝、昼、夜、休み）
・30日間のシフト計画

多くの組み合わせの中から１つだけ選び出すのが、いかに時間のかかる仕事かがわかります。
かつ、シフト表完成後も日常的に変更はあります。
シフト作成者の苦労は相当なものです。

3.店長のシフト管理を効率化する3つのポイント

シフト管理業務を効率化するためのポイントは大きく3つあります。

• ・雇用契約書で働く条件を明確にする
• ・希望休などの申請はスマホを利用する
• ・シフト管理システムを利用する

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

(1)雇用契約書で働く条件を明確にする

雇用契約書に、働ける曜日、時間帯、日数、時間を明記します。
その雇用条件を約束する代わり、スタッフには基本的に変更希望を認めないようにします。
仮に変更希望が多くなる場合は、雇用契約書の更新を行う、といった対応が大切です。

雇用契約書で曜日や時間が決まっていれば、都度スタッフの希望を聞く手間がなくなります。
スタッフ側が毎月シフト希望の申請をしなくて済むことも大きなメリットです。

(2)希望休などの申請はスマホを利用する

従来、希望休などの申請は紙ベースで行うケースが多くありました。
シフト希望の申請にスマホを利用することも負担軽減に貢献します。
シフト作成アプリや、シフト管理システムに付随する機能を活用すれば、店長の手を介すことなく、希望休などが自動的に集まります。

店長によるシフト確定後の連絡もスマホ経由で行うことができるので、従来の紙ベースよりも遥かに効率的です。

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(3)シフト管理システムを利用する

Excelのシフト表作成に代わるものとして、クラウド型の専用シフト管理システムがあります。
システムを利用することでシフト表の作成時間を大幅に削減できます。

自動作成機能を活用すれば、公平でミスのないシフト表が自動で完成。
本部側からも各店舗のシフト表を素早く確認できます。

4.シフトに関するスタッフの不満でよくある例

スタッフがシフト管理に対して不満に思う主な原因は以下のとおりです。

• ・シフトの変更が多い
• ・急な出勤や残業依頼が多い
• ・働ける日数が少なすぎる
• ・土日の出勤が自分だけ多い
• ・夜間、早朝の出勤日数に偏りがある
• ・希望休が認めてもらえない
• ・きつい仕事が特定の人に偏っている
• ・楽な仕事が特定の人に偏っている

この状態が続くと、スタッフの不満が蓄積し、仕事の生産性も低下します。
極端な場合、スタッフの退職につながりかねません。
スタッフのクレームは解消できるよう、制度の見直しなど工夫をする必要があります。

5.スタッフのシフト管理の不満を減らす4つのコツ

スタッフからのシフト関連の不満を減らすためには、いくつかのコツがあります。
具体的には以下の4つです。

• ・公平・平等なシフトを作成する
• ・シフト確定後の変更を少なくする
• ・スタッフのスキルに合った仕事を指示する
• ・店長-スタッフ間のコミュニケーションを重視する

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

(1)公平・平等なシフトを作成する

スタッフのクレームで一番多いのが、不平等なシフトです。

土日出勤や残業が一部のスタッフに偏っていれば、「なぜ私だけ？」と思うことでしょう。
本人のモチベーションは下がり、退職もあり得ます。
そうならないためにもシフトの平等性を何とか担保したいものです。

人の手だけでシフトを作成すると、どうしても主観が入ってしまいます。
自動作成できるシステムやアプリの活用が効果的です。

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(2)シフト確定後の変更を少なくする

月間シフト表を確定した後、何らかの理由で変更をすることがあるかと思います。
しかし、変更が多過ぎると、当然スタッフの不満へと結び付きます。
予定が変更される訳ですから、プライベート面にも影響があります。

シフトの変更が生じてしまう原因は、元のシフトが曖昧であり、精度に問題があるためです。
変更ありきのシフト表ではなく、原則変更なしの高精度なシフト表作成が求められます。

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(3)スタッフのスキルに合った仕事を指示する

スタッフの能力に合わない仕事を与えることも不満につながります。
能力以上の仕事を与える場合もそうですが、能力以下の仕事を多く与える場合も注意が必要です。

現場にはさまざまなスタッフがいて、店舗にはさまざまな仕事があります。
仕事の割り振りには多くの組み合わせが存在します。
その中から最適な組み合わせを見つけなければいけません。

(4)店長-スタッフ間のコミュニケーションを重視する

日頃からスタッフとのコミュニケーションを取ることも店長の大事な仕事です。
個々のスキルやプライベートの事情を把握しておきましょう。

同じ学生でも「資格試験が来月に迫っているAさん」や「就職活動が終わってたくさんシフトに入りたいBさん」がいます。

各スタッフの事情がわかっていれば「試験までAさんのシフトは週1にする」「その分Bさんにたくさん入ってもらう」などの交渉がしやすくなります。

また、日頃からスタッフに「相談しやすい店長」と認識してもらうことで、ちょっとした頼み事なども引き受けてもらいやすくなるでしょう。

スタッフの不満を無くすためには、平等かつ高精度なシフト表作成が不可欠です。
人の手では限界があるため、ぜひ活用してほしいのがシフト管理システムやアプリといった最新のツールです。
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