シフト表作成・シフト管理において「どうすれば効率よくシフトが作成できるか」「シフト管理で何に気をつけたらいいのか」といった悩みはつきものです。
また、シフト表の良し悪しは立場によって異なります。
スタッフの希望を平等に反映したシフト表でないと、職場の雰囲気悪化やスタッフのモチベーション低下にも繋がりかねません。
この記事では、スタッフの不満を極力減らすためのシフト作成のコツを紹介します。

1.シフト表でよくあるスタッフからの不満

シフト作成に対してもっともシビアな目線を持っているのは、現場のスタッフではないでしょうか。

スタッフがシフトに対して抱く不満として、以下が挙げられます。

①シフトの変更が多い

一度確定したはずのシフト表に変更が多いと、どれが最新版かわかりづらくなります。
また、急な出勤や残業の依頼が多いのも問題です。
スタッフ側は自由に予定が組めず、職場への不満に繋がります。

②働きたい日数と差がある

本人が希望する労働日数に対して、シフトが多すぎたり少なすぎたりするのも問題です。

特にパートやアルバイトの場合、ガッツリ稼ぎたいタイプの方もいれば、扶養範囲内でほどほどに稼ぎたいタイプの人もいます。

採用時に本人の希望を明確にし、雇用契約書でも勤務日数を明記する必要があります。

③土日祝日の出勤が一部の人に偏っている

土日や祝日は休みを取りたい人が多いもの。

管理者としては、なるべく平等に土日休みを割り振りたいところです。

一部の人ばかり土日出勤が続く、もしくは一部の人ばかり土日休みが集中していると、スタッフの間に不公平感が生まれ、職場の全体の雰囲気悪化につながります。

④希望休の要望を認めてもらえない

希望の休みがなかなか取れないのも問題です。

管理者側は適度に休日を割り当てているつもりでも、スタッフ本人にとっては希望の日に休みがとれるのがベスト。

要望を全て聞き入れるのは困難ですが、個々の事情を踏まえつつ反映しましょう。

⑤きつい仕事が特定の人に偏っている

不満に繋がるのは勤務日数や希望休だけではありません。

仕事の割り当て内容も平等に考えるべきです。

「ホームセンターの屋外レジ」「重たい商品の搬入」など、身体的に負担が大きい仕事が一部の人に偏らないようにしましょう。

2.立場別「不満の出ないシフト表」とは

(1）本部（会社側）から見た良いシフト表

現場で働くスタッフにとって、シフト表の良し悪しは仕事に対するモチベーション維持、職場全体の雰囲気にも関わります。

スタッフから不満が出にくいシフトを作成するポイントは大きく2つです。

①売上に見合った人時予算内でシフトが作成されていること

会社の立場は経営的な視点が中心になるため、計画通りの現場運営ができているか否かがポイント。

具体的には、シフト表で出力される「必要人時」「投入人時」「過不足人時」が、正確でタイムリーに把握できることが求められます。

例えば、人時に過不足が出る曜日や時間帯があれば、新たな人の採用や従業員の異動、作業の組み替えなどを考える必要が出てきます。

②現場の業務レベルを維持・向上できる

業務レベルが維持できているかどうかは「会社が定める人時売上高と差がないかどうか」で把握できます。

人時売上高が高過ぎれば、業務レベルが低下している可能性がありますし、逆に低すぎれば、業務レベルが無駄に高すぎる可能性があります。

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(2)本部（会社側）からの不満を減らすには

店長は、会社側のニーズに応えるために、シフト表作成においては以下の3つを実現することが求められます。

①必要人時と投入人時をマッチングできる

人時予算を達成する上で、必要人時と投入人時のマッチングが重要な課題です。

「誰をいつ出勤させるか」「誰をいつ休みにするか」が鍵を握ります。

②労働基準法や会社ルールなどを順守できる

シフト表作成には、守らなければならない労働基準法や会社ルールがあります。

これらを満たした上で、ムリ・ムラ・ムダが極力少ないシフト表を作成することが求められます。

③従業員の希望を最大限考慮できる

①②を踏まえた上で、従業員の希望を最大限考慮できるシフト表が求められます。

「人は楽しいと感じる時が、一番効率が上がる」と言われています。

職場全体の効率をアップさせ、会社の売上に貢献する上でも、希望を考慮することが重要です。

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3.不満の少ないシフト表を作成する5つのポイント

スタッフの不満を極力減らすためには、以下の5つのポイントをおさえましょう。

・雇用契約書で勤務する曜日や時間を明確にする

・希望休の申請にはスマホを利用する

・店舗業務の見える化

・人員構成の見える化

・シフト管理システムの活用

以下で詳しく説明します。

(1)雇用契約書で働く条件を明確にする

雇用契約書に働ける曜日、時間帯、日数、時間、などを明記し、シフト作成時はその情報をベースにします。
雇用条件を約束する代わりに、スタッフにはそれ以外の変更希望を通常は認めない、仮に変更希望が多くなる場合は、雇用契約書の更新を行う、といった対応が大切です。

店長は、都度スタッフの希望を聞いてシフト表に反映させる手間が少なくなり、シフト作成の効率は大きくアップします。
また、スタッフ側も毎月同じような申請をしなくても済むため、負担が大幅に軽減します。

(2)人員構成の見える化

希望休などの申請を紙ベースで行うケースが多いと思います。
LINEや日程調整アプリなど、スマホを利用することで効率は大きくアップします。
店長によるシフト確定後のフィードバックもスマホ経由で行うことができ、従来の紙ベースよりも遥かに効率的になります。

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(3)店舗業務の見える化

製造業の現場では早くから工程管理や生産管理が行われ、作業のマニュアル化も整備されてきました。

これによって現場の見える化が実現でき、ムリ・ムラ・ムダの削減に大きな威力を発揮しています。

小売業・サービス業においても、製造業でいう工程管理や生産管理と同じような管理方法が求められます。

上記画像のように「荷受けの時間」「品出しの時間」など、業務をおこなう時間帯や必要な人数、必要な作業時間を管理することで、店舗業務の見える化を実現することができます。

また、シフト管理を効率的かつ効果的に進めるためには、「標準作業モデルの作成」が最も重要です。

この標準作業モデルを基本として、各店舗の特性を加味した個店別の作業モデルを作成することになります。

(4)人員構成の見える化

店舗業務の見える化同様に「人員構成の見える化」も重要です。

「人員構成の見える化」とは、店舗業務の見える化で明確になった「標準作業モデル」に対応した、あるべき人員の構成をモデル化する「標準人員モデル」の作成を意味します。

曜日別の人員構成モデルや、時間帯別に必要人員数などを決める方法、一日の中で必要となるシフトパターンをモデル化する方法などがあります。

(5)シフト管理システムの活用

不満の少ないシフト作成を実現するには、かなりの時間と労力が必要です。

煩雑な条件をクリアし、スタッフの要望を叶えることまで考慮すると、エクセルのシフト表作成には限界があります。

そこで検討してほしいのが、シフト管理システムの導入です。

近年、シフト作成、シフト管理、勤怠管理などに特化したシステムがさまざまな企業からリリースされています。

中でも小売業やサービス業に特化しているのが、オーエムネットワークが提供するシフト管理システム「アールシフト」です。

効率化に直結するシフト作成システム「アールシフト」

(1)小売業・サービス業の導入店舗数1万店超

アールシフトは、小売業やサービス業のシフト管理に特化したシステムです。

おかげさまで2020年〜2024年と5年連続で「登録ID数1,000以上の小売業」における導入数No.1(※東京商工リサーチ調べ）となりました。

全国展開しているスーパー、生活雑貨店、レンタルビデオ店、衣料品店、ホームセンター、映画館、空港、コールセンターなど幅広い業種の企業様に選ばれています。

(2)柔軟にカスタマイズ可能

選ばれる理由の一つが、カスタマイズの柔軟性です。

シフト管理においては企業ごとに設けている独自ルールや細かな要望があるかと思います。

アールシフトなら800を超える標準機能から独自にオーダーメイドが可能です。

「店内レジと屋外レジの違いを考慮して割り当てたい（ホームセンター向け）」

「薬剤師と登録販売者を確実にシフトに入れたい（ドラッグストア向け）」

といった業種特有のシフト管理方法も、標準機能で既に搭載されています。

標準機能だけでは対応しきれない個別カスタマイズにももちろん対応。

お客さまの企業特性を理解した上で、設定のチューニングを行ないます。

(3)シフト管理＋人時生産性向上を同時に実現

アールシフトではレイバースケジューリング理論（LSP）や統計分析手法、AI手法などを全面採用。仕事と人をMH（人時）で把握し、ムリ・ムダ・ムラの最も少ない効率的なシフトを実現しました。

誰が使用してもスピーディに高精度なシフト表が作成できるよう、当社独自の最適化手法を備えています。

(4)直感的に操作できる現場志向のシステム

高精度なシステムでありながら、直感的な操作でシフトが自動作成できるよう、インターフェースにも徹底的にこだわりました。基本操作はマウスだけでOK。公休と有休の色分け表示や、白黒印刷したときの見やすさなど、現場の方々が求める機能を実装しています。

システム自体の素早いレスポンスも好評です。

シフト管理方法について見直しを考えているご担当者さま、ぜひお気軽にお問い合わせください！