小売業・サービス業ではシフト作成に多くの時間を費やしており「どうすれば精度の高いシフト表を作成できるのか？」という課題がクローズアップされています。
このコラムでは、今後さらに増えていくであろうシフト表の自動作成ニーズに対して、手作業のシフト作成が抱える課題、自動作成の方法（ツールの種類）、導入事例などを紹介します。

1.手作業のシフト表作成における課題とは

シフト自動作成システムについて詳しく見ていく前に、従来の手作業でのシフト作成が抱える課題について3つ紹介します。

【課題1】シフト作成に多くの時間を要している

シフト作成で最も課題として認識されているのが、シフト作成時間の問題です。
どこに時間を要しているのかは、以下の３つに集約することができます。

• 1.希望シフトの収集
• 2.勤務シフト表の作成
• 3.作業シフト表の作成

各作業に対して、シフト表の手動作成と自動作成でどれだけの違いがあるか見てみましょう。

＜事例＞
首都圏に41店舗を展開している地域密着型のスーパーマーケット株式会社オオゼキ様では、シフト表の手動作成と自動作成それぞれの処理時間について、以下のような違いがありました。

業務内容(レジ部門)	店舗数 (店)	手動作成		自動作成
		時間(h)	全店合計(h)	時間(h)	全店合計(h)
1)勤務希望収集	41	6	246	0	0
2)勤務シフト表作成	41	24	984	6	246
3)レジシフト表作成	41	30	1,230	6	246
月間合計	41	60	2,460	12	492

上記の例を見ると、従来は1店舗当たり月60時間ものシフト作成時間を要していたことがわかります。 シフト自動作成システムを活用したことで、月60時間から12時間、実に80%もの効率化を実現しました。

【課題2】月の途中で頻繁にシフト変更をせざるを得ない

最初に作成したシフト表の精度が低いと、月の途中で頻繁に変更が生じます。
シフトの変更が当たり前になってしまうと、従業員側も「どうせ変更になるから」と、 希望シフトについて曖昧な申請を出すように。
シフトの精度を向上させるには、これらの悪循環を確実に断つことが必要です。
従って、シフトの精度を向上させるには、これらの悪循環を確実に断つことが求められます。
システムによるシフト自動作成であれば、単にシフト表を自動で作成するだけではなく、作成するシフト表の精度を向上させる機能もあります。

【課題3】シフトに対する従業員からの不満がなくならない

店長が苦労して作成したシフト表でも、従業員からの不平不満がなかなか無くならないのが現状ではないでしょうか？
不平不満の原因は、仕事の負荷が平等に分配されていないことによります。
早朝勤務や深夜勤務、残業や土日出勤などを好んでやりたいとは誰も思わないはずです。
重要なのは、それらの指示が特定の人に偏らないこと。
いかに平等なシフト表を作るかにおいて、シフト自動作成機能が効果を発揮します。
以上3つの課題に対し、シフト表を自動作成できるシステムを求める声が年々高まっています。
例えば、

①	シフト表を短時間で作成したい。
②	変更の少ないシフト表を作成したい。
③	不平不満の出ないシフト表を作成したい。
④	各店舗のシフト作成の見える化を実現したい。
⑤	誰が作っても同じ品質のシフトを作成したい。

これらを叶えるために、シフト自動作成システムについて理解し、運用体制・ルールの見直しなどにしっかり取り組む必要があります

2.シフト自動作成のメリット・デメリット

メリット(1)時間や手間を大幅に削減できる

人工知能やアルゴリズムがスタッフの勤務希望や事業所のルールなどを考慮して、最適なシフト表を作成。シフトの提出・回収・共有もスマホで簡単にできます。

メリット(2)シフトの公平性や効率性を向上させる

シフトの自動作成では、労働基準法や就業規則などの法的条件、人件費や売上などの経営指標を満たすように人員配置が行われます。シフトの重複や不足などの問題を自動で検出・修正が可能です。

メリット(3)スタッフの満足度やモチベーション向上につながる

希望に沿った公平なシフトが組まれるので、シフトへの不満を最小限に抑えることができます。
スタッフは自分の働きやすいシフトで勤務でき、職場の雰囲気や仕事への意欲が向上すると言えるでしょう。

デメリット(1)システム導入費用がかかる

自動作成システムには少なからず初期費用が発生します。
カスタマイズの規模によって数万円〜数十万円かかるため、あらかじめ見積をとっておきましょう。

デメリット(2)事前の条件設定が必要

システム導入の初期設定として条件を細かく設定する必要があります。
労働基準法や就業規則などの法的条件、人件費や売上などの経営指標を満たすための条件設定で時間がかかることは覚えておきましょう。

3.シフト自動作成システムの種類

シフト作成の自動化を実現させるために、何らかのシステム的な支援が必要です。
シフト自動作成システムには簡易的なものから複雑なものまでさまざまあり、自動作成の内容に違いが出てきます。

(1)エクセルのマクロを使用したシフト自動作成システム

エクセルのマクロを使用した場合、以下のようにシフト作成の基本部分を自動化することが可能です。

1. 1.従業員別の勤務曜日や勤務時間帯を次月のシフト表に自動的に展開する。
2. 2.入力されたデータに対して論理チェックをおこない、入力間違いを自動的に検出する。
3. 3.作成されたシフト表上で従業員別の月間労働時間などを自動的に計算する。

最低限の自動作成はできるものの、複雑なアルゴリズムを組み込むことや、大量のデータを扱うことには限界がありますので、注意が必要です。

(2)プログラミングされたシフト自動作成システム

プログラミング言語で作成された自動作成システムの場合、エクセルのマクロでは実現が難しい、以下のような機能を自動化することができます。

1. 1.従業員別の決められている月間公休日数を自動的に割り当てる。
2. 2.仕事の繁閑に合わせて日々必要となる人員数を自動的に確保する。
3. 3.出勤予定の従業員に適切な勤務シフトを自動的に割り当てる。
4. 4.日々必要となる作業を適切な従業員に自動的に割り当てる。

エクセルよりも自動作成できる範囲は広がりますが、シフト作成者にとって満足のいくレベルまで自動化することは難しいのが現状です。

(3)AI（人工知能）を使用したシフト自動作成システム

AIを使用した自動作成システムの場合、以下の自動化が可能です。

1. 1.土日の公休数が平等になるよう自動的に割り当てる。
2. 2.早番や遅番などの勤務シフトが平等になるように割り当てる。
3. 3.従業員のスキルを考慮して必要な作業を割り当てる。
4. 4.月間の人件費予算や人時予算に合わせて勤務シフトを作成する。

AIの最も大きな特徴は、働く人の不平不満を極力抑えたシフト表を自動作成できる点にあります。
手作業でのシフト作成で従業員の要望を全て満たそうとすると、非常に多くの条件と組合せが発生するという課題がありました。
また、条件や組合せが極端に多くなると、プログラムのアルゴリズムが複雑になり、現実的には難しい状況にありました。
これらの解決にAIは非常に有効な手段です。
以上を踏まえて、①エクセル・マクロ、②プログラミング、③AIを比較した場合の特性を以下の表にまとめていますので、シフト自動作成システムの選定の際には参考にしてください。

自動化手段	仕組みの難易度	自動化の割合	自動化後の手修正
①エクセル・マクロ	小	小	大
②プログラミング	中	中	中
③AI（人工知能）	大	大	小

4.シフト自動作成システム・導入企業の事例

ここからは、私たちオーエムネットワークのシフト管理システム「アールシフト」を導入し、シフト表の自動作成で大きな効果を発揮している企業をご紹介します。

◆株式会社ロフト様／シフト作成時間50％削減・「見える化」推進

シフト自動作成機能でシフト作成時間が半分以下になることを確認後、わずか3ヵ月で100以上の店舗へのシステム展開を完了。 各スタッフのスキルも考慮したシフト表が自動作成でき、本社にいるスタッフも自席のパソコンから各店舗のシフト作成状況を確認できるようになり、 シフトの見える化が大きく前進しました。

ロフト様のアールシフト導入事例について、インタビュー内容もぜひご覧ください。

ロフト様のシフト管理システム導入事例

◆株式会社ラウンドワン様／経験とスキルを考えた最適解を2～3分で

1店舗100人以上のアルバイトを効率的に管理。各人の経験やスキルを考慮した複雑な勤務シフト表も2～3分で自動作成できます。 また、週3時間かかっていたシフト作成および作業割当業務が60分に短縮され、65％以上の削減効果を達成しています。

ラウンドワン様のアールシフト導入事例について、インタビュー内容もぜひご覧ください。

ラウンドワン様のシフト管理システム導入事例

◆株式会社オオゼキ様／全店で1500万円以上のコスト削減を達成

レジ部門におけるシフト表を自動作成することで、シフト作成時間を８０％も削減。さらに、人員投入の ムリ・ムラ・ムダを徹底して削減することで、全店で1500万円以上ものコスト削減に成功。 また、MH管理によって見える化を推進して、店舗応援の効率化やパート採用の効率化を実現しています。

オオゼキ様のアールシフト導入事例について、インタビュー内容もぜひご覧ください。

オオゼキ様のシフト管理システム導入事例

◆株式会社ロック・フィールド様／シフト作成効率化とリアルタイム把握

今まで把握することが難しかった「シフトの世代管理」や「勤怠実績との予実管理」、「シフト希望充足率」などを実現し、 独自の視点からマネージメント面を強化。シフト表の自動作成と徹底した見える化の推進により、本部にいながらすべての店舗のシフト作成状況が リアルタイムに把握でき、店舗間の人の移動を効率的に実現しています。

ロック・フィールド様のアールシフト導入事例について、インタビュー内容もぜひご覧ください。

ロック・フィールド様のシフト管理システム導入事例

◆ぼてぢゅう様／採用や雇用契約の管理時間が30％短縮

シフト表の自動作成と並んで、アジア圏を中心にバラエティに富んだ国籍を有する従業員の労務管理が効率的に行えるようになりました。特に、日ごとの人件費予算や時間帯別過不足人数の見える化で、 採用や雇用契約の管理業務に要する時間が30％短縮でき、大きな威力を発揮しています。

ぼてぢゅう様のアールシフト導入事例について、インタビュー内容もぜひご覧ください。

ぼてぢゅう様のシフト管理システム導入事例

8.おすすめシフト自動作成システム5選

ここからは、シフト作成システム「アールシフト」の開発会社でもある私たちオーエムネットワーク株式会社が選んだ、おすすめのシフト自動作成システムを紹介します。

企業規模や業種、機能面を比較しながら、ぜひ自社にあったシフト作成システムを見つけて下さい。

(1)シンプル操作が人気「Sync Up」

店舗のシフト作成、シフト管理はもちろん本部でのデータ集約や分析機能も充実した、複数店舗シフト作成システムです。
シフト作成、他店舗ヘルプ調整、労務管理、など、シンプルながら必要な機能は全て揃っています。
現場のモチベーション向上のために、スタッフへの評価や感謝を贈る「メダル機能」などもあります。

Sync Up公式サイトへ

(2)人手不足解消に貢献「シフオプ」

直感的な操作でシフト作成・シフト管理ができるシフト作成システムです。
スタッフの最適配置、最適活用に長けており、あらゆる業種や業態に対応。
勤怠管理システムや給与管理システムとの連携も可能です。

シフオプ公式サイトへ

(3)テレワーク機能も搭載「AKASHI」

シフト作成・シフト管理・勤怠管理・工数管理などさまざまな使い方ができるシステムです。
従業員ごとに細かい労働条件を設定でき、シフト作成や勤怠管理がよりスムーズにおこなえます。
テレワーク中の従業員をリアルタイムで確認できる機能や、残業申請や休日出勤申請などの機能も揃っています。

AKASHI公式サイトへ

(4)誰でもラクラク勤怠管理「Touch On Time」

シフト作成をはじめ、シフト管理や勤怠管理全般の機能が揃ったシステムです。
フレックスタイム制、変形労働時間制、3交代勤務などさまざまなスタイルに対応。
予実管理や概算人件費の計算などの機能も用意されています。

Touch On Time公式サイトへ

(5)小売業・サービス業なら「アールシフト」

シフト作成を通じて生産性向上・業務効率化まで叶えるシステムが「アールシフト」です。
シフト自動作成機能の精度、勤務・作業の予実管理、人事予測、人件費管理まで、現場だけでなく企業経営にもプラスにはたらく機能を徹底追及。
導入店舗数は全国で10,000店を突破し、日本を代表する小売業・サービス業の企業様にも多数採用されています。

アールシフト公式サイトへ

ここからはオーエムネットワークが開発したシフト作成システム「アールシフト」について紹介します。

9.シフト管理・自動作成システム「アールシフト」

オーエムネットワーク社の店舗向けシフト管理システム「アールシフト」は、プログラミング技術とAI(人工知能)技術を上手く組み合わせた ハイブリッド型のシフト自動作成システムを提供しています。

複雑な条件や組合せに対応したアルゴリズムにも対応でき、かつUX（ユーザー・エクスペリエンス）にも十分配慮したシステムになっていますので、 シフト自動作成後の手修正を“0”にすることも可能です。

店舗シフト管理システム「アールシフト」の製品コンセプトは、「驚くほど多機能かつ高機能！でも使いやすさは抜群！」です。

このコンセプトを実現するために、「アールシフト」は以下のような機能や特徴を有しています。

• ◆世界最高速の数理最適化エンジンを搭載
• ◆多くの条件を考慮した最適な月間シフト表を自動作成
• ◆マンアワー計算や労基チェックもリアルタイムに実行 など

シフト作成者の負荷を大幅に軽減すると同時に、シフト表に対する従業員の満足度も向上させることができます。
店舗における労働生産性を向上させ、スタッフの皆さんに気持ちよく働いてもらうためにも、シフト自動作成機能はますます重要なものになっていくでしょう。
「アールシフト」なら、複雑なシフト表を素早く正確に自動作成できます。
シフト自動作成機能を実際に体験できる利用プランや、メイン機能の使い勝手がわかるデモ動画を用意しています。
シフト作成方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！